Clockify či Toggl Track: lacnejší časovač nemusí získať súhlas tímu

Clockify je cenovo výhodnejší pre väčší tím: bezplatne pojme viac ľudí a jeho vstupný platený plán stojí menej. Toggl Track môže lepšie vyhovovať tímu, ktorému záleží na jednoduchom každodennom zápise a odmieta snímanie obrazovky. Cena za miesto preto sama neukáže, či ľudia budú čas zapisovať priebežne a správne.

Freelancer potrebuje odlíšiť súčet hodín od faktúry pre klienta; firma navyše rieši tímové reporty, prístup nadriadených k záznamom a hranicu medzi evidenciou práce a sledovaním aktivity. Zmysluplné porovnanie spája cenu celého tímu s funkciami potrebného plánu a s tým, koľko práce stojí jeden bežný deň zapisovania.

Koľko zaplatí celý tím

Podľa cenníka Clockify je Free najviac pre päť používateľov, Basic stojí 3,99 USD a Standard 5,49 USD za miesto mesačne pri ročnej platbe; bezplatné reporty pracujú s rozsahom jedného mesiaca. Cenník Toggl uvádza Free najviac pre troch používateľov a Starter za 9 USD na používateľa mesačne pri ročnej platbe. Po prekročení bezplatného limitu treba zaplatiť miesta pre celý tím, nie iba pre ľudí nad limitom.

Nasledujúci prepočet predpokladá, že tímu do limitu stačia funkcie Free a po jeho prekročení mu postačia Clockify Basic alebo Toggl Starter. Sumy sú mesačným ekvivalentom pri ročnej platbe v USD, bez dane a individuálnych zliav:

• Traja ľudia: oba nástroje môžu zostať bezplatné.
• Piati ľudia: Clockify Free stojí 0 USD; Toggl Starter 45 USD mesačne, čiže 540 USD ročne.
• Desiati ľudia: Clockify Basic stojí 39,90 USD mesačne a 478,80 USD ročne; Toggl Starter 90 USD mesačne a 1 080 USD ročne.
• Päťdesiati ľudia: Clockify Basic stojí 199,50 USD mesačne a 2 394 USD ročne; Toggl Starter 450 USD mesačne a 5 400 USD ročne.

Pri štvrtom alebo piatom človeku vzniká najostrejší rozdiel: Clockify ešte pokrýva celý tím zadarmo, zatiaľ čo Toggl už potrebuje platený plán. Pri väčšom počte miest sa rozdiel násobí, ale prepočet má zmysel iba pri porovnateľnej potrebe funkcií. Slovenská firma by mala pred objednávkou skontrolovať menu a daň v pokladni; dolárová suma tu slúži na porovnanie cenníkov, nie ako konečná cena na faktúre.

Čo dostanete z hodín pre klienta a vedúceho projektu

Samotný časovač eviduje čas pri projekte; fakturovateľná sadzba k nemu pridáva hodnotu práce a faktúra je ďalší výstup. Clockify Free umožňuje vytvárať reporty, ale jeho mesačný rozsah v reporte môže prekážať pri pohľade na dlhší projekt. Basic pridáva fakturovateľné sadzby a širší export, kým vystavenie faktúry priamo z evidovaného času patrí do Standard. Pri desiatich ľuďoch by Standard podľa uvedenej sadzby vyšiel na 54,90 USD mesačne, teda viac než Basic v predchádzajúcom prepočte.

Porovnanie služby Timen hodnotí každodenný zápis v Toggl Track ako pohodlnejší a uvádza, že z reportu možno aj vo Free vytvoriť PDF faktúru s logom Toggl. Je to hodnotenie iného poskytovateľa časovača, nie výsledok skúšky vo vašom tíme. Toggl Starter pridáva fakturovateľné sadzby a tímové reporty, takže freelancer s jednoduchou faktúrou a vedúci projektu, ktorý potrebuje prehľad práce viacerých ľudí, nevyberajú podľa rovnakej sady funkcií.

Pri reportoch je rozhodujúci požadovaný výstup. Osobný súčet hodín pomôže pracovníkovi skontrolovať zápisy, rozpis podľa klienta poslúži pri účtovaní a tímový pohľad vedúcemu ukáže rozdelenie práce. Ak má firma schvaľovať výkazy alebo sledovať náklady po projektoch, musí tieto požiadavky zahrnúť do výberu plánu; lacný základný časovač ich sám nevyrieši.

Kde sa končí evidencia a začína monitorovanie

Časový výkaz spája trvanie práce s úlohou alebo klientom. Sledovanie aktivity môže navyše zachytávať používané aplikácie a obsah obrazovky. Pre zamestnancov je to vecný rozdiel: súhlas s vykazovaním hodín neznamená súhlas so snímkami ich práce. Firma by mala pomenovať, ktoré údaje chce naozaj zbierať a kto ich bude môcť vidieť.

Toggl pri evidencii práce uvádza, že nesníma obrazovku a nezaznamenáva stlačenia klávesov, históriu prehliadania ani polohu; zaznamenáva čas a jeho pracovný účel. Nadriadený teda môže pracovať s odovzdanými časovými údajmi, ale tento produktový prístup nevytvára obrazový záznam pracovného dňa. Aj bez snímok je rozumné tímu vysvetliť, aké zápisy sa od neho očakávajú a ako sa použijú.

V Clockify sú snímky samostatnou súčasťou Activity Monitoring. Dokumentácia Clockify k snímkam uvádza plány Pro, Enterprise a Bundle; pre nový modul treba nainštalovať agenta a snímanie zapnúť. Bežný výkaz hodín preto nevyžaduje aktiváciu tejto funkcie. Ak firma uvažuje o monitorovaní, musí posudzovať jeho účel a nastavenie osobitne od ceny licencie na evidenciu času.

Jeden pracovný deň odhalí cenu nepohodlia

Jednodňová skúška môže ukázať, či tímu vyhovuje spúšťanie časovača, dopĺňanie zabudnutých úsekov a príprava potrebného reportu. Nejde o všeobecný test kvality softvéru ani o tvrdenie, že jeden produkt bude príjemnejší každému. Skúška má najväčšiu hodnotu vtedy, keď už poznáte rozdiel v predplatnom a potrebujete zistiť, či pri práci vzniká rozdiel v počte opráv a v čase strávenom administratívou.

1. Pripravte v oboch službách rovnaké projekty, názvy činností a pravidlo pre prestávky. Vyberte bežný deň, počas ktorého ľudia menia úlohy.
2. Nech tí istí účastníci používajú každý nástroj v porovnateľnom pracovnom úseku. Ak je ich viac, vystriedajte poradie nástrojov, aby prvý pokus nemal výhodu alebo nevýhodu učenia.
3. Zaznamenajte zabudnuté spustenia a zastavenia, opravy priradenia k projektu a čas potrebný na doplnenie zápisov. Sledujte aj to, či sa záznamy vypĺňajú priebežne alebo až na konci dňa.
4. Po práci nech účastník nájde vlastný záznam a zodpovedná osoba pripraví výstup, ktorý firma skutočne potrebuje: klientsky rozpis, tímový report alebo podklad na faktúru. Krátko sa opýtajte, ktoré kroky prekážali a aké údaje účastníci očakávali, že uvidí nadriadený.

Výsledok pomôže odlíšiť lacnejšiu licenciu od lacnejšieho pracovného postupu. Ak oba nástroje vedú k rovnako úplným záznamom bez citeľnej námahy, Clockify má pri uvedených veľkostiach tímu silnú cenovú výhodu. Ak sa v Toggl Track zapisuje priebežne a s menším počtom opráv, vyšší poplatok môže mať pre konkrétny tím hodnotu; jej veľkosť sa dá posúdiť podľa jeho vlastných záznamov zo skúšky.