Toggl či Harvest: fakturácia môže byť cennejšia než lepší časovač

Ak tím potrebuje najmä zaznamenávať čas a fakturuje v inom nástroji, Toggl Track je vhodná voľba. Vie však vytvoriť aj faktúru: postup Toggl na vytvorenie faktúry vedie od filtrovaného výkazu cez úpravu údajov k stiahnutiu PDF. Rozhodnutie preto nestojí na tom, či v ňom faktúra vôbec vznikne.

Agentúre, ktorá pravidelne účtuje hodiny viacerých ľudí, môže Harvest ušetriť prácu po uzavretí výkazu. Jeho postup fakturácie hodín a výdavkov zahŕňa vytvorenie faktúry, opakovaný návrh na kontrolu aj zaznamenanie platby cez podporované online integrácie. Táto nadväznosť má cenu najmä vtedy, keď by tím inak prenášal údaje medzi službami pri každej klientovej uzávierke.

Cena miesta je iba začiatok účtu

Pri ročnej platbe uvádza cenník Toggl Starter za 9 USD a Premium za 16 USD na používateľa mesačne; bezplatný plán je určený najviac trom používateľom. Starter pridáva fakturovateľné sadzby a tímové výkazy, zatiaľ čo schvaľovanie výkazov času patrí do Premium. Freelancer môže čas merať aj bez plateného plánu, no pri pravidelnom účtovaní podľa sadzieb je dôležité porovnávať platený Starter s ďalšími nástrojmi, ktoré už používa.

Cenník Harvestu uvádza pri ročnej platbe Teams od 9 USD a Enterprise od 14 USD za miesto mesačne; bezplatný plán zahŕňa jedno miesto a dva projekty. Teams spája tímové výkazy s fakturáciou a integráciami pre účtovníctvo či platby. Schvaľovanie výkazov je v Enterprise. Rovnaká východisková cena plánov Toggl Starter a Harvest Teams teda kupuje odlišný postup práce, nie totožný súbor funkcií.

Pri Harveste nie je uvedená cena miesta vždy celou cenou služby. Vysvetlenie plánov Harvestu rozlišuje Flex s poplatkami za používanie nad zahrnutý limit a Unlimited s pevným poplatkom za používanie. Vo Flexe sa posudzujú aktívne projekty, klienti, úlohy a fakturácia; pri novom účte sa poplatky za používanie prvýkrát prejavia pri druhom platenom obnovení. Preto sú verejné sadzby za miesto vhodné na základný model, nie na sľub konečnej sumy. Staršie účty môžu mať odlišné podmienky.

Model pre freelancera, päť a dvadsať ľudí

Nasledujúci podmienený model predpokladá ročnú platbu a platené miesto pre každého člena tímu počas celého obdobia. Sumy sú mesačným prepočtom cien miest v USD. Nezahŕňajú prípadné používanie Harvestu nad limit, ďalší fakturačný alebo účtovný nástroj ani čas strávený administratívou.

• Freelancer môže začať v bezplatnom pláne oboch služieb. Ak potrebuje fakturovateľné sadzby v Toggl alebo viac projektov, než umožňuje bezplatný Harvest, v modeli začína platené miesto na 9 USD mesačne.
• Pri piatich ľuďoch vychádza Toggl Starter aj Harvest Teams na 45 USD mesačne. Ak tím potrebuje schvaľovať výkazy, Toggl Premium stojí podľa ceny miest 80 USD a Harvest Enterprise 70 USD mesačne.
• Pri dvadsiatich ľuďoch stojí Starter alebo Teams podľa rovnakého výpočtu 180 USD mesačne. Pri plánoch so schvaľovaním je základ 320 USD za Toggl Premium a 280 USD za Harvest Enterprise.

Pri väčšej agentúre sa do rozdielu premietne aj počet zákaziek a faktúr. Harvest môže k cene miest pripočítať používanie; pri Toggl môže naopak pribudnúť cena samostatnej služby, ak tím potrebuje faktúry odosielať, spracovať v účtovníctve alebo v nej sledovať úhrady. Bez týchto dvoch položiek by porovnanie 320 a 280 USD opisovalo len časť nákladov.

Schvaľovanie mení plán aj poradie práce

Ak sa hodiny musia potvrdiť pred vyúčtovaním, základné platené plány v tomto porovnaní nestačia: tím potrebuje Toggl Premium alebo Harvest Enterprise. Záznamy potom najprv prejdú kontrolou vedúceho a až potom sa použijú na faktúru. Je to podstatné najmä tam, kde jeden človek zbiera výkazy od viacerých kolegov a iný z nich pripravuje klientské vyúčtovanie.

V podmienenom modeli je základ Harvest Enterprise pri piatich ľuďoch o 10 USD a pri dvadsiatich o 40 USD mesačne nižší než Toggl Premium. Tento rozdiel sa môže zmenšiť alebo obrátiť podľa poplatkov za používanie Harvestu. Pri prechode z Teams na Enterprise Harvest účtuje pomerný rozdiel do konca fakturačného obdobia, takže ani suma za mesiac prechodu nemusí zodpovedať jednoduchému násobku miest.

Od zaznamenanej hodiny po odoslanú faktúru

Rozdiel v pracovnom toku ukáže podmienený príklad jednej správne zaevidovanej klientovej zákazky. V Toggl správca vyberie príslušné záznamy vo výkaze, vytvorí z nich faktúru, skontroluje údaje a stiahne PDF. Doručenie klientovi potom musí zariadiť zvoleným kanálom. Toggl umožňuje aj odoslanie faktúry do QuickBooks na platenom pláne, ak je to súčasť existujúceho účtovného postupu.

V Harveste sa správca môže presunúť od nefakturovaného času a prípadných výdavkov k návrhu faktúry a jej odoslaniu v tej istej službe. Pri opakovanom vyúčtovaní môže šablóna pripraviť návrh na kontrolu. Klient môže platiť cez podporovanú integráciu a po spracovaní platby sa úhrada zaznamená pri faktúre. Pre agentúru je prínosom práve spojenie týchto následných činností; samotné spustenie a zastavenie časovača je len začiatok.

Počet etáp nie je výsledkom časového testu ani počtom kliknutí. Ak freelancer už posiela faktúry v zabehnutom účtovnom nástroji, odovzdanie súhrnu hodín z Toggl môže byť jednoduchšie než presun celej agendy. Ak sa však každý mesiac opakuje kontrola hodín, doplnenie výdavkov, odoslanie faktúry a sledovanie úhrady, Harvest dokáže viac z tejto práce udržať v jednom toku.

Ktorá voľba sa oplatí

Pre jednotlivca s niekoľkými zákazkami rozhoduje najmä to, kde už dokončuje faktúru a či potrebuje platené sadzby alebo viac aktívnych projektov. Toggl Track nie je odkázaný iba na export času: vie vytvoriť PDF faktúru. Harvest dáva väčší zmysel, ak má v tej istej službe nasledovať aj odoslanie, práca s výdavkami a evidencia platby.

Pre tím, ktorý potrebuje najmä spoľahlivé časové záznamy a má zavedené fakturovanie, je prirodzeným východiskom Toggl Starter. Agentúra by mala porovnať Harvest podľa celej klientovej uzávierky a pripočítať očakávané používanie nad limit. Ak spojený tok ušetrí opakované prepisovanie a kontrolu údajov, môže byť hodnotnejší než rozdiel v cene miest; ak sa tieto úlohy už hladko riešia inde, jednoduchšie meranie času môže zostať úspornejšou voľbou.

Prečítajte si aj:

• Clockify či Toggl Track: lacnejší časovač nemusí získať súhlas tímu
• Clockify či Toggl Track: lacnejší tímový dohľad súperí s jednoduchším meraním
• Penpot či Figma: bezplatný handoff môže ušetriť tímu tisíce