Здравсвуйте!
Оптимизация времени и расписания не должна быть сложной математической задачей.
Если поискать в Интернете «советы по тайм-менеджменту», вы найдете множество страниц с рекомендациями — начиная с личных блогов и заканчивая рецензируемыми статьями, — где вам обязательно расскажут об одном простом приеме, который позволит сэкономить время, избавиться от стресса и повысить продуктивность.
Многие из рекомендаций полезны, другие же звучат слишком хорошо, чтобы быть правдой. А на самом деле правильный подход определяется тем, о каких людях, задачах, командах и требованиях идет речь.
Научиться управлять собственным временем может быть сложно, и у каждого будет собственный путь.
В этой статье мы обсудим несколько распространенных ошибочных подходов, а также эффективные стратегии, которые можно использовать вместо них.
1. Срочные задачи не всегда должны выполняться в первую очередь
Иногда можно услышать, что сначала нужно разобраться с менее затратными по времени, неотложными задачами, поскольку приятнее убрать их с пути и набрать обороты для того, чтобы сосредоточиться на важном.
Однако оказываясь под влиянием того, что ученые называют «эффектом преобладания срочности» (срочным задачам отдается больший приоритет, чем важным), вы рискуете забыть о стратегическом планировании и применении творческого мышления.
Для более эффективного управления временем необходимо критически подходить к фильтрации и упорядочиванию задач, а также избегать расстановки приоритетов в зависимости от ощущения срочности задачи, — и в этом поможет постановка долгосрочных целей.
«Если не определить приоритеты главнейших задач или попытаться взять на себя слишком много, трудно будет не провалиться в черную дыру», — пишет Майкл Уоткинс, автор книги Первые 90 дней.
Он предлагает держать в голове несколько четких долгосрочных целей: «Уделите время тому, чтобы разъяснить их и заручиться поддержкой. Запишите их и прикрепите на стену. Смотрите на эти цели каждый день и спрашивайте себя: «Как то, что я делаю, помогает двигаться в этом направлении?»»
Один из лучших советов по управлению временем, который позволяет уменьшить влияние приоритезации на основании срочности, заключается в округлении временных оценок вверх, когда идет речь о сроках завершения проекта.
«Хорошей отправной точкой будет считать, что проект займет на 10–25% больше времени, чем вы ожидаете, — пишет профессор Техасского университета в Остине Арт Маркман. — Это позволяет… сделать запас для «слепых зон» мозга, отвечающих за планирование времени».
Тем не менее, важно помнить, что не существует единственного «правильного» способа планирования — вполне возможно, что в вашем случае эффективнее всего работать под давлением срочности задач.
Если вы при этом сознательно расставляете приоритеты, общаетесь с командами и выполняете нужную работу, значит, ваш подход тоже правильный.
2. Сосредоточьтесь на управлении вниманием, а не расписанием
В рекомендациях по планированию времени обычно говорится, что подробная разработка расписания помогает держать всё под контролем и эффективно распределять время, особенно если на вас — несколько проектов с различными ожидаемыми конечными результатами.
Но в некоторых случаях планирование всего дня может создавать ненужные ограничения.
Как пишет Крис Бейли, автор книги Гиперфокус. Как мы научились делать больше, тратя меньше времени, управлять вниманием на самом деле намного важнее, чем управлять своим временем: «Можно появляться на собраниях в назначенное время, можно следовать составленному графику — большинство из нас хорошо умеют управлять своим временем. Но этого не скажешь об управлении собственным вниманием».
Даже наилучшим образом спланированный день может быть совершенно непродуктивным, если мы отвлекаемся, а вернуть внимание в нужное русло не так уж просто.
Чтобы научиться лучше «управлять вниманием», бизнес-инструктор Моник Валькур предлагает ежедневно уделять время саморефлексии: это может помочь понять, что оказалось полезным, что — нет, и каким образом следует действовать завтра. «Если один подход не работает, не продолжайте бесплодные попытки, а попробуйте другой вариант», — пишет она.
Вы можете углубляться в планирование или действовать без жесткого графика, по наитию — главное, чтобы в вашем случае это работало. «Стратегии повышения продуктивности… теряют свой мотивационный потенциал, если они кажутся бессмысленными, — говорит Валькур.
— Попробуйте переосмыслить то, что нужно сделать, исходя из собственных главных принципов — это поможет лучше сконцентрироваться и поддерживать фокус».
3. Думайте о том, что будет в результате, а не просто вычеркивайте задачи
Один из самых проверенных советов по управлению временем — начинать день со списка дел. И действительно: для многих работа с ним — успокаивающее и полезное занятие, однако другие из-за этого могут погрязнуть в рутине.
В безупречном мире списки дел помогают нам следить за тем, справляемся ли мы с задачами, и ничего не упускать, а также дают ощущение выполненного долга, когда мы вычеркиваем очередной пункт.
Сосредоточив внимание на достижениях и отдав приоритет продуктивности, мы можем ограничить свободу творческого мышления. Списки дел часто дают хорошие результаты, поскольку представляют собой понятный путь к конкретному результату: делай A, затем B, затем C.
Однако исследование Висконсинской школа бизнеса показывает, что когда мы даем определенную задачу с четким решением, это может ограничивать.
Попробуйте применить более свободный подход к управлению временем — сосредоточьтесь на результатах, а не на выполнении задач. «Такой подход ориентирует людей и команды на конкретный результат, а не на процесс его достижения, — говорит Дженнифер Робисон, старший редактор в журнале Gallup Business Journal.
— Так сотрудники получают больше свободы в использовании собственных уникальных талантов для достижения целей по-своему».
Внедряя нацеленную на результаты корпоративную культуру, руководители могут повысить новаторский потенциал и заинтересованность всех сотрудников.
Если для вас и вашей команды полностью сосредоточиться на результатах невозможно, попробуйте альтернативу индивидуальному управлению задачами.
Например, на ежедневных планерках команда может рассказывать о приоритетах, а управление задачами может происходить асинхронно онлайн — или его можно централизовать в руках менеджера проекта.
Комбинируйте советы по управлению временем
В следующий раз, когда кто-то скажет, что нашел волшебное решение для повышения продуктивности, помните, что важно действовать удобным для себя способом.
Наши личные системы продуктивности и привычки оставляют свободу для творчества и позволяют сосредоточить внимание на самом важном. Больше обращайте внимание на то, что, как и почему вы делаете (удобным вам способом), и вы окажетесь на пути к тому, чтобы ваша трудовая жизнь стала максимально продуктивной.
До новых встреч!
