Как развить личную эффективность

Здравствуйте!

Наверняка вы замечали за собой, что занимаетесь каким-то делом много часов подряд, но ничего принципиально полезного сделать так и не успели. В результате появляется ощущение неудовлетворенности и сожаления о бесцельно прожитом дне. Избежать этого поможет личная эффективность.

Сегодня мы расскажем, что это такое и как развить эффективность с помощью разных методик и рекомендаций.

Что такое личная эффективность и зачем ее развивать

Личной эффективностью принято считать способность человека быстро и качественно выполнять определенные задачи, затрачивая на это минимум усилий и времени и одновременно добиваясь максимальных результатов.

На первый взгляд звучит как из области фантастики, не правда ли? Но на деле эту способность легко можно в себе развить. Достаточно проявить немного силы воли, терпения и желания меняться.

Личная эффективность актуальна не только для сферы работы. Продуктивный человек может добиться больших высот в спорте, стать успешным в своем хобби, уделять достаточно времени на отношения с близкими, лучше учиться и с удовольствием жить без сожалений о том, что прошла очередная бессмысленная неделя, месяц, год.

Высокоэффективный человек тратит меньше времени и усилий на решение бытовых вопросов, способен длительное время концентрироваться на одной задаче, не отвлекаясь на побочные факторы, не страдает прокрастинацией, умеет грамотно расставлять приоритеты и выбирать действительно важное.

Прокачивать личную эффективность необходимо каждому человеку, но в особенности это качество будет полезно следующим категориям.

• Фрилансеры

Это работники, которые выполняют свои трудовые задачи из дома, в связи с чем им приходится самостоятельно распределять нагрузку, отслеживать дедлайны и результаты.

В домашних условиях очень легко отвлечься от рабочего процесса, ведь домашние хлопоты, общение с близкими и профессиональные обязанности идут рука об руку.

К тому же никто не запрещает в любой момент зайти в соцсеть или посмотреть какое-нибудь видео на Ютубе. В результате фрилансер часто тратит часы на выполнение задачи, которая могла бы решиться за 20 минут.

• Предприниматели

Всем, у кого есть собственный бизнес или работники в подчинении, крайне важно грамотно распоряжаться своим временем. Ведь время – это деньги. И успехов здесь добивается лишь тот, кто успевает идти на шаг впереди конкурентов. Кроме того, необходимо еще уделять время на личную жизнь, семью, спорт и другие важные и полезные занятия.

• Студенты

Речь не только о тех, кто учится в вузе. Если вы проходите курсы повышения квалификации или решаете освоить совершенно новую профессию, вам понадобится умение концентрироваться на обучении, усваивать большое количество информации, отфильтровывать ненужный мусор и улавливать то, что действительно применимо для практики. А на все это тоже влияет личная эффективность.

Принципы личной продуктивности

Далее мы с вами рассмотрим вопрос развития личной эффективности в два этапа. Первым будут общие принципы, которые можно назвать фундаментом продуктивности. А затем перейдем к конкретным советам и методикам, так называемым кирпичикам.

Но перед тем как приступить, хотим обратить ваше внимание на одну вещь: если “потерять” один кирпичик, эффективность не пошатнется, но если пренебречь построением фундамента, то рухнет все “здание” вашей личной продуктивности.

Итак, вот этот самый фундамент, т. е. главные принципы продуктивности.

1. Время, энергия, внимание и умение

Именно эти 4 вещи составляют основу любой продуктивности. И если из этого ряда выбивается хотя бы одна, результат не будет впечатлять. К примеру, если у вас достаточно умений, много времени и сил, но вы постоянно отвлекаетесь и не можете сосредоточиться, ни о какой эффективности речи быть не может.

Если вам не хватает умения, вам придется вдвойне расходовать другие ресурсы: силы, время и внимание. И никакое мастерство, суперконцентрация и заряд бодрости не помогут выполнить задачу за 30 минут, если она объективно требует 3 часов.

Развивать и контролировать нужно все четыре составляющие.

Кстати, какие бы приемы вы ни использовали для повышения личной эффективности, каждый из них так или иначе будет направлен именно на развитие способности управлять своим временем, вниманием, энергией или умениями.

2. Сон, еда и спорт

Людьми придумано множество самых разных способов повысить свою продуктивность. Но нет единственно верного “волшебного” метода, который подошел бы абсолютно всем. Зато есть три простых и банальных вещи, которые работают в этом плане безотказно и доступны каждому. Это сон, еда и спорт.

Канадский писатель Крис Бэйли в своем бестселлере “Мой продуктивный год” озвучил такой вопрос: “Стоит ли жертвовать сном, едой и физическими нагрузками ради того, чтобы в ближайшие две недели сделать рывок в работе, а потом восстанавливаться еще месяц?” В ходе своих многочисленных экспериментов с личной продуктивностью он пришел к выводу, что три этих способа – единственное, что работает на 100 %, если вы решили заняться развитием эффективности.

3. Дедлайны

Как бы парадоксально ни звучало, но чрезмерная продуктивность – враг продуктивности.

Когда вы работаете слишком много и через силу, наступает перегорание.

Поэтому еще один принцип личной эффективности – это установление крайних сроков для работы.

Согласно закону Паркинсона, работа заполняет все время, отведенное на нее. Например, человек может подготовить отчет за 1 час, но если дать ему на выполнение этой задачи 4 часа, он потратит их все. Дело в том, что мы прикладываем гораздо больше усилий, когда знаем, что сроки ограничены. И наоборот, когда времени много, мы можем позволить тратить его впустую.

Об этом говорит и Правило Парето, согласно которому только 20 % времени мы тратим на действительно важные вещи, которые по итогу приносят результат, остальные же 80 % уходят на непродуктивные занятия. Чтобы успевать больше и уставать меньше, нужно сосредоточиться на самых важных задачах, а остальное отложить или делегировать.

Таким образом, третий принцип личной эффективности – это обязательное установление дедлайнов. Кроме того, они помогут предотвратить перегорание.

Можно несколько дней работать очень усиленно, но потом неизменно потребуется восполнение ресурсов. Поэтому лучше не доводить себя до перенапряжения и не забывать про второй принцип.

4. Фокусировка на результате

Личная эффективность – это не то, сколько вы работали, а то, сколько вы сделали. Нет никакого смысла измерять свою продуктивность в количестве отработанных часов, прочитанных книг или написанных страниц. Ценность имеет лишь польза и результаты, которых вы достигли.

В какой бы сфере вы ни старались быть эффективным, фокусируйтесь только на том, что действительно имеет значимость. К примеру, отнюдь не важно, сколько времени вы просидели рядом с играющим ребенком, важно то, насколько улучшились отношения, насколько вы сблизились и провели это время с удовольствием.

Возможно, вам будет интересно почитать о том, как работать со страхами.

Техники и методы повышения своей эффективности

Теперь перейдем к конкретным способам и советам. Как мы уже отметили ранее, какой бы метод мы ни использовали в целях повышения собственной эффективности, он так или иначе будет относиться к способности управлять одним из четырех аспектов: временем, вниманием, энергией или умениями.

Рассмотрим каждый из них в отдельности.

Распоряжение временем

Грамотно распоряжаться своим временем учит тайм-менеджмент. В нашем блоге есть целая серия статей, посвященных этой теме.

Например:

• Техники тайм-менеджмента
• Курсы по тайм-менеджменту
• Как внедрить в свою жизнь тайм-менеджмент

Здесь мы приведём наиболее важные рекомендации, которые помогут правильно планировать свою занятость.

• Занимайтесь планированием

Если раньше вы никогда не предпринимали попыток упорядочить свою жизнь, начните с самого простого: составляйте списки. Будь то бытовые дела на завтра, рабочие задачи или перечень продуктов – записывайте все.

Наш мозг так устроен, что в оперативной памяти информация хранится только 2 минуты, к тому же мы сильно устаем, когда пытаемся держать в уме слишком много процессов.

Запишите все, что вам необходимо сделать, так вы освободите голову от лишних данных и сбережете кучу сил. Используйте для этого обычный блокнот либо скачайте специальное мобильное приложение.

• Фиксируйте время

Каждый из нас воспринимает время субъективно. Вдобавок оно имеет свойство “растягиваться” и “сжиматься” в зависимости от характера нашей занятости.

Наверняка вы замечали, как быстро летит время, проведенное за сериалом или в социальной сети, и как медленно тянется за работой. Чтобы иметь более реальную картину временных затрат, записывайте, сколько часов/минут и на что конкретно вы потратили.

Возможно, вы ужаснетесь, как много отнимают у вас “пожиратели времени”, и поймете, что в сутках может быть больше 24 часов, если грамотно расставить дедлайны.

• Совмещайте простые дела

Давно доказано, что многозадачность мозга – это миф. На самом деле мы можем делать качественно только одну задачу за раз. Вместе с тем некоторые дела, не требующие концентрации, можно совмещать. Например, готовить еду, делать уборку, совершать пробежку и одновременно слушать аудиокнигу, полезный подкаст или лекцию.

• Расставляйте приоритеты

Учитесь отличать важное от второстепенного и переносите все самые трудные задачи в первую половину дня. Именно утро для большинства является временем наивысшей концентрации и работоспособности. Как говорил Марк Твен: “Если с утра съесть лягушку, остаток дня обещает быть чудесным, поскольку худшее на сегодня уже позади”.

Управление вниманием

Справиться с прокрастинацией и повысить концентрацию внимания помогут следующие методики.

• Делайте перерывы

Взрослый человек может сосредотачиваться на задаче максимум 40 минут, после чего внимание неизбежно рассеивается, наблюдаются признаки усталости, работоспособность снижается.

Если мы заставляем себя и дальше фокусироваться, работа занимает существенно больше времени, чем она того требует.

Чтобы держать концентрацию в тонусе и не перегружать себя, делайте короткие перерывы. Можете воспользоваться техникой Помодоро: каждые 25 минут прерываться на 5-минутный отдых.

• Будьте готовы к ленивым состояниям

Невозможно 24/7 быть продуктивным. Иногда у нас бывают периоды, когда приступить к задаче совсем никак не получается. Не нужно себя насиловать! У силы воли и мотивации тоже иногда заканчиваются “батарейки”.

В такие моменты можно делать что-то отвлеченное, например, 10 минут посвятить зарядке или мытью посуды, почистить память на телефоне, разобрать файлы на компьютере, убраться на рабочем столе. Кстати, хаос на рабочем месте отнимает у нас энергию и рассеивает внимание, так что следите за чистотой рабочего пространства.

• Избавляйтесь от отвлекающих факторов

Особенно если перед вами очень сложная и ответственная работа. Уберите подальше телефон, удалите вкладки социальных сетей на компьютере, выключите уведомления электронной почты. Если для выполнения задачи вам не нужен интернет, закройте браузер или отключитесь от сети.

• Создайте вокруг себя рабочую атмосферу

Этот совет особенно актуален для фрилансеров и удаленщиков, которые работают из дома.

Если вы один из них, не работайте в халате и не сидите с ноутбуком в кровати.

Сымитируйте рабочий процесс, одевшись соответствующе и приняв подобающую позу за столом.

Нужную рабочую атмосферу также могут создать звуки, но не музыка, а шум офиса или кофейни. Многие утверждают, что подобное фоновое сопровождение благотворно влияет на продуктивность. Такие звуки вы можете найти, к примеру, на сайте Coffitivity.

• Держите перед собой долгосрочные цели

Каждый день вычеркивать выполненные дела в списке задач – это хорошо, но толку от этого не так много, если в совокупности они не приближают вас к какой-то конкретной цели. Ведь истинная продуктивность – это не количество сделанного за сегодня, а влияние на свою жизнь и достижение реальных успехов. Повседневные дела можно сравнить с движениями белки в колесе: действий много, но вряд ли это можно назвать успехом.

Запишите, к чему действительно вы стремитесь, ради чего все это делаете, и почаще заглядывайте в свои записи. Учитесь правильно ставить цели.

На тему того, как развить концентрацию и внимание, в нашем блоге тоже есть отдельные публикации.

В них вы найдете много разных техник, упражнений и ссылок на полезные ресурсы.

Расход энергии

Невозможно работать эффективно, пренебрегая своим состоянием. Сохранить и приумножить запасы энергии помогут все те же перерывы в работе, устранение отвлекающих факторов, планирование своего времени и порядок на рабочем столе.

Приведу еще несколько рекомендаций.

• Следите за здоровьем, питанием и сном

Самые банальные советы чаще всего оказываются самыми эффективными.

Голодный желудок не даст вам нормально работать (и переполненный тоже). А украденный час сна не подарит больше времени, а только разрушит вашу продуктивность.

Рекомендуем прочесть нашу публикацию о том, во сколько нужно ложиться спать, и изучить принципы здорового питания.

• Занимайтесь спортом

Жизнь большинства из нас проходит в сидячем положении за офисным компьютером или на диване перед сериалом. Так появляются мышечные зажимы, тело становится менее подвижным и гибким. А это напрямую влияет на состояние мозга и мышления.

Чтобы держать в тонусе мозг, нужно следить за тонусом тела. Уделяйте время утренней зарядке, практикуйте пробежки, катание на велосипеде или любую другую активность. Не нужно себя заставлять! Найдите то, что будет приносить удовольствие.

• Определите время своей максимальной продуктивности

По хронотипу людей принято делить на жаворонков и сов. Первые чувствуют себя наиболее заряженными с утра, вторые до обеда только раскачиваются и чаще всего приходят в себя только к вечеру.

Проследите, когда вы чувствуете себя лучше всего и работаете быстрее. Именно на этот период планируйте более сложные и важные задачи, требующие высокой концентрации.

• Учитесь говорить “нет”

Скажите “нет” пожирателям времени в виде соцсетей и просмотров смешных видеороликов, мелким несрочным делам, которые к тому же можно делегировать, а также просьбам людей, которые садятся на шею, и коммуникациям с жалобщиками и паникерами.

Вы удивитесь, сколько сил и времени может сэкономить привычка отказывать.

• Справляйтесь со стрессом

Стрессам подвержен каждый человек. Даже если у вас нет постоянных авралов на работе и ненормированного графика, наверняка все равно находятся моменты, из-за которых приходится переживать.

Способов борьбы со стрессом много. Выбирайте то, что помогает именно вам: массаж, сауна, медитации, прогулки на свежем воздухе, дружеское общение, хобби, просмотр хороших комедий. Более подробно о техниках и способах борьбы со стрессом читайте в нашей отдельной публикации.

• Будьте жизнерадостными

Исследователи в области позитивной психологии называют счастье лучшей “батарейкой” для энергии и продуктивности.

Когда мы испытываем положительные эмоции, нам удается достигать больших результатов, мы становимся креативными, мотивированными, быстрее соображаем и лучше думаем.

Когда вы инвестируете в свое состояние и настроение, вы вкладываетесь в свою продуктивность.

О том, что отнимает у нас жизненные силы и как восстановить энергию, читайте в другой моей статье.

Развитие умений

Конкретные умения и навыки будут зависеть от той сферы, в которой вы развиваетесь или планируете двигаться. Но есть такие, развитие которых пригодится всем и каждому.

Вот несколько коротких рекомендаций по этому поводу.

• Развивайте полезные привычки и боритесь с вредными

Любая привычка формируется за 21 день. Выберите какую-нибудь хорошую привычку и примите на себя вызов ее выработать. Это может быть ранний подъем по утрам, зарядка, чтение перед сном, 10 тысяч шагов ежедневно и др.

• Тренируйте мозги

Наши умные извилины можно тренировать точно так же, как и любые мышцы на теле. Поглощенный ежедневной суетой и рутиной мозг теряет хватку, привыкая к шаблонным операциям.

Чтобы дать ему небольшую встряску и привести в тонус, решайте логические задачки, ходите на квизы и квесты, играйте в шахматы и другие интеллектуальные настольные игры, общайтесь с теми, кого вы считаете более эрудированным, занимайтесь на тренажерах для мозга.

• Развивайте в себе гибкость и широту мышления

Работайте над застарелыми стереотипами в голове. Не терзайте себя мыслями о том, что подумают о вас люди. Не бойтесь пробовать новое и рисковать.

Прощайте себя за ошибки.

И самое главное – верьте в свои силы и помните о собственных достижениях.

Заключение

Мы с вами рассмотрели много способов и рекомендаций по повышению личной эффективности, которые доступны каждому.

Надеемся, вы возьмете для себя на заметку хотя бы некоторые из них и убедитесь в их полезности. Главное, не копите знания, которые вы получаете от прочтения статей, а активно используйте их на практике.

Желаем всем разумной продуктивности и хорошего настроения!