Как оформить ежедневник: внедряем эффективные техники тайм-менеджмента в свое ежедневное планирование

Всем привет!

Сегодня мы разберемся, как оформить ежедневник так, чтобы он способствовал росту продуктивности в несколько раз. Помогать в этом нам будут классические и современные техники управления временем.

Рекомендации по ведению ежедневника

За свою жизнь многие начинают вести ежедневник огромное количество раз. И примерно столько же раз забрасывают. Проанализировав все неудачные попытки, мы смогли выделить основные ошибки, которые мешали мне внедрить эту полезную привычку в жизнь. Ознакомьтесь со следующими рекомендациями. Они помогут вам не наступить на те же грабли.

• У ежедневника должен быть единый концепт

Ниже мы приведем вам 8 вариантов оформления ежедневника. Все они основаны на известных, простых и эффективных методах тайм-менеджмента. Но это не значит, что нужно мешать их в одну кучу.

Отметьте те варианты, которые вам подойдут больше всего, и под каждый метод выделите отдельный блокнот. Да, у вас должно быть несколько ежедневников, если вы хотите, чтобы все изложенные техники работали. Иначе вместо полезных и удобных инструментов вы получите бессвязную кашу.

• Выбирайте подходящий формат

Заранее подумайте, как вы будете использовать ежедневник. Если он нужен вам, чтобы напоминать о текущих делах, значит, он должен быть всегда под рукой. Выбирайте блокнот небольшого или среднего формата, чтобы можно было без проблем носить его в сумке.

Если же вы собираетесь заниматься долгосрочным планированием, можно взять широкоформатный объемный блокнот. Носить его вам никуда не придется, а широкие листы откроют дополнительные возможности.

• Долой фиксированные даты

Выбирая ежедневник, отдавайте предпочтение тем вариантам, в которых изначально не прописаны даты. Так вы сможете начать в любой день. И у вас не будет незаполненных страниц.

• Аккуратность – наше все

У многих людей аккуратность и прилежание страдают еще со школьных времен. Поэтому большую часть своих записей им не хочется перечитывать вообще. Требуется немало времени, чтобы приучить себя писать красиво и аккуратно, соблюдать интервалы, не выходить за рамки и т. п. 

Если вы страдаете той же проблемой, постарайтесь справиться с ней усилием воли. Представьте, что ваши записи будет проверять строгая учительница и ставить вам оценки. Иначе всякий раз, как вы будете заглядывать внутрь ежедневника, вам будет хотеться тут же его закрыть.

• Долой слишком узкие строки

Постарайтесь выбрать такой ежедневник, где строки не будут слишком узкими. Очень сложно расшифровывать сплошную пелену мелких символов.

• Отдайте предпочтение стирающейся ручке

Чтобы не пришлось зачеркивать и вырывать страницы, купите ручку, которую можно стирать. Так все страницы вашего ежедневника будут выглядеть аккуратно и эстетично.

• Выделяйте важные моменты

Заведите парочку маркеров и выделяйте ими важные моменты. Так вам будет проще ориентироваться в своей писанине. Да и выглядеть страницы будут ярче и веселее.

• Персонализация

Даже если ежедневник вам нужен для рабочих целей, это не повод отказываться от индивидуального стиля. Добавьте авторские элементы, которые оживят ваши записи: стикеры, особые символы, печати и т. п.

Идеи по оформлению ежедневника

Далее мы расскажем, как приспособить ежедневник к вашим конкретным нуждам и сделать его полноценным инструментом по оптимизации личных и рабочих процессов. Будем внедрять проверенные временем и эффективные техники тайм-менеджмента.

Распределение задач по матрице Эйзенхауэра

Эта техника тайм-менеджмента названа в честь президента США, который регулярно ею пользовался.

Суть матрицы Эйзенхауэра в том, что все свои дела нужно разделить на 4 категории:

1. важные и срочные;
2. важные и несрочные;
3. неважные и срочные;
4. неважные и несрочные.

А затем распределить их в соответствии с приоритетностью.

Известный консультант по организационному управлению и автор бестселлеров Стивен Кови в своей книге “7 навыков высокоэффективных людей” дал подробные рекомендации по внедрению метода в жизнь. По его мнению, лучше всего матрица Эйзенхауэра подходит для еженедельного планирования.

Как вживить этот метод в свой ежедневник? Подойдет простой блокнот с пустыми страницами без каких-либо меток. Первый разворот страниц выделяем под классификацию дел, а второй – под распределение их по дням недели.

Делим первый разворот на 4 зоны в соответствии с представленной выше классификацией.

Распределяем свои текущие дела по зонам в зависимости от их важности и срочности.

Теперь переворачиваем страницу, делим разворот на 7 частей, соответствующих дням недели, и начинаем распределять свои дела. Сначала вписываем важные и срочные дела, затем неважные и срочные, затем важные и несрочные и, наконец, неважные и несрочные, если на них останется время.

Большинство специалистов по управлению временем советуют вообще отказаться от неважных и несрочных, а сэкономленное время посвятить важным и несрочным. Но именно эта категория отвечает за профессиональный и личностный рост.

Плюсы метода:

1. Грамотная расстановка приоритетов, учитывающая также элемент времени.
2. Недельное планирование более гибкое, чем ежедневное, и позволяет вносить коррективы по ходу дела.

Минусы:

1. Некоторые люди могут испытывать трудности с распределением задач.

Bullet Journal

Принцип основан на идее гибкого планирования. Отлично подойдет для ведения личных дел. Bullet Journal представляет собой гибрид ежедневника, списка задач, трекера привычек и много чего еще. Этакая сборная солянка, которая помогает организовать личное время.

Важно! Этот вариант ежедневника не для ленивых. Вам придется взять оформление полностью в свои руки: разбить блокнот на сектора, начертить разметку, вписать условные обозначения.

Для Bullet Journal вам понадобится тетрадь или блокнот в точку. Желательно, чтобы страницы изначально были пронумерованы, иначе вам придется делать это самостоятельно.

В самом начале должно быть оглавление. Его мы сможем сделать позже, когда окончательно определимся с содержанием. На следующих страницах у нас будет план на полгода. Затем займут свои места планы на месяц, неделю и каждый день. Это основные разделы ежедневника.

Когда разделаетесь с ними, можете включить фантазию и добавить все, что душе угодно: трекер привычек, список книг к прочтению и фильмов к просмотру, цитатник, планировщик питания и тренировок и т. д. Главное – потом не забыть внести все эти разделы в оглавление.

В классическом варианте метода есть и условные обозначения:

1. точка – простая задача;
2. звездочка – задача повышенной сложности;
3. кружок – важное событие;
4. восклицательный знак – интересная идея, которую нужно запомнить;
5. черточка – заметка.

Кстати, вы можете и сами придумать условные обозначения, если предложенные не приживутся.

Плюсы:

1. Практичный и многофункциональный вариант.
2. Можно оформить его с учетом личных особенностей и предпочтений.
3. Отлично подойдет творческим натурам и людям настроения, так как отсутствуют жесткие правила.
4. Вести его приятно и нескучно за счет разнообразия “начинки”.
5. Отдельный плюс – наличие оглавления. Можно легко ориентироваться в своих записях.

Минусы:

1. Требует времени и сил для оформления.
2. С непривычки может показаться слишком сложным и мудреным со своими списками, чек-листами и условными обозначениями.

Внедрение техники “Автофокус”

Эту технику тайм-менеджмента придумал Марк Форстер специально для творческих людей. В ней нет никаких жестких рамок и строгих правил.

Автофокус поможет легко и непринужденно справиться с хаосом накопившихся дел без насилия над самим собой. Поэтому всем начинающим пользователям ежедневника мы советуем взять ее на вооружение.

Для воплощения метода в жизнь подойдет блокнот в клетку или в линейку. Внесите туда все задачи, которые стоят перед вами. Записывайте их в любом порядке и особо не заморачивайтесь с формулировками. Главное, чтобы вам было понятно.

Срочные задачи и дела, привязанные к конкретной дате, выделите ярким маркером или сделайте пометку. Когда полный список будет готов, можете переходить к выполнению задач. Для начала разделайтесь со срочными. Как вы понимаете, от них никуда не деться.

А затем уже можете перейти в режим свободного поиска и выполнять дела в том порядке, в котором вашей душе угодно. Скользите по списку глазами. Задача, которая привлечет ваше внимание в конкретный момент времени, пусть и будет выполнена.

Плюсы метода:

1. Можно использовать любой блокнот или тетрадь.
2. Система проста и понятна каждому.
3. Не требуется много времени на оформление.
4. Отсутствуют жесткие рамки и ограничения.

Минусы:

1. Некоторые дела могут попросту потеряться в большом списке.
2. Самые сложные и объемные задачи будут постоянно откладываться.

Техника Помодоро на бумаге

Техника тайм-менеджмента Помодоро предполагает четкое разграничение времени на работу и отдых. Суть ее в том, что вы 50 минут сосредоточенно работаете, а затем 10 минут отдыхаете. Время может варьироваться.

Как можно вживить ее в ежедневник? Каждый день нужно разбить на временные отрезки в соответствии с особенностями ваших когнитивных функций. Измерьте время, в течение которого вы можете удерживать внимание на одной задаче без напряжения. Это будет оптимальный отрезок для работы. А теперь разделите его на 5. Так получится отрезок для отдыха.

Теперь можно составить рабочий распорядок. Запишите четкое время, когда вам нужно приступить к работе, и время, когда нужно отдохнуть. Неплохо бы также расписать, что именно вы будете делать в каждый отрезок. В соответствии с составленным расписанием можете также установить несколько будильников, чтобы не держать время в голове.

Плюсы метода:

1. Вы всегда знаете, что нужно делать в конкретный момент времени, и не тратите время и ментальные силы на выбор занятия.
2. Работа и отдых хорошо сбалансированы, что позволяет избежать истощения.
3. Регулярное применение этого метода развивает концентрацию внимания.

Минусы:

1. Жесткие временные рамки могут стать помехой в условиях форс-мажора.
2. Не подойдет людям, которые работают по строгому расписанию.

Ментальные карты

Отличный способ визуализировать свои дела и планы – это составить ментальную карту. С помощью нее можно разложить по полочкам самые сложные цели и задачи.

Вам понадобится блокнот или альбом как можно более широкого формата. Под каждую задачу выделите отдельный разворот.

Отразите на бумаге все нюансы и промежуточные этапы вашей цели или задачи, обозначьте связи между ними. Теперь у вас есть наглядный инструмент, который поможет вам в работе.

Вот вам несколько идей, в каких ситуациях можно использовать ментальные карты:

1. планирование отпуска;
2. организация мероприятия;
3. составление программы по снижению веса;
4. ведение конспекта;
5. подготовка к ремонту;
6. организация процесса учебы.

Плюсы метода:

1. Ментальные карты позволяют визуализировать сложный объект или процесс целиком, не упустив ни одной детали.
2. На ментальной карте отображаются не только отдельные элементы, но и связи между ними.

Минусы:

1. Для создания ментальных карт не подойдут маленькие блокноты и тетради. А значит, и носить их с собой будет затруднительно.
2. Метод требует хорошего пространственного воображения и определенной сноровки.

Ежедневник по методу “1-3-5”

Метод “1-3-5” помогает правильно составлять планы на каждый день. Суть его в распределении дел таким образом, чтобы на один день приходилось по 1 крупному и важному делу, 3 средних и 5 мелких.

Чтобы реализовать этот метод на практике, нужно всего лишь разделить каждую страницу ежедневника на 3 блока в соответствии с важностью дел и каждый день не лениться заполнять их.

А по окончании дня подводить итоги: выполненные задачи отмечать галочкой, невыполненные – крестиком. Дела, которые не удалось сделать сегодня, нужно перенести на следующий день.

Плюсы:

1. Метод прост и лаконичен, не требует много времени.
2. Для него подойдет любой блокнот или тетрадь.
3. Он позволяет разнообразить ежедневную активность.
4. Самые важные дела всегда на виду и никогда не потеряются.

Минусы:

1. Срочные дела могут не уложиться в план.

Внедрение метода “Канбан”

Канбан – один из наших любимых методов тайм-менеджмента. Он помогает эффективно справляться с огромным ворохом дел и отслеживать процесс работы в динамике. На основе метода созданы приложения наподобие Trello, которые значительно облегчают жизнь их пользователям.

“Канбан” в переводе с японского означает “карточка”. Суть метода в том, что каждой задаче присваивается карточка и помещается на доску задач. Самая простая доска задач выглядит следующим образом.

В графу “Нужно сделать” вносятся все текущие дела или только те, что касаются какого-то конкретного проекта. Задачи, над которыми вы начинаете работать, переносятся в графу “В процессе”. Как только они будут выполнены, можно отправить их в графу “Сделано”.

Таким образом задачи все время у вас на виду, но при этом не создают хаоса и неразберихи. Стоит также отметить мотивационный и стимулирующий эффект метода. По мере того как заполняется графа “Сделано”, вы чувствуете все большее удовлетворение от работы и прилив уверенности в себе.

Для того чтобы организовать ежедневник в соответствии с методом “Канбан”, понадобится простой блокнот и стирающаяся ручка (можно карандаш). Разделите страницу на блоки. Это будут ваши доски. Можете воспользоваться шаблоном выше или придумать свой вариант. Например, разбить все дела на категории: домашние, личные, рабочие и т. д. Тогда столбцов у вас будет больше.

Запишите все необходимые задачи в соответствующий столбец. Теперь можете начинать работать над ними. Текущие дела стираете из столбца с общим списком и переносите в столбец “В процессе”. И далее по тому же принципу.

Плюсы метода:

1. Можно видеть сразу все задачи и работать над ними последовательно.
2. Графа “Выполнено” отлично повышает мотивацию.

Минусы:

1. Если вы не обладатель железной самодисциплины, непривлекательные задачи постоянно будут откладываться на потом.
2. Не регламентировано время выполнения каждой задачи, поэтому процесс может серьезно затянуться.

Ежедневник по системе Глеба Архангельского

Гуру российского тайм-менеджмента Глеб Архангельский разработал свой концепт ежедневника. В нем объединены несколько популярных техник управления временем.

Как оформляются страницы в ежедневнике по системе Глеба Архангельского? На каждый календарный день выделяется отдельный лист. Сверху указывается одно самое неприятное дело, которое нужно сделать в первую очередь (автор метода называет его “лягушка”), и одно сложное дело, которое нужно разбить на части (такое дело прозвали “слон”).

Затем страница разделяется на 2 графы. Слева указываются дела, которые привязаны к конкретному времени, а справа записываются гибкие задачи, которые можно сделать в любое время. Внизу нужно выделить отдельную строку для маленьких радостей. Например, для похода в кино, встречи с друзьями, просмотра сериала.

Автор предлагает каждый день подводить итоги. Отмечайте все выполненные и невыполненные дела. А самое важное выполненное дело записывайте отдельно внизу страницы.

Вот так выглядят страницы в фирменном ежедневнике Глеба Архангельского.

Плюсы метода:

1. В основе лежат сразу несколько передовых техник тайм-менеджмента.
2. Наличие множества интересных авторских фишек делает процесс ведения ежедневника интересным и увлекательным.
3. Разграничены срочные и несрочные дела.

Минусы:

1. Людям, которые не хотят много времени тратить на ведение ежедневника, система может показаться слишком сложной и перегруженной.

Заключение

Мы рассмотрели 8 интересных способов ведения ежедневника. Выбирайте те, что лучше всего соответствуют вашим индивидуальным особенностям. Можете устроить своеобразный тест-драйв и опробовать каждую технику в течение недели. Те, что окажутся самыми удобными и эффективными, будете применять на постоянной основе.

Может у вас есть какие-то свои интересные лайфхаки по оформлению ежедневника? Поделитесь в комментариях.

До новой встречи!