Привет, дорогие друзья
Если вам нужно, чтобы записи были перед глазами, упорядочены, да еще и с напоминаниями. С этой задачей справится Trello.
В работе, личной жизни, семье может наметиться прогресс благодаря этому приложению. Вы все еще ничего не успеваете, забываете о важном, и, вообще, у вас полный хаос? Читайте статью и вы узнаете все про Trello: что это за приложение, где его найти, что с ним делать, и примеры планирования в нем.
Почему стоит попробовать Trello
Trello – онлайн-органайзер на русском для управления делами и проектами. Построен он по японской системе Канбан, которую придумали в Toyota.
Нет единоверного способа использовать программу. Каждый создает списки, добавляет расширения и настраивает под себя.
Кому пригодится приложение? Всем. Домохозяйка сможет спланировать уборку, готовку, семейный бюджет так, что останется достаточно времени и денег. Владелец маленькой фирмы проконтролирует работу персонала и расширит бизнес. Молодая семья распланирует ремонт от идеи до покупки обоев в квартиру.
Эта японская система напоминает старые добрые записки на холодильнике. Только вместо холодильника будет доска (board), вместо стикеров – списки (list), а содержание – это карточки.
Хотите напомнить мужу про документы на визу? Не надо вешать список на холодильник в надежде, что он обратит на него внимание. Просите его скачать приложение, расширение. Создаете карточку “Документы на визу”, в описании пишете перечень, добавляете мужа в участники. Ему придет оповещение.
Компания Fog Creek Software подарила нам Trello в 2011 году.
Нам он нравится за:
- постоянный бесплатный доступ с небольшими ограничениями;
- простоту использования без лишних кнопок;
- возможность объединять с полезными онлайн-инструментами вроде Google Диска, Evernote.
Как начать пользоваться
Зайдите на официальную страничку онлайн-сервиса.
Если вам хочется иметь Trello всегда под рукой, а не в браузере, то можете скачать приложение для смартфона или компьютера в Play Маркете или App Store.
Потом нажмите “Зарегистрироваться” на сайте. В программе то же самое.
Регистрация вас не утомит. Всего лишь надо указать имя, электронную почту. Потом кликаете “Создать новый аккаунт” и попадаете в мир планирования и порядка.
Без инструктажа вас не подпустят к планировщику. Жмите на точки слева, а потом на кнопку “Теперь вы знаете все, что нужно, и можете работать самостоятельно.” и начинайте строить планы на эту жизнь.
Не забудьте открыть электронное письмо от Trello и перейти из него по ссылке для подтверждения регистрации.
Как войти
С регистрацией понятно, где вход? Давайте разбираться. Снова открываем trello.com. В правом верхнем углу кликаем “Войти”.
Вводим адрес электронной почты и придуманный для регистрации пароль. Нажимаем на кнопку “Войти”. Если у вас есть аккаунт в Google, вы можете просто авторизоваться через него. Для этого кликните “Войти с помощью Google” ниже.
Мы попали в личный кабинет и теперь займемся планированием.
Инструкция по применению
Ну есть у меня этот Trello… А как им пользоваться, чтобы повысить свою продуктивность?
Trello основан на японской системе управления производства от Toyota. Он помогает выполнить все дела в срок и ничего не забыть.
В реальной жизни организация дел по канбан-методу выглядит так.
В виртуальной вот так (все дела в Trello держатся на 3 китах: доске, списках и карточках).
Доска (Board). Рабочий экран, на который мы вешаем списки с делами (карточками). Настраивайте разный тип доступа: только для себя, рабочей команде или всем. Доску можно добавить в “Избранные”.
Список (List). Его можно переместить, скопировать, отправить в архив.
Карточка (Card). Можете просто описать задачу (например, прибить полочку на кухне) или сделать ее техническим заданием с чек-листами, ссылками и файлами.
Распечатайте ее, давайте ссылку на нее или удалите навсегда за ненадобностью. Чтобы оповестить пользователя об изменениях в карточке, нужно лишь написать его ник со знаком @.
Кто, когда и как работал над задачей, вы увидите в каждой карточке.
Для того чтобы улучшить планирование, в карточке нужно указывать:
- срок выполнения;
- чек-лист;
- метки, чтобы упростить поиск;
- вложения: картинки, документы, видео.
Посмотрите видео о том, как пользоваться Trello.
Как создать доску
Небольшая инструкция о том, как создается доска.
Заходим в свой профиль, открываем Trello. На рабочем экране в разделе “Персональные доски” кликаем на “Создать новую доску…”.
Придумываем название. Настраиваем доступ. Приватный – дела и проекты, которые хотите скрыть от чужих глаз. Публичный – списки, которые видны любому человеку, поиску, но редактируются только участниками.
Еще можно украсить доску красивым фоном. Правда, бесплатно дают на выбор 6 фото и 9 одноцветных. Возможность вставлять свои картинки доступна тем, кто заплатил.
Мы покажем вам на примере домашних дел. С учебой, работой у каждого по-разному, а вот посуду моют все.
Чтобы получить доску, нажмите на кнопку “Создать доску”.
Что можно делать с доской
Хотите использовать доску максимально? Нажмите на меню справа.
Разберемся по каждому пункту.
О доске. Описание для себя и участников. Когда речь заходит о домашних делах, напишем: “Расписание уборки, список покупок, бытовых мелочей”. Так вы не запутаетесь в том, что надо записывать, и дадите понять другим: семье, друзьям, сотрудникам, когда понадобится их помощь.
Чтобы добавить описание, кликните на пункт и пишите. Закончили? Не забудьте сохранить.
Сменить фон. Кликните, чтобы обновить заставку доски. Открывается доступ к 100 изображениям с фотостока Unsplash. Чего-то, связанного с бытом, не нашла, но и натюрморт подойдет.
Поиск карточек. Ищите по названию, цвету меток или по типу задачи: “Просроченные”, “Нет даты выполнения” и др.
Хотите узнать, сколько карточек в каждом списке? Тогда введите в поиске “$” для активации счетчика.
Чтобы быстро вызвать меню поиска, просто нажимайте F.
Улучшения. Подключите дополнительные сервисы к Trello.
Настройки. Можно добавлять/удалять участников доски, отключить обложку у карточек и разрешить комментировать списки.
Метки. Присвойте любой цвет: от желтого до синего задачам, чтобы не запутаться. Например, готовку пометим зеленым, а список покупок – оранжевым. В режиме для дальтоников у каждого оттенка появляется фигурный рисунок. Горячая клавиша для быстрого вызова меню меток – L.
Архив. Место, куда улетают ненужные или выполненные дела. Их можно удалить насовсем или оставить на память.
Копировать доску. Дубликат, чтобы не настраивать и не писать заново.
Экспорт и печать. Сохранить его можно только в формате JavaScript – JSON. Работать с ним человеку, далекому от программирования, сложно. А вот распечатать легко.
Закрыть доску. Проект закончился? Тогда можно убрать его из поля зрения.
Ссылка на доску. Делитесь ей, если хотите поделиться секретами планирования, показать занятость и т. д.
Как добавить список
Откройте доску, нажмите на “+ Добавить список”.
Укажите название и кликните на кнопку “Добавить список”. Можно создать списки для каждого члена семьи, комнаты и т. д.
Вот что у нас получилось. А на какие списки вам удобнее делить задачи? Расскажите в комментариях.
Как добавить карточку
В списке нажимаете “+ Добавить карточку”.
Пишем, что за дело нужно выполнить, и нажимаем “Добавить карточку”.
Если хотите добавить участников, закрепить определенное место за карточкой или пометить, нажмите на многоточие рядом с названием списка.
Если хотите что-то поменять, наведите курсор на карточку и кликните на карандаш.
Как удалить доску
Теперь мы покажу, как удалять. Для этого выбираем бесполезную для нас доску и кликаем дважды правой кнопкой мышки.
В правой стороне есть меню. Выбираем пункт “Еще”.
Нажимаем на “Закрыть доску…”.
Появится предупреждение о том, что произойдет с доской. Мы упорно жмем “Закрыть”.
У вас есть два выхода: нажать “Открыть” и вернуть ее или убрать ее навсегда, нажав “Безвозвратное удаление доски…”.
Примеры использования Trello для разных сфер
Пугает отсутствие ограничений. Можно писать списки в неограниченном количестве, как угодно называть и расставлять их. Как нам выжать из доски планирование по максимуму? Ниже мы расскажем о самых популярных методах использования, поделюсь идеями. Если примеры вам не помогли, напишите о своем случае в комментариях, и мы подкинем пару идей.
Чтобы Trello действительно изменил вашу жизнь, нужно победить прокрастинацию. Иначе любой планировщик так и останется красивой табличкой с мечтами.
Идейник и сборник информации
Когда читаю книги на телефоне, делаю скриншоты с полезностями. Коплю ссылки, цитаты, советы знакомых. Откладываю все на потом, и оно благополучно забывается. А потом понадобится это, думаешь, что где-то видел, перерываешь жесткий диск – бесполезно. Знакомо?
Еще мы добавляем туда скриншоты страниц электронных книг. Не все. Только самые полезные отрывки.
Тогда создайте отдельную доску для хранения информации. Чтобы избежать неразберихи, разделяйте ссылки и заметки на категории. Например, рецепты и кухонные лайфхаки отправляйте в список “Кулинария”. Занимаетесь копирайтингом, читаете соответствующие книжки и собираете цитаты? Тоже отправляйте в отдельный список.
Облачное хранилище
Не хватает места на жестком диске? Хочется сохранить семейные фото, договора, черновики? Можно выгружать файлы в Trello. Бесплатно разрешают добавлять файлы не более 10 Мбайт. За расширенную версию с 250 мегабайтами надо платить 3,75 – 5 $.
Подключите Google Диск, если не хотите тратиться и выгружать крупные файлы.
Планировщик
Мы создали доску сегодня и в ней 3 списка: “Срочно”, “Подождет” и “Сделано”. Вечером сажусь и набрасываю план. Выполненное дело перетаскиваю в крайний список. И так до конца.
Ведение дел удаленщика
Как работать с Trello, если вы фрилансер? Горящие задачи мы кидаем в “Срочно”, то, что надо сделать, – в “Подождет”, остальное раскидываю по дням недели. Завершенные задачи мы убираем. У меня нет списка “Сделано”. Но если вы даете доступ своим клиентам или начальству, то его сделать необходимо.
Визуализация желаемого
Отличный пример личного планирования – карта желаний. Она подогреет мотивацию и сделает мечты целями.
Делим все на 3 категории: “В планах”, “Работаю над этим”, “Добился”. Пишете заголовок мечте и добавляете вдохновляющую картинку.
Вот как это выглядит на практике.
Как спланировать учебу
Вот как выглядит учебный дневник.
Можно распределять все по дням недели, но это скучно.
Особенно если изучаете интернет-профессию, работаете онлайн, да и, вообще, новые знания – ваша страсть.
Мы советуем создать списки под каждую область знаний. Например, просто любопытные факты отправлять в лист “Что это”. Если углубленно изучаете копирайтинг, то разделите его на продающий, информационный, стилистический. Сделайте список “Работа над ошибками”, туда вносите недочеты: смысловые, грамматические. В описании укажите, как собираетесь их устранять, можно подробно, вплоть до названий учебников и ссылок на статьи.
Дополнения, которые стоит попробовать
Как подключить:
- В пункте “Улучшения” введите в поиск название или остановитесь на том, что понравилось.
- Нажмите на кнопку “Добавить” в окошке понравившегося расширения.
Состаривание карточек (Card Aging). Карточка бледнеет каждую неделю и через 28 дней исчезает. В пиратском режиме она стареет и трескается, как постаревшая бумага. Чем это помогает? Если вы написали и забыли забрать вещь из ремонта, призрачная карточка привлечет внимание и напомнит вам. Нет времени очистить список от завершенных дел? Состаривание убирает задачи 4-недельной давности.
В бесплатной версии можно подключить только одно расширение. Если нужно больше, то придется оплачивать бизнес-аккаунт.
Дополнительные поля (Custom fields). Делают из карточек Trello универсал. Вы можете добавить любые поля. Рукодельницы смогут записывать стоимость вещи на продажу и длительность ее изготовления для планирования.
Календарь (Calendar). Соскучились по ежедневнику, где дела вписываются в окошки чисел? Это расширение раскидает все дела по числам, неделям, месяцам.
Повторение карточек (Card Repeater). Если какие-то дела повторяются, то с помощью этого расширения вы автоматизируете процесс. Указываете, что подобная карточка должна появиться в определенный срок.
Полезные фишки
У Trello есть маленькие секретики, которые облегчат и сделают интересней планирование. Сейчас мы поделимся ими.
Присвоить номер карточке
Все задачи в голове пронумерованы по важности? Например, первым нужно отправить e-mail клиенту, потом написать статью, опубликовать материал. Чтобы долго не прокручивать, допишите к заголовку “^” с номером позиции.
Уже существующие карточки так пронумеровать не получится. Создайте новые. Напишите T, если хотите видеть карточку в самом верху, или B, если внизу.
Подключение уведомлений об изменениях
Хотите получать информацию об изменениях в карточке молниеносно? Тогда подпишитесь на нее. Кликните на карточку и справа вы увидите кнопку “Подписаться”.
Объединение карточек
Одна задача плавно вытекает из другой. Например, к статье нужны иллюстрации или список ключевых слов. Выберите карточку, которую хотите добавить в основную.
Нажмите “Поделиться”. Скопируйте ссылку.
Кликните на основную карточку. Нажмите “Вложение”.
Вставьте ссылку.
Дополнительная карточка вместе с превью видна в описании.
Горячие клавиши
Эти клавиши ускорят и упростят работу:
- F – активация меню поиска;
- C – убрать карточку;
- D – установить срок выполнения;
- S – подписаться или отписаться от карточки;
- M – добавить или удалить участника;
- Q – посмотреть карточки, за которые ответственны вы;
- W – открыть или закрыть меню доски.
Чем можно заменить: альтернативы
Не устроил Trello? Хотите попробовать другие приложения для планирования? У Trello развелось много аналогов. Один даже отечественный.
Kanbanchi. Саратовский ответ Trello, который немного проигрывает. Нет приложения, пользоваться можно только с компьютера. Все на английском. Нет чата с пользователями. Зато взаимодействует с Google Apps for Work в 10 раз лучше. Такая фишка пригодится фирмам с приличным документооборотом.
Планиро. Система планирования с канбан-досками. Задачи можно делить по срочности, давности. Функция подготовки отчетов по проектам поможет отследить эффективность работы, скорость и ошибки. Сервис позволяет оценить, насколько хорошо справляются сотрудники со своими обязанностями. Сервис платный – 240 руб./месяц. Можно пользоваться 2 недели бесплатно.
ПланФикс. Та же японская система управления только гибче – объединяются календарь и список в одном окне. На email приходят напоминания о задачах. Скрыть изменения от других участников невозможно. Сотрудник просто не спрячет ошибки или не растянет дедлайн. Автоматизируйте работу одним кликом, разделив задачи и назначив ответственных. Есть 4 уровня доступа к задачам. Фрилансеру легко показать работу над проектом заказчику.
MeisterTask. Взаимодействует с меньшим количеством сервисов в отличие от Trello. Но зато здесь есть уже готовые разделы для распределения задач: “На очереди”, “В работе”, “Завершено”. Есть мобильное приложение и русский язык. Если хотите пользоваться бесплатно, то подключить больше 2 дополнений не сможете и статистику посмотреть тоже.
@ Kaiten. Можете ограничить количество задач в работе для участников, посмотреть эффективность выполнения на диаграмме. Сервис платный, бесплатное пользование – 2 недели.
Taskify. Подойдет тем, кто не хочет долго осваивать планировщик. Здесь нет наворотов. Задачи разбрасываются на “Сделать”, “В работе”, “Сделано”. Регистрироваться не нужно. Карточками можно делиться с помощью ссылок и через Facebook, Twitter.
Заключение
Trello – творческий блокнот. С ним можно делать все что угодно: хранить полезную информацию, визуализировать мечты, планировать работу и семейный бюджет. Функций бесплатной версии хватит.
А что вы хотите планировать в Trello? Работу, учебу, ремонт или сохранять заметки? Давайте обменяемся идеями в комментариях.
До скорой встречи!
