Техника Помодоро – что это такое и как с ее помощью повысить личную продуктивность

Всем привет!

Куча задач, один исполнитель и всего 8 рабочих часов на то, чтобы все успеть и ничего не забыть. Знакомо? Те, кто знает, что такое тайм-менеджмент, наверняка слышали о разных техниках, позволяющих управлять временем. Одной из таких является техника Помодоро.

Сегодня мы расскажем о том, что это такое, как ее использовать, кому она подходит и как сделать ее максимально комфортной для себя.

Что это такое

Техника Pomodoro, или метод помидора, – это система управления временем, которая позволяет быть более эффективным, но тратить при этом меньше времени. Такая продуктивность выполняется за счет глубокой концентрации и организации небольших перерывов.

История появления термина берет начало в 1980-х годах. Будучи еще студентом, итальянец Франческо Чирилло – ныне мировой гуру тайм-менеджмента – озадачился вопросом о том, куда так быстро уходит время и что с этим можно сделать.

Он решил провести эксперимент и разделил работу над домашним заданием на равные промежутки времени с короткими перерывами. Для самоконтроля он взял обычный кухонный таймер в виде помидора, который заводился на 10 минут. Работа пошла быстрее и продуктивнее. Чирилло знал, что уже через 10 минут сможет отдохнуть, поэтому занимался усерднее.

На итальянском языке такой таймер называется pomodoro, что переводится как “помидор”. Поэтому техника и получила название Pomodoro technique, или техника Помодоро.

Как использовать метод Pomodoro

Помидорная техника очень простая. Таймер – это все, что вам потребуется.

Вот пошаговый алгоритм:

1. Выберите любую задачу для выполнения.
2. Позаботьтесь об отвлекающих факторах: поставьте телефон в беззвучный режим, отключите уведомления электронной почты, прикройте дверь и т. п.
3. Установите таймер на 25 минут.
4. В течение отведенного времени максимально сконцентрируйтесь на выполнении задачи до тех пор, пока не прозвенит сигнал таймера.
5. Сделайте перерыв в 5 минут. В это время можете выйти из-за стола, пройтись, выпить воды, потянуться, расслабиться.
6. Снова отмерьте на таймере 25 минут и повторите цикл.
7. После четырех таких полных циклов сделайте большой перерыв на 20–30 минут.

Таким образом, один цикл представляет собой один помидор. Вы работаете 25 минут + 5 минут отдыхаете. Итого получается 30 минут. Это один полный цикл и один целый помидор. За 1 час работы вы выполните 2 помидора, за 2 часа – 4 помидора.

После 4 помидоров вам нужно сделать большой перерыв с полной сменой деятельности. После такого отдыха вы сможете с новыми силами вернуться в работу.

Чтобы впоследствии иметь возможность анализировать результаты, все задачи можно фиксировать.

Для этого подойдет листок бумаги и карандаш, либо электронный планер:

1. Сделайте разметку с минутными интервалами: 25 – 5 – 25 – 5 минут и т. д.
2. По завершении каждого рабочего отрезка ставьте галочку напротив соответствующей строки.
3. Здесь же можно записывать конкретные задачи, которые вы выполняли. Это позволит проанализировать прогресс в конце рабочего дня.

Почему и как это работает

В тайм-менеджменте есть еще один похожий метод – метод слона. Его суть заключается в том, что вы не приступаете к одной объемной работе сразу, а делите ее на маленькие части и шаг за шагом двигаетесь к большой цели. Другими словами, вы делите “слона” на кусочки и незаметно для себя “съедаете” всего слона целиком.

Помодоро действует по схожему принципу. Когда перед вами стоит большая задача, бывает трудно ее начать и сохранить мотивацию. Но стоит только разделить ее на отдельные маленькие части, да еще и с обязательными перерывами, и работа не кажется столь уж сложной. Ситуация становится управляемой и сводится к тому, чтобы просто сделать еще один шаг.

Кроме того, это отличная тренировка для мозга, который привыкает к высокой концентрации и тем самым помогает вам добиваться успеха.

Система Помодоро подойдет и офисным работникам, и фрилансерам, которые вынуждены самостоятельно контролировать процесс своей деятельности и на этой почве часто прокрастинируют.

Многие “свободные художники” смогли с помощью помидорной техники сократить свой рабочий день и освободить время для семьи и хобби.

В чем сила Pomodoro? Подведем небольшие итоги:

1. Повышает производительность. Вы больше не будете задаваться вопросом, куда уходит время. Научитесь ценить его, грамотно распоряжаться рабочим днем, прогнозировать временные затраты на те или иные задачи.
2. Вынуждает меньше отвлекаться на ерунду. Когда в вашем распоряжении только 25 минут, вы вряд ли начнете листать ленту социальных сетей или иным образом терять драгоценное время.
3. Поддерживает мотивацию. Задача, стоящая перед глазами, уже не столь масштабная. Вы концентрируетесь только на маленьком кусочке, что психологически упрощает весь процесс. К тому же список вычеркнутых к концу дня дел позволит похвалить себя и подстегнет к еще большим успехам.
4. Препятствует выгоранию. Каждые полчаса вы делаете 5-минутные перерывы, а каждые 2 часа можете позволить себе полноценно отдохнуть. Это помогает поддерживать силы и не чувствовать себя совершенно измотанным к концу рабочего дня.

Когда принцип не поможет

Pomodoro – это универсальный способ управления временем.

Вместе с тем он может не подойти в некоторых случаях:

1. Если вы работаете в команде над общей задачей. Здесь, как правило, режим работы и время перерывов от вас не зависит.
2. Если ваша работа заключается в координировании других людей. К вам постоянно обращаются с вопросами, вы должны вовремя реагировать на электронные письма или сообщения в мессенджерах, отвечать на звонки, проводить конференции и т. п.
3. Если для работы вам нужно вдохновение. К примеру, если вы художник или пишете книгу, музыку, стихи. При таких условиях жесткие рамки будут только сбивать.
4. Если у вас разноплановые задачи, отличающиеся по сложности, объему, времени дедлайна и т. п.
5. Слишком частые перерывы отбрасывают вас назад, и вам сложно снова вникнуть в задачу.
6. Ваш тип темперамента требует больше времени на концентрацию, и 25 минут вам не хватает.

Но несмотря на перечисленные особенности, технику Помодоро можно тестировать всем без исключения. Во-первых, она применима не только в работе, но и в бытовых делах.

А во-вторых, есть некоторые уловки, помогающие адаптировать технику под свои индивидуальные условия. И сейчас узнаем, как это сделать.

Но сперва рекомендуем вам ознакомиться с публикацией на нашем блоге о том, как все успевать.

Как адаптировать технику под себя

Важно понимать, что техника Pomodoro – это не заключение себя в кандалы, а способ работы с личной производительностью. Она должна помогать, а не создавать лишние проблемы. Поэтому метод можно и нужно видоизменять.

Вот некоторые рекомендации:

1. Вовсе не обязательно делить свой день на промежутки в 25 и 5 минут. Вы можете увеличивать время интенсивной работы и сокращать число перерывов, либо, наоборот, сделать короткие отрезки для концентрации и растянуть продолжительность отдыха.
2. Если с утра ваша продуктивность на высоте, вы можете увеличивать утренние рабочие сессии и сокращать их к концу рабочего дня, когда мозг уже устает и не может должным образом отработать свои 25 минут.
3. Когда вы не выспались, включиться в работу может быть непросто. Ставьте таймер на 15 минут вместо 25. А позже, когда придете в норму, сможете увеличить интервалы.
4. Бывают такие задачи, которые требуют большей сосредоточенности и усилий. Тогда 25-минутные отрезки могут оказаться недостаточными, чтобы дойти до минимально допустимой логичной паузы, а звонок таймера будет сбивать с настроя. В таком случае вам можно взять за правило, что чем сложнее задача, тем больше помидорка, т. е. длиннее рабочий отрезок времени.
5. Если по долгу службы вы вынуждены отвлекаться на важные дела, например, звонки или сообщения, то можете ставить таймер на паузу, а после возобновлять его работу и свою деятельность.

Оценка результата

Итоговая оценка важна не меньше, чем сама техника. В конце рабочего дня проанализируйте получившийся список и посчитайте, сколько помидорок вы сегодня выполнили.

Можно еще немного модернизировать технику и начать добавлять в список пометки об отвлечениях. Если в процессе 25-минутной помидорки вы отвлеклись, поставьте какой-нибудь отличительный знак (например, крестик). Можно еще сразу оценивать это отвлечение по шкале важности от 1 до 10.

По завершении всех текущих дел задайте себе несколько вопросов:

1. На что я отвлекался?
2. Насколько это было важным?
3. Что бы произошло, не отвлекись я на это?
4. Как сделать так, чтобы в следующий раз меня это не отвлекло?

Если вы увеличиваете длину активности, обязательно указывайте это в своем планере. Равно как и протяженность передышек. В конце дня вы увидите, как часто вам приходилось отклоняться от плана и как это влияло на работу.

Сервисы и приложения для смартфона и компьютера

Для выполнения техники можно использовать стандартный таймер, который по умолчанию встроен в любой смартфон. Но есть много других удобных программ, которые специально созданы для Помодоро.

Таймеры для компьютера:

1. Pomodoro Tracker – простая программа для браузера с гибкой системой настроек. Она позволяет изменять продолжительность рабочего периода, длину перерывов, интервал организации длинного отдыха, настраивать автостарт, записывать задачи и т. п.
2. Помидорковый таймер – онлайн-таймер с приложением для Mac OS. Здесь есть все аналогичные настройки. Можно даже настроить тиканье, есть функция “Пропустить помидорку” и “Пропустить перерыв”. А внизу экрана ведется автоматический подсчет количества пройденных помидорок.

Приложения для Android:

1. Pomodoro Timer – простой таймер для вашего смартфона с современным дизайном и возможностью поменять цветовую гамму.
2. Focus Timer Reborn – программа со статистикой и анализом производительности. Здесь тоже есть все необходимые настройки, можно редактировать статистику, все данные фиксируются в облачном хранилище, поэтому вы их не потеряете.
3. Pomodoro Smart Timer – это таймер и трекер в одном флаконе. В нем нет рекламы, много разных звуков для будильника, настраиваемые темы и полностью редактируемые параметры Помодоро.

Программы для iOS:

1. Plantie – таймер с интересной и мотивирующей геймификацией. Если вы остаетесь сосредоточенным и не отвлекаетесь, у вас вырастает дерево. За выращенные растения даются поощрительные значки. Есть раздел, в котором можно отслеживать ежедневную статистику.
2. Flat Tomato – простой бесплатный таймер с оригинальными темами и цветными диаграммами.
3. Focus To-Do: Помодоро и задач‪и – это таймер и список задач. Есть статистика по проектам, возможность планирования разных типов дел, отчеты и даже рейтинг, где можно следить за чужими успехами и сравнивать их со своими.

Заключение

Итак, мы с вами узнали, что представляет собой метод Помодоро и зачем он нужен.

В оригинале его правила куда более жесткие: Чирилло убежден, что любой отвлекающий фактор может потерпеть 20–25 минут, а потому не рекомендует ставить таймер на паузу.

Кроме того, создатель техники поощряет низкотехнологичный подход с применением обычного механического таймера, который своим тиканьем должен напоминать о течении времени.

За время существования Pomodoro тысячи людей научились работать более продуктивно, по-разному адаптируя методику и находя оптимальные для себя вариации. Не бойтесь экспериментировать, но помните, что самое главное – это научиться грамотно распоряжаться временем, а не загонять себя в угнетающие рамки.

Благодарим за внимание. Успехов вам во внедрении новой техники в деловую и повседневную жизнь.

До скорого!