Семь основных принципов тайм-менеджмента

Здравствуйте!

Время — единственный невосполнимый ресурс. Считается, что больше зарабатывает тот, кто успевает сделать больше за 24 часа. Однако одному человеку хватает рабочего дня на всё, а у другого минуты утекают, как песок сквозь пальцы. Всё дело в умении управлять временем. Мы расскажем о семи важных принципах тайм-менеджмента.

Планируй заранее

Планирование — основной инструмент укротителя времени.

У него несколько целей: во-первых, план помогает заранее понять, на чём стоит сосредоточиться; во-вторых, освобождает разум от постоянных размышлений и перечисления задач про себя.

Выносите всё на бумагу (или экран), составляя план на день заранее, желательно с вечера. Не стоит перечислять 100500 пунктов — очевидно, что столько успеть за сутки невозможно. Оптимально — пять-семь задач в день.

Формулируй правильно

Правильно сформулированная задача — половина успеха. Каждый пункт вашего списка должен отвечать пяти требованиям.

Идеальная задача:

• конкретна (Specific);
• измерима (Measurable);
• достижима за отведённый срок (Attainable);
• действительно ведёт к нужному результату (Relevant);
• ограничена по времени выполнения (Time-bound).

Этот принцип называют SMART.

Проанализируем пару пунктов из плана условного финансового консультанта Жоры К.:

• «Стать лучшим хомяком-финансовым консультантом в мире» — задача неконкретна, неизмерима, недостижима за сегодня и не ограничена по времени. Не подходит!
• «Подать заявку на конкурс лучших хомяков-финансовых консультантов до 16:00» — задача конкретна, измерима, достижима, ведёт к нужному результату и имеет временное ограничение. Подходит!

Ешь лягушку на завтрак

Самое неприятное дело дня нужно делать сразу. Брайан Трейси — знаменитый бизнес-тренер, который учит людей достигать успеха, — называет это «съесть лягушку на завтрак».

Понятно, что неприятное дело делать не хочется, и мы бессознательно откладываем его на потом, ещё немножко на потом, а потом — раз! — день закончился.

Что происходит в это время в мыслях и чувствах:

• вы весь день думаете о том, что надо сделать ЭТО;
• вы испытываете чувство вины от того, что ЭТО не сделано;
• если от ЭТОГО зависит дальнейший ход работы, то всё буксует и падает продуктивность;
• самооценка понижается, потому что вы не можете справиться с ЭТИМ и подводите коллег (или себя самого).

Поэтому «ешьте лягушку на завтрак». Выполнив неприятное дело сразу с утра, вы будете довольны собой и свободны от переживаний. Дело движется в бодром режиме, все счастливы кроме лягушки.

Фокусируйся на главном

Вы наверняка на собственном опыте знаете, что всё успеть невозможно. К счастью, этого и не нужно. На самом деле успеть нужно главное, а остальное пусть делает кто-нибудь другой… или не делает никто.

Эдвард Рэй, писатель и консультант по вопросам тайм-менеджмента, сформулировал «Метод 4D».

Если в вашем плане оказалось слишком много задач, распределите их по четырём категориям:

• Do (сделать) — то, что требует немедленного выполнения;
• Delegate (делегировать) — то, что может с успехом выполнить помощник;
• Delete (удалить) — то, без чего можно обойтись;
• Delay (отложить) — несрочная задача или задача, для решения которой ещё не всё готово.

Больше всего вопросов обычно возникает с делегированием. Что именно можно доверить другому человеку? Ответ прост: то, что требует много времени и приносит не особо значимый результат.

Примеры:

• Генеральная уборка кухни своими силами занимает четыре часа (с перекурами — все шесть). За эту же работу наёмная домработница возьмёт 2000 рублей. За четыре часа вы обычно способны сделать два проекта по 1000 рублей каждый, а за шесть часов с перекурами — все три за 3000. Уборку кухни можно смело делегировать.
• Нужно написать скрипт для сайта. Далекому от программирования человеку придётся потратить на освоение темы не один день, каждый из которых влечёт убытки из-за простоя основного дела. Специалист выполнит задачу за день и возьмёт фиксированную сумму, которая меньше потенциальной упущенной выгоды.

Анализируй время

Куда уходит время? Если этот вопрос мучает всерьёз, пора покончить со страданиями. В течение нескольких дней фиксируйте, на что и сколько времени вы тратите. Можно просто отмечать время начала каждого дела на листе бумаги, а можно использовать специальные мобильные приложения. В конце дня проанализируйте результаты. Скорее всего, они вас удивят.

Учись говорить «нет»

Отказывайтесь от лишних обязанностей, которые старательно навязывает руководство, «общественных нагрузок», бесед с болтливыми собеседниками, нашедшими в вашем лице «свободные уши». Если делать всё корректно, то никто не обидится, зато освободится куча времени.

Практикуйся, экспериментируй

Постоянно развивайте своё умение управлять временем. Осваивайте новые инструменты, пробуйте разные лайфхаки. Анализируйте, что действительно эффективно в конкретном случае, а что не особо работает. В итоге в вашем арсенале останутся только самые проверенные способы.

Время — совсем не безудержная стихия, которой невозможно управлять. Это ресурс, которым надо грамотно пользоваться, обращая его во благо себе и своим доходам.

До новых встреч!