Тайм-менеджмент: 17 инструментов

Здравствуйте!

Тайм-менеджмент - бомба планирования. Расскажем ТОП-17 техник, которые помогут правильно организовать время и избавят Вас от мусорных дел. Без воды + лайфхаки.

Вы успеваете сделать дела за 24 часа? Или уже не верите, что справитесь с текущими задачами и с радостью вычеркните их из ежедневника?

Дефицит времени называют "болезнью 21 века", а тайм-менеджмент стал лекарством. Но не буду Вас томить речами о том, для чего он нужен, а сразу перейду к техникам, которые помогут правильно управлять временем.

Техники УПРАВЛЕНИЯ ВРЕМЕНЕМ

Тема тайм-менеджмент популярное направление в тренингах и коуч-программах. И были разработаны сотни методов, в том числе и авторские, которые способны помочь в планировании времени. Но обо всех говорить не буду, затрону только самые лучшие техники.

Техника 1. От Никиты Жесткова

Итак, начнем с авторского метода Никиты. Суть его в следующем: на каждый день планируйте 3 дела, одно основное и два второстепенных. Ваша задача на день - выполнить запланированные дела.

Только вот никакие отговорки не помогут. Хоть форс-мажор, хоть инопланетяне захватили Землю, не важно. Три дела есть? Есть! Так что выполняйте. 

Естественно, если какое-то из дел нельзя выполнить физически, то разбейте его на более мелкие. Если же Вы выполнили запланированные дела достаточно быстро, и осталось много времени, то подбивайте хвосты или выполняйте рутинные задачи.

Техника 2. от Ицхака Пинтосевича

Этот метод тайм-менеджмента помогает рассортировать поток мыслей из головы. И для его реализации возьмите три листа. Первый лист надо разделить на 4 части и заполнить, образец ниже.

В итоге реализованные проекты обеспечат исполнение цели на год, которая является частью плана на 5-7 лет и приблизят Вас к выполнению миссии.

Второй лист надо разделить на 2 части, можно как в примере ниже. И заполнить соответствующим образом.

Дальше подготовьте третий лист для списка "Входящие" и записывайте туда любую новую мысль, которая пришла в голову. И уже потом принимается решение, к какому списку она относится. Если же мысль не приносит результата, то вычеркните ее, как лишнюю.

Техника 3. SMART

Да, все верно, техника постановки целей это тоже инструмент тайм-менеджмента, мы бы сказали, что это его основа.

Мало того, что цель сложно сформулировать, так она к тому же может быть неясной: "Хочу много денег". А сколько конкретно и на что - непонятно. Или не согласовываться с другой целью: "Стать руководителем высшего звена", "Родить ребёнка".

Хочу отметить, что именно правильно сформулированная цель позволяет не распыляться на ненужные задачи, которые к достижению главной цели не приводят. Так вот, цель должна строиться из критериев, указанных в таблице.

Техника 4. Похитители времени

Похитители времени в тайм-менеджменте - это привычки неорганизованности или пустая трата времени. Они отвлекают от рабочих или повседневных задач и являются причинами дефицита времени.

К основным похитителям времени относятся:

1. Разговоры на отвлеченные темы;
2. Просмотр ленты в соц.сетях;
3. Зависимость от гаджетов и компьютерных игр;
4. Просмотр телевизора;
5. Лишний сон и перекусы.

От таких привычек сразу отказаться сложно, поэтому решите, как и когда Вы позволите себе отвлекаться, составьте расписание для похитителей.

Кстати, причина использования данной техники в том, что постепенно пожиратели времени заменятся на новые привычки, да и Вы отвыкните каждые две минуты смотреть в гаджет.

Техника 5. Фиксация

Эта, пожалуй, один из основных методов тайм-менеджмента. Так вот, он предлагает перенести информацию из головы на бумагу или текстовый файл с помощью списков:

Использование этой техники тайм-менеджмента позволяет структурировать информацию. У Вас уже будет четкое представление желаний, целей, задач и идей, с которыми можно работать и направить усилия для их достижений.

Списки техники "Фиксация"

Техника 6. Матрица Эйзенхауэра

Президент США Дуайт Дэвид Эйзенхауэр создал матрицу Эйзенхауэра, которая помогает распределить задачи в соответствии со сроками и степенью важности.

Для этого разделите лист бумаги на три столбца: список задач, важно и срочно.

Напротив задачи укажите ответ "Да" или "Нет" на вопросы:

1. Это важно?
2. Это срочно?

Затем нарисуйте таблицу и две оси: ось важности по вертикали и ось срочности по горизонтали. Так образуется матрица, в которой выделяются четыре квадранта: "A", "B", "C", "D".

В каждый из квадрантов записываются задачи и дела в соответствии с таблицей из трёх столбцов.

И для начала важное примечание: срочные дела из квадранта "С" не перепутайте с делами из квадранта "А", а то получится неразбериха:

• Квадрат А - сделайте это немедленно. При грамотном планировании квадрант остается пустым. Для этого пункты остальных квадрантов делайте вовремя;
• Квадрат В - решайте, когда это сделаете. Заслуживает пристального внимания, отражает приоритетные и текущие задачи. Эти задачи и формируют основу расписания;
• Квадрат С - сделайте позже. Дела из данного квадранта отвлекают, мешают сосредоточиться и не приближают человека к желаемому результату;
• Квадрат D - игнорируйте. Задачи из квадранта D не приносят никакой пользы, они игнорируются. Это те самые пожиратели времени.

Ранжирование задач по матрице Эйзенхауэра упрощает составление расписания, помогает эффективно управлять временем. Достаточно спланировать время для выполнения задач из группы "В" и "С".

Техника 7. Пирамида Франклина

Пирамида Франклина создаёт проект на всю Вашу жизнь. Благодаря тщательной проработке каждого этапа пирамиды можно добиться глобальных результатов, даже стать президентом.

Метод включает в себя: главные жизненные ценности, глобальную цель, генеральный план, долгосрочный план, краткосрочный план, план на день.

Теперь давайте разберем каждую составляющую.

Ориентиры, которые человек выбирает, проживая жизнь, называются жизненными целями, то есть это и есть ценности:

• Семья;
• Богатство;
• Дружба;
• Здоровье;
• Карьера;
• Учеба;
• Любовь.

Жизненные ценности определяют значимые и важные результаты, которые достигаются в жизни. Время от времени ценности могут меняться, но все же основная внутренняя идея остаётся неизменной. 

Традиционно считается, что для мужчин основой жизни будет карьера, а для женщины – семья. Но времена меняются.

На основании жизненных ценностей выбираем глобальную цель, которая выделяется количественной и качественной характеристикой. 

Для достижения глобальной цели расписывается генеральный план, который состоит из действий и проектов, а также долгосрочного (на несколько лет), краткосрочного (несколько месяцев) плана и плана на день (ежедневные дела).

Пирамида Франклина

Техника 8. Метод Парето

В тайм-менеджменте метод Парето рассматривается стандартно, то есть в пропорции 20% усилий дают 80% результата.

Метод Парето удобно использовать в тандеме с другими техниками, чтобы найти идеальную пропорцию действий, которые приведут к результату кратчайшим путём. Например, задачи, которые попали в квадрант "В" матрицы Эйзенхауэра, соответствуют этой пропорции.

Также для применения данного метода можно составить список ежедневных задач следующим образом:

И далее применяйте принцип Парето: целевые задачи это те 20% усилий для достижения 80% результата.

Техника 9. Принцип "Помидора"

Эта техника тайм-менеджмента разработана Франческо Чирилло “Pomodoro”. Она помогает настроиться, когда сложно взяться за дело. По данной технике все дела состоят из помидоров, один помидор - это 25 минут непрерывного занятия.

Подготовка к технике простая: составьте план на день, установите время выполнения для каждой задачи и разбейте его на "помидоры". Но обязательно исключите внешние раздражители.

После каждого помидора необходимо сделать перерыв 5-10 минут. Так можно сделать до четырех "помидоров". И уже потом перерыв не менее 30 минут. Таким образом планирование времени будет наиболее эффективным.

Техника Pomodoro улучшает концентрацию внимания, устраняет отвлекающие моменты, подходит для сложных умственных задач.

Если Вас заинтересовала данная техника и уже не терпится ее использовать, то вот Вам сайт-таймер помидоров: tomato-timer.com.

Техника 10. График Ганта

Диаграмма Ганта разрабатывалась для крупных организаций, в которых проекты состояли из множества задач, и нужно было контролировать сроки их выполнения.

Контроль исполнения задач ведется с помощью графика. Сами проекты расписываются по задачам, имеющимся ресурсам и ответственным лицам. Для каждого этапа проекта устанавливаются свои сроки.

График Ганта

График Ганта состоит из линии абсцисс - оси времени, на которой установлены сроки. Вертикальной осью служит перечень задач.

Задача представлена горизонтальным столбцом, который показывает моменты начала и завершения работ. Сроки выполнения проекта на графике представлены первой и последней датой.

Техника применяется в командной работе и используется в приложениях по управлению проектами.

Техника 11. Записи

Ежедневное ведение записей представляет собой традиционный способ создания расписания и является неотъемлемой частью тайм-менеджмента. Ведение ежедневника помогает сосредоточиться на выполнении задач, потому что информация хранится в одном месте.

Например, можно записывать все свои действия, которые совершили за день. Поле чего необходимо проанализировать дела и почистить от ненужных. Или же можно сделать утренний ритуал, который подразумевает составления плана на день.

В таком случае подготовка планов начинается с постановки цели, затем задачи выписываются из списков техники "Фиксация" или матрицы Эйзенхауэра, и с помощью ежедневника формируется расписание.

Кстати, дела, которые выполнили, безжалостно вычеркивайте. Это эмоциональное действие мотивирует выполнять следующие задачи.

Техника 12. Делегирование

Техника "Делегирование" позволяет перейти от личного исполнения задач в организации к управлению их выполнения. Делегирование экономит время.

Работу, которую сделают не хуже или лучше Вас, поручайте другим. Срочные и неважные задачи (из квадранта "С" матрицы Эйзенхауэра) делегируйте.

Делегировать - высший пилотаж эффективности: выберите подходящего исполнителя для каждой задачи, введите в курс дела, определите срок исполнения, стандарты качества и критерии оценки выполнения. Вот и все.

Техника 13. Хронометраж

Техника помогает посчитать, сколько времени в целом тратится на задачи. Суть в следующем: хронометраж проводится на протяжении нескольких недель, фиксируется начало и завершение каждой задачи, а также длительность выполнения.

Выполнять технику можно любым удобным способом: на листе бумаги, в эксель или же воспользоваться мобильными приложениями и компьютерными программами: ATRacker-учёт времени, aTimeLogger, PrimaERP.

Анализ результатов хронометража выявит скрытые временные резервы, покажет продуктивность дня и поможет скорректировать расписание.

Техника 14. Съесть лягушку

Техника предлагает начинать день с задач, которые постоянно откладываются, делаются долго или не выполняются вовсе. При этом они имеют особое значение и влияют на результат достижения цели. Поэтому лучше всего "лягушек" планировать на утро.

Об этом в своих книгах говорит Брайан Трейси. "Лягушка" вызывает неприятные чувства, и подходить к ней, а тем более есть, желание отсутствует. Тем не менее, такие задачи требуют решения, потому что являются частью результата.

Продуктивность человека во многом зависит от того, сколько "лягушек" он успевает "съесть" до обеда. Кстати, список задач из квадранта "А" матрицы Эйзенхауэра состоит как раз из таких "лягушек".

"Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с Вами уже не случится."

Марк Твен  

Техника 15. Тайм-менеджмент по Дэн Кеннеди

Дэн Кеннеди предлагает выполнять те задачи и работу, что приносят желаемый денежный достаток.

Вы знаете, сколько зарабатываете в день? Сколько стоит час Вашей работы? Если знаете, то отлично. А если нет, то Дэн Кеннеди в книге "Жесткий тайм-менеджмент" рекомендует использовать такую формулу расчета стоимости рабочего часа:

Стоимость рабочего часа = ((количество рабочих часов) х (количество рабочих дней в году)) / (годовой заработок)

Такая техника полезна, когда Вы работаете над проектами, потому что она позволит посчитать, к какой работе приступить: выбрать один крупный проект, два средних или несколько маленьких.

Техника 16. Дедлайн

Данный метод тайм-менеджмента похож на "хронометраж", только отличия в том, что в "дедлайн" Вы сразу устанавливаете время, которое необходимо для исполнения задачи.

Поэтому, если Вы хотите использовать данный метод, то просто при планировании расписания напротив задачи установите точную дату исполнения. Иначе, если Вы не установите срок, то задача не будет выполнена вовсе.

И как говорится дедлайн - линия смерти. И закон Паркинсона гласит: "Работа заполняет время, отпущенное на неё".

Техника 17. Scrum

Популярный метод - Scrum. Планирование в режиме спринт, который состоит из цели, плана по ее достижению, выполнения плана и достижения цели.

Срок для выполнения задачи устанавливается коротким, не более одного месяца. Каждый спринт включает в себя четыре этапа: еженедельное планирование, ежедневное выполнение задач, окончание спринта, ретроспектива, анализ.

В технике Scrum используют доску с тремя столбцами: "сделать", "в работе", "сделано", и "стикеры", на которых фиксируются задачи и идеи.

Перемещение стикера из одного столбца в другой отображает ход выполнения задач.

Метод Scrum

Лайфхаки

Фуууух... С техниками разобрались. Теперь поделимся с Вами главными правилами, а точнее лайфхаки тайм-менеджмента. Итак, поехали!

1. Используйте голосовой ввод

Как Вы знаете, все новые идеи нужно записывать. И для того, чтобы процедура отнимала меньше времени - используйте голосовой ввод. На телефоне в заметках он точно есть.

2. Один день = одна задача, которая приближает к цели

Добавьте к списку обычных дел одну задачу для достижения цели и потратьте на неё час.

3. Один месяц = одна маленькая цель

Глобальную цель разбивайте на более мелкие, которые можно выполнить за один месяц. Так Вы небольшими шагами придете к достижению глобальной цели.

4. Используйте Trello

Матрицу Эйзенхауэра, тайм-менеджмент Scrum планируйте в программе управления проектами Trello.

5. Пятнадцатиминутный сон

По возможности включите небольшой сон в обеденный перерыв. Данный примем может повысить работоспособность.

6. Делите день на 3 части

Утро посвятить себе и телу. День - решение приоритетных задач. Текучка - пара часов. Вечер - семья и расслабление.

7. Включите в план активный отдых

В ежедневный график включайте полезный отдых, который поможет расслабиться и получить положительные эмоции. Например, вечерняя прогулка или утренняя зарядка.

8. Утреннюю рутину делайте вечером

Вечером потратьте 10 минут на подготовку к будущему дню: одежда, расписание, маршрут дороги. Это сэкономит как минимум 20 минут утром. Помните про этот совет по тайм-менеджменту, и тогда Вы точно останетесь в плюсе.

9. Выделите 30 минут на развитие

Расписание состоит не только из рабочих и повседневных задач. Обязательно планируйте время и на образование.

10. Говорите: "Нет"

Пожалуй, основное правило тайм-менеджмента. Так как волшебное слово "Нет" позволит не делать то, что не входило в планы. Личные задачи на первом месте.

11. Отключите уведомления на телефоне

Уведомления мобильных приложений отвлекают чаще, чем сообщают нужную информацию. Проверяйте приложения и почту в соответствии с расписанием.

12. Медитируйте

Техника осознанного дыхания поможет отдохнуть, перезагрузится и продолжить работу с новыми силами. Мелодии из приложения Relax Melodies: Sleep Sounds расслабляют приятными звуками природы и перенесут на берег океана с шумными волнами и раскатами грома.

13. Контролируйте расписание

Потратьте 10 минут на анализ сегодняшнего дня и планирование завтрашнего. Полчаса потратьте на неделю. Час - на месяц. Два - на год.

14. Установите таймер на каждую задачу

Таймер из техники "Помидор" установите, чтобы не отвлекаться и не смотреть часто на часы. В спокойной обстановке приятно работать.

15. Готовьтесь к дедлайну заранее

Проект или отчетный документ сделайте за два дня до окончания срока. Так будет время проверить ещё раз. И не начнётся паника, если случился форс-мажор.

ВКЛЮЧАЙТЕСЬ В СОЦСЕТИ УЖЕ 40 000+ С НАМИ

16. Для каждой задачи устанавливайте сроки

Так проще контролировать и планировать расписание. В приложении Boss Note задаче сразу устанавливается срок выполнения.

17. Не копите дела

Задачи, которые копятся и требуют решения, отвлекают от новых идей и мешают спокойно спать. Поэтому закрывайте два-три дела в день. Подключайте "лягушек", "помидор" или признайтесь, что не будете их выполнять.

18. Выбрасывайте лишнее

Инвентаризация документов, канцелярских товаров и прочих предметов на столе позволит навести порядок. Ненужные вещи выкиньте или подарите, планируйте на эту задачу 1 час каждый месяц.

19. Вырабатывайте привычку планировать

Один из основных и главных принципов тайм-менеджмента. Каждый день начинайте и заканчивайте с планирования. Потом это войдёт в привычку, и Вы уже на автомате будете планировать каждый день, концентрируясь на важных задачах.

20. Воспринимайте неудачи как опыт

Если цель не достигнута, план провалился и возник форс-мажор, то не отчаивайтесь и возвращайтесь к плану заново. Проанализируйте и внесите корректировки таким образом, чтобы в следующий раз избежать подобных ситуаций.

21. Анализируйте

Итоги дня анализируйте, размышляйте о том, что было сделано, что ещё нужно сделать и ответьте на вопросы: "Как это получилось?", "Удовлетворены ли Вы результатом?"

22. Не бойтесь поменять планы

Встреча отменяется или сотрудник заболел, будьте готовы к переменам в расписании. Пусть всегда будет запасной план В.

23. Ежедневный релакс

Категорию релакс планируйте ежедневно, даже с учетом того, что у Вас много дел или Вы ничего не успеваете. Релакс поможет не выгореть, освежить голову, да и нервы сберечь.

24. Учитывайте индивидуальные особенности биоритмов

В течение нескольких недель наблюдайте за собой и отмечайте часы и дни с минимальной и максимальной продуктивностью, а затем планируйте дела в соответствии с этими закономерностями. На пик активности планируйте "лягушек".

25. Повторяющиеся задачи автоматизируйте

Составьте список задач, которые можете автоматизировать при помощи сервисов. Например: не ручное составление отчетов по звонкам, а выгрузка из CRM (например Мегаплан), не ежедневный постинг в соц.сети, а отложенный, да и сразу в несколько.

26. Создавайте маршруты

Вы находитесь в точке А. С помощью целей и задач прокладываете путь к точке В. Так создается маршрут исполнения цели и фокусируется внимание на итоге.

27. Работайте не больше, чем запланировали

Отчет, который делается за несколько часов, но сделать нужно через 2 недели, Вы будете делать 2 недели. Справедливо и обратное: если уменьшить срок, необходимый для выполнения работы, можно заставить мозг сосредоточиться и включиться на полную.

28. Одна минута планирования экономит десять на выполнение

Подготовка к занятию облегчает процесс выполнения. Сделайте пометки, какие инструменты понадобятся, сколько времени это займёт, кто может помочь, если что-то пойдёт не так.

29. Определите области ключевых результатов

Из цели выделите две или три приоритетные задачи, которые в большей степени влияют на достижения цели. Так вот, уделяйте на их проработку хотя бы по часу каждый день, а также анализируйте результат.

30. Меняйте виды деятельности

При планировании расписания учитывайте, какое количество времени уйдёт на выполнение задания. Умственную деятельность чередуйте с физической. После переговоров займитесь подготовкой документов, а потом прогуляйтесь.

31. Используйте сервисы-помощники

Сервис-помощники возьмут на себя решение задач, которые возможно делегировать: помогут забронировать столик в ресторане, купить билеты в театр, и также будут полезны в работе: сделать бухгалтерию, подготовить рассылки, ответить на телефонные звонки.

КОРОТКО О ГЛАВНОМ

Планирование жизни станет новым преимуществом, поможет расставить приоритеты и знать, куда и как двигаться на пути к собственному счастью в работе и личной жизни. А также Вы поймете, для чего нужна та или иная задача.

На первый взгляд сложно научиться тайм-менеджменту, но Ваша цель и наши техники помогут двигаться по заданному алгоритму.

 План работы:

1. Определитесь с целями;
2. Разбейте цели на задачи;
3. Выберите технику планирования;
4. Оцените результат;
5. Похвалите себя за проделанную работу.

До новых встреч!