Планёрка с сотрудниками: эффективный план проведения

Здравствуйте!

В России не принято собираться в коллективе по рабочим задачам. Каждый стремится быстрее закрыть свои дела, а не тратить время на собрания и обсуждение очевидных вопросов.

Но что, если такие встречи станут по-настоящему полезными, будут проходить быстро и эффективно? Тогда отказываться от них не имеет смысла. Давайте разберём, как внедрить в компании планёрки — от базовых принципов до готовых шаблонов.

Что такое планёрка

Вы когда-нибудь пробовали проводить планёрки с сотрудниками? Если да, то наверняка слышали после встречи фразу: «Опять поговорили ни о чём». Это классическая ситуация, которая возникает не потому, что планёрки вредны, а из-за отсутствия чёткой методики их проведения.

Чтобы сразу расставить все точки, зафиксируем определение. Мы берём его не из головы, а из авторитетных словарей — Ожегова, Ефремова, Даля, Тихонова или Кузнецова. Все они дают практически одинаковое описание.

Планёрка — короткая встреча для оценки и определения хода выполнения поставленных задач.

Ключевое слово здесь — «короткая». Именно это отличает планёрку от совещания. Максимальная продолжительность такой встречи — 60 минут. Всё, что дольше, уже переходит в формат совещания.

1. Виды планёрок

Планёрки различаются по структуре и целям. Чтобы использовать их с максимальной пользой, важно понимать, какие виды существуют и когда их применять.

1.1 По времени проведения

Все планёрки можно разделить на три категории: ежедневные, еженедельные и ежемесячные. Обычно в компании используют только один формат, считая остальные избыточными. На деле каждый из них решает свои задачи:

1. Ежедневная планёрка. Подходит при высокой активности или необходимости регулярной мотивации. Длится не более 15 минут — всё коротко и по делу.
2. Еженедельная планёрка. Позволяет подвести итоги недели и наметить планы на следующую. Продолжительность — до 30 минут.
3. Ежемесячная планёрка. Обязательный формат для оценки результатов всего месяца. Длится до 1 часа.

Иногда ежемесячную планёрку растягивают до 2–3 часов. В таком случае по сути это уже совещание. Однако если встреча остаётся по делу, можно сохранить и более длительный формат.

Помимо регулярных встреч существуют внеплановые планёрки — для решения срочных вопросов. Они собираются быстро, проводятся оперативно и завершаются в короткие сроки.

1.2 По теме встречи

Помимо временного деления, планёрки различаются и по содержанию. Хотя чаще всего под планёркой подразумевают подведение итогов недели и оценку выполнения плана продаж, существует и другие форматы:

1. Распределение задач. Цель — максимально загрузить сотрудников актуальными делами на ближайший период.
2. Один вопрос. Обычно внеплановые встречи, посвящённые конкретной проблеме.
3. Мозговой штурм. Короткие собрания небольшой команды для генерации идей.
4. Информационная. Классический формат — озвучивание текущей ситуации.
5. Мотивационная. Помогает заряжать команду энергией, особенно при стрессовой работе. Отличный метод мотивации.
6. Обучающая. Компактная передача знаний за короткое время.

В реальности планёрки часто представляют собой комбинацию нескольких тем. Главное — уделять каждой из них достаточно внимания и не превращать встречу в хаотичный «галоп по Европам».

Составляющие успешной планёрки

Перед тем как перейти к шаблонам, важно понять не только что обсуждать, но и как организовать встречу. Вот ключевые элементы, которые влияют на результат:

• Повод встречи. Каждый участник должен заранее понимать цель.
• Состав участников. Список нужно сформировать и разослать заранее.
• Место проведения. Конференц-зал, офис или онлайн — выбирайте удобный вариант.
• Время проведения. Лучше фиксировать одно и то же время, чтобы выработалась привычка.
• Регламент. Чёткий план и хронометраж каждого блока.
• Материалы. Флипчарт, ручки, презентации — всё должно быть готово.
• Куратор. Ведущий (руководитель или сотрудник).
• Секретарь. Человек, фиксирующий итоги и протокол.

Соблюдение этих пунктов значительно повышает эффективность встречи и помогает точно понимать, о чём говорить на планёрке.

План планёрки для внедрения

Универсальных шаблонов не существует — каждый бизнес имеет свою специфику. Однако приведённый ниже пример можно адаптировать под нужды вашей компании.

Еженедельная планёрка
Время: каждый понедельник в 09:00
Продолжительность: до 30 минут

1. Подведение итогов недели;
   1.1 Продажи компании;
   1.2 Продажи отдела/смены;
   1.3 Продажи каждого менеджера;
   1.3.1 Выполнение KPI;
   1.3.2 Сумма продаж и потенциальных сделок;
   1.3.3 Основные показатели (конверсия, средний чек и т.д.);
   1.3.4 Зарплата на текущий момент;
   1.4 Приближение к недельному плану продаж;
   1.5 Приближение к месячному плану продаж;
   1.6 Итоги (промежуточные) конкурса для персонала;
2. Проблемы за неделю;
   2.1 Почему не выполнили план;
   2.2 Пути решения проблем;
3. Планы на неделю;
   3.1 Идеи сотрудников;
   3.2 Акции;
   3.3 Задачи и цели;
4. Мини-тренинг.

Этот шаблон подходит для еженедельной планёрки в отделе продаж. Месячная версия будет более масштабной, а ежедневная — более лаконичной. Итоги подводятся соответственно за месяц или за день. На основе примера можно сформировать собственный план для розницы, опта или сферы услуг.

Важные нюансы

Любую планёрку можно сделать ещё эффективнее. Вот наиболее рабочие улучшения из практики:

1. Планёрка в Skype. Если сотрудники не могут собраться оффлайн, проводите встречу онлайн. Также можно подключать удалённых участников параллельно с очной встречей.

2. Только позитив. Формулируйте всё в ключе «Как это улучшить» и «Что уже сделано хорошо» — это повышает мотивационный эффект.

3. Бонусы за присутствие. Вместо штрафов за опоздания можно ввести премии за регулярное участие.

4. Опоздавшие стоят. Простое и действенное правило: опоздавшие всю встречу проводят стоя.

5. Соблюдение времени. Чётко лимитируйте каждый блок и прерывайте обсуждение при превышении лимита.

6. Перекус до планёрки. Кофе и печенье — только до начала. После старта действует правило «кто не успел, тот опоздал».

7. Подарок активным. Поощряйте тех, кто активно участвует, — небольшие подарки мотивируют.

8. Итог планёрки. Протокол должен быть разослан всем участникам или размещён на видном месте.

До новых встреч!