Как получить закрывающие документы в Яндекс.Директе

Здравствуйте!

Отчетные документы — это головная боль рекламодателей. В каждой рекламный системе свои тонкости, и Яндекс.Директ — не исключение. Мы детально разобрали, как получить закрывающие документы в Директе, кому они доступны и какими бывают.

Закрывающие документы Яндекс.Директа подтверждают факт завершения сделки между системой и рекламодателем. Система формирует и отправляет документы автоматически.

Закрывающие документы нужны для подтверждения:

• Выполнения обязательств сторонами.
• Юридической легальности и завершенности сделки.
• Затрат рекламодателя — для составления отчетности. 

В Яндекс.Директе получить закрывающие документы могут индивидуальные предприниматели (ИП) и юридические лица. 

После регистрации в системе ИП или юрлица работают по двустороннему договору-оферте. Этот договор вступает в силу между сторонами с момента оплаты рекламодателем первого счета на услугу. Он обладает полной юридической силой и не требует подписания. 

Распространенная ошибка рекламодателей — неправильный выбор организационно-правовой формы на этапе регистрации аккаунта.

Если ваш аккаунт зарегистрирован на физическое лицо, то вам надо знать следующее:

• Яндекс.Директ не предоставляет физическим лицам закрывающих документов, таких как счет и акт.
• Кассовый чек — единственный документ, который получает физлицо от системы. Этот документ отправляется на электронную почту и подтверждает оплату услуги.
• Для получения бухгалтерских документов физическое лицо должно зарегистрировать новый аккаунт на юрлицо или ИП.

Внимательно заполняйте анкету во время регистрации. Укажите свою страну и выберите организационно-правовую форму. Внесите данные об организации, укажите платежную информацию, юридический и почтовый адрес, контактное лицо, представителя, информацию о сайте или приложении.

С момента подтверждения регистрации система начнет автоматически формировать и отправлять документы на указанный адрес. Договор-оферта будет акцептован после оплаты счета на услуги системы. 

Виды закрывающих документов в Директе (и как их получить)

Какие документы предоставляет система

Яндекс.Директ предоставляет следующие бухгалтерские документы юрлицам и ИП:

• счет на оплату;
• акт об оказанных услугах;
• счет-фактура.

Счет на оплату

Документ является основанием для оплаты рекламодателем услуг.

Как найти счет:

1. Зайдите на страницу «Счета» в Яндекс.Балансе.
2. Укажите тип даты. Счета можно искать по дате выставления и по последней оплате. 
3. Выберите период, за который хотите найти счета. Для этого кликните на кнопки «развернуть список» напротив полей «С» и «По». В календаре выберите даты начала и окончания периода.
4. Воспользуйтесь расширенным поиском, если хотите найти счет по номеру, статусу, сервису, номера заказа и другим параметрам.

Нажмите «Показать счета». Система сформирует таблицу с результатами поиска, в которой будет представлен счет.

Пример счета в Яндекс.Директе

Акт об оказанных услугах и счет-фактура 

Акт об оказанных услугах — первичный учетный документ, который подтверждает факт оказания услуг Яндекс.Директом юрлицу или ИП. Содержит данные о стоимости и объеме услуг.

Счет-фактура формируется на основании составленного акта.

Акт и счет-фактура формируются отдельно по каждому счету. Происходит это, когда Яндекс.Директ выполнил свои обязательства перед рекламодателем и оказал услугу в рамках выставленного счета на оплату.

Например, если счет был выставлен и оплачен на 50 тыс. руб., то как только вы израсходуете эти деньги, это станет основанием для формирования акта.

Но не всегда окончание календарного месяца совпадает с полным выполнением обязательств Яндекс.Директа перед рекламодателем по счету.

В этом случае по окончании месяца система предоставляет клиенту:

• промежуточный акт и счет-фактуру — на сумму фактически израсходованных средств;
• авансовый счет-фактуру на сумму счета.

Эти документы передаются в бухгалтерию. Далее уже, по факту выполнения обязательств, система отправляет акт и счет-фактуру на всю сумму.

Обратите внимание, что номер и название рекламной кампании в акте и счете-фактуре не указываются.

Порядок предоставления счетов, актов и счета-фактуры

• Система автоматически отправляет рекламодателю копии документов на электронную почту. Бумажные оригиналы отправляются по юридическому адресу компании. 
• Электронные копии актов и счетов отправляются на электронную почту раз в неделю по вторникам. Они полностью совпадают с оригиналами документов, но не имеют подписей и печатей.
• Бумажные оригиналы счетов, актов и счетов-фактур отправляются спустя 3–5 дней после электронной рассылки.

Важно! Некорректно указанный юридический адрес — одна из причин задержки в получении бумажных документов. Поэтому убедитесь, что в Яндекс.Балансе верно указан юридический адрес, и у вас есть возможность получать почту по нему (это особенно актуально для арендованных адресов).

Для компаний на ЭДО документы доступны только в системе электронного документооборота. В этом случае Яндекс.Директ не отправляет закрывающие документы по электронной почте или Почтой России.

Как заказать оригиналы документов

Оригиналы документов автоматически отправляются на юридический адрес, который указывает юрлицо или ИП во время регистрации аккаунта. 

Для избежания задержек и проблем при получении документов рекламодателю стоит созвониться с отделом бухгалтерии Яндекса и подтвердить свои почтовые реквизиты.

Вся история взаиморасчетов между рекламодателем и Яндексом хранится в Яндекс.Балансе. В своем кабинете вы можете не только находить счета и акты за определенное число, но и заказывать оригиналы документов вручную. Это нужно, например, в случае их утери бухгалтерией и других форс-мажорных обстоятельств. 

Порядок заказа оригиналов документов:

1. Зайдите на страницу «Акты».
2. Установите период, за который хотите получить документы.
3. Выберите данные поиска в расширенном поиске. Обязательно укажите плательщика. Для сужения поиска заполните такие поля: номер акта или номер счета, вид договора, название сервиса, тип оплаты.

Нажмите «Вывести».

В форме «Заказать оригиналы документов» закажите оригиналы для всех или для определенных документов. В первом случае в результатах поиска выберите «Получить все оригиналы», во втором — выберите «Получить выбранные оригиналы» и отметьте нужные акты.

Система обработает заказ в течение трех рабочих дней. Оригиналы закрывающих документов будут отправлены по указанному почтовому адресу.

Важно! Электронные копии документов идентичны оригиналам и имеют те же номера, даты и суммы. Поэтому для избежания задержек в заполнении бухгалтерской отчетности используйте информацию из копий закрывающих документов.

Как заказать копии актов на электронную почту

Заказ копий актов также осуществляется в Яндекс.Балансе на странице «Акты». Копии документов отправляются на электронную почту.

Алгоритм поиска нужных документов такой же, как и при поиске оригиналов:

1. Укажите период, за который хотите получить отчетность. Максимальный период получения отчетности — не более одного квартала.
2. В расширенном поиске обязательно укажите плательщика. При необходимости введите номер акта или номер счета, вид договора, название сервиса, тип оплаты. 
3. Нажмите кнопку «Вывести». В результатах поиска отметьте документы, которые хотите получить.

Документы на электронную почту отправляются в формате PDF. В одном письме может быть находиться до 10 документов. Если вы отметили большее количество документов, то система отправит несколько писем.

Для отправки копий документов укажите свой электронный адрес и введите капчу. Система отправляет документы в течение одного дня после их заказа.

Вы можете получить закрывающие документы за прошедший день последнего месяца после сверки всех сформированных счетов и актов за отчетный период. Обычно сверка проводится с 1 по 6 число текущего месяца.

Другие операции с закрывающими документами

Как выдать доступ бухгалтеру

Для удобства ведения бухгалтерского учета рекламодатель может выдать доступ к закрывающим документам бухгалтеру. 

Условия предоставления доступа:

• Доступ может получить бухгалтер, у которого есть аккаунт в Яндексе. При этом на нем не должно быть зарегистрировано рекламных кампаний. 
• Можно предоставить доступ нескольким бухгалтерам. Но один бухгалтер может быть подключен только к одному юрлицу.
• Бухгалтер не может предоставлять доступ другим бухгалтерам.

Как предоставить доступ:

1. Перейдите на страницу «Акты» в Яндекс.Балансе.
2. Внизу страницы кликните на ссылку «Добавить логин для бухгалтера».
3. Введите логин и кликните на кнопку «Добавить».

Если у вас возникли проблемы с предоставлением доступа для бухгалтера, пишите на [email protected]

Как заказать акт сверки

Акт сверки — документ, который составляется для сверки взаиморасчетов между рекламодателем и Яндекс.Директом за определенный период. Регулярные акты сверки формируются по окончанию месяца, квартала и года.

Акт сверки отправляется в формате PDF на электронную почту после 10-го числа следующего месяца.

Порядок действий для получения регулярных актов сверки:

1. Зайдите на страницу «Акты» в Яндекс.Балансе.
2. Внизу страницы нажмите «Заказать регулярный бухгалтерский акт сверки».

1. В открывшемся окне установите период формирования актов (ежемесячно, ежеквартально или в конце года). 
2. Укажите плательщиков, для которых нужно создавать акты сверки. 
3. Нажмите кнопку «Заказать». 

После настройки вы не сможете самостоятельно изменить заданный порядок формирования актов сверки (например, добавить или удалить плательщиков, увеличить период формирования актов с месяца до квартала и т. д.). Для изменения отправьте запрос на электронную почту [email protected]

В Яндекс.Балансе вы можете сформировать акт сверки за любой период по всем плательщикам.

Как это сделать:

1. Перейдите на страницу «Акт сверки онлайн». 
2. Укажите период, за который хотите получить документ в электронном виде.
3. Нажмите кнопку «Вывести». Также вы можете загрузить отчет в формате Excel. Для этого кликните на ссылку «Расширенный отчет в формате Excel».

До новых встреч!