Электронный документооборот

Здравствуйте!

Представьте: Ваша компания вышла на рынок и каждый месяц она выставляет в бумажном варианте счета, накладные, подписывает договора и т.п. За полгода работы скапливается много документов, учет производится в разных программах и архивах. И тут приходит проверка и просит, скажем, показать оригинал договора с конкретным контрагентом. Начинается поиск.

В этот момент Ваш менеджер понимает, что они так и не обменялись оригинальными документами с контрагентом, несмотря на то, что отгрузка товара уже произведена. Проверка провалена. 

Дело в том, что обмен бумажными документами требует много ресурсов и усилий по отслеживанию. Государство придумало способ, как быстро и удобно обмениваться важными документами в электронном виде по защищенным каналам связи — электронный документооборот (ЭДО).

Такие документы имеют юридическую силу, если подписаны квалифицированной электронной подписью (КЭП). Без нее обмен документами с контрагентами или госорганами будет носить разве что ознакомительный характер. Государство признает электронные документы оригиналом, а значит не требуется бумажный вариант. И все документы можно отслеживать в едином сервисе ЭДО.

Сервисов ЭДО, которые обеспечат вашей компании электронный документооборот, много.

Как работает ЭДО? Какой сервис выбрать и критерии этого выбора? Расскажем в этой статье.

Кому подходит ЭДО

Для начала определимся, нужно ли Вашей компании переходить на электронный документооборот:

• Крупному и среднему бизнесу с большим внешним документооборотом, чтобы облегчить и упростить делопроизводство;
• Компаниям, которые работают с товарами, подлежащими маркировке, или товарами, подлежащими прослеживаемости;
• Участникам госзакупок;
• Малому бизнесу даже с небольшим документооборотом, чтобы повысить эффективность работы

Использовать ЭДО необходимо почти всем компаниям, чтобы осуществлять отчетность в органы: ФСС, ФНС, Росстат, ПФР, РПН, РАР и ФТС. 

В зависимости от специфики перевести в ЭДО можно следующие виды документов:

• Производственные (отчеты, наряды);
• Архивные (каталоги);
• Бухгалтерские (счет-фактуры, акты оказания услуг, накладные);
• Кадровые (договора на учебу или работу, личное дело, отпуска);
• Складские (инвентаризация, отчеты);
• Управленческие (приказы, устав);
• Налоговые (налоговая отчетность);
• Технические (инструкции).

Цель сервисов электронного документооборота (СЭД) — обеспечить единую систему хранения, учета и редактирования информации в разных форматах (изображения, текст, аудио- и видеофайлы). Хорошо спроектированный сервис интегрируется с другими приложениями и программами (например: 1С, ERP и CRM).

Сервисы ЭДО

Рассмотрим популярные сервисы ЭДО в России:

Индивидуальные тарифы и условия работы можно обговорить напрямую с сервисом ЭДО.

Пользовательский рейтинг систем ЭДО

Свой личный топ сервисов электронного документооборота мы показали выше, но Ваше мнение тоже важно. Если Вы уже пользовались системами ЭДО, выберите, какая Вам больше всего нравится. А если ещё не пользовались — отметьте, какую хотите попробовать.

Как работает ЭДО 

Cервис ЭДО работает по принципу мессенджеров или электронной почты: он передает информацию b2b, b2c, а также внутри самой компании.

Чтобы начать работать с сервисом ЭДО Вам нужно:

1. Выбрать оператора, которого одобрил ФНС;
2. Приобрести КЭП;
3. Перевести необходимые документы в электронный вид;
4. Выбрать техническое решение для работы (web, модуль для 1С, интеграция с другой учетной системой (как SAP, Oracle, Directum));
5. Известить контрагентов о переходе на ЭДО;
6. Настроить роуминг с контрагентами, которые пользуются отличным от вашего сервисом ЭДО.

Какие нужды вашей компании закроет сервис ЭДО и его функционал рассмотрим на примере КонтурДиадок.

1. Создание и отправка документов

В сервисе можно добавить электронный документ с компьютера, выгрузить из учетной системы или создать по шаблону. Также Вы можете настроить отображение печатной формы электронного документа по шаблону Вашей организации (например, добавить логотип или штрихкод). Система автоматически проверяет документы на правильность заполнения и формирования перед отправкой. 

2. Распределение и учет документов

Интерфейс сервиса ЭДО похож на e-mail. Документы распределяются по папкам: "Входящие", "Исходящие", "Черновики", "Удаленные" и другие. А для работы с важными юридическими оригиналами папки: "Требующие обработки", "Обработанные". Кнопки действия с документами: "Согласовать", "Подписать", "Отказать" и т.д.

От мессенджера здесь похожие функции по отслеживанию сообщения — актуальный статус документа: "Отправлен", "Получен", "Подписан", "Отказано в подписи". 

Настраивайте маршрут, по которому будет происходить движение документов. Выбирайте подразделение или конкретного сотрудника для получения. А в карточке документа Вы узнаете, для каких целей он используется, сможете настроить теги и свойства.

В облаке сервиса будут хранится все документы — и Вы легко сможете осуществить поиск нужного по фильтрам или слову.

3. Работа с контрагентами

Сервис позволит вам обмениваться электронными документами в одной системе или по роумингу с другими сервисами ЭДО, а также с иностранными контрагентами.

В модуле "Взаиморасчеты" можно сопоставить акты сверки и взаиморасчетов, а далее отправить результат сверки контрагенту из сервиса.

4. Кадровая работа

В электронный формат можно перевести все кадровое делопроизводство. Отмечать отпуска и командировки ваших сотрудников.

Создавайте подразделения и заводите карточки сотрудников. Сотрудники организации с паролем Администратор смогут пользоваться сервисом ЭДО — им будут доступны все функции, кроме подписания.

Такая иерархия подразделений позволит упростить документооборот: каждому сотруднику доступны документы одного или нескольких подразделений. При необходимости, документы можно перемещать из папки в папку.

5. Работа с маркированным прослеживаемым товаром

ЭДО обязателен для маркированных товаров (например, для молочной продукции): подавать сведения напрямую в госорганы невозможно.

Как сервис поможет Вашей компании: он передаст коды маркировки в систему «Честный ЗНАК» (ЦРПТ). А в работе с прослеживаемыми товарами передаст информацию в ФНС и выставит счет-фактуры необходимого образца.

Как выбрать ЭДО

Как у полноценного участника рынка, перед Вами рано или поздно встанет вопрос о переходе на ЭДО и выбор сервиса. Без ЭДО невозможно подавать документы в многие госорганы. При выборе сервиса предлагаем опираться на следующие критерии:

1. Функциональность

У всех операторов ЭДО стандартный набор функций: отправка, получение, подпись, форматирование и хранение документов. 

Какой дополнительный функционал может предоставлять сервис ЭДО:

• Роуминг — обеспечивает обмен документами с другими операторами ЭДО;
• Интеграция с 1С, Битрикс, Госуслуги, API и другими модулями;
• Возможность работы с маркированным и прослеживаемым товаром в соответствии с законом;
• Мобильное приложение.

2. Надёжность

Так как электронный документооборот имеет юридическую силу и конфиденциальную информацию, коды шифрования и целостность передаваемых данных — приоритетная задача, которая должна гарантироваться любым сервисом ЭДО.

На что Вам следует обратить внимание при проверке сервиса на надежность:

• У сервиса ЭДО должен быть сертификат соответствия отрасли и лицензия;
• Сервис есть в реестре одобренных операторов ЭДО ФНС;
• В протоколе передачи документов происходит фиксация действий;
• Отзывы пользователей.

3. Техподдержка

Непрерывный обмен документов, доступность платформы и техподдержка 24/7, которая отреагирует и решит вашу проблему в любое время — это обязательный уровень сервиса для ЭДО.

Плюсом будет, если сервис ЭДО в договоре готов закрепить уровень предоставления особых услуг — SLA. Если такие вам необходимы.

4. Стоимость

Вы можете подключится к сервису ЭДО на базе web и API бесплатно. Платить нужно за исходящие документы. Средняя цена за один документ примерно 6,5 рубля. Она зависит, как правило, от объема трафика или количества документов в месяц. 

Что ещё может быть платным: 

• Дополнительный функционал (работа с маркировкой или роуминг);
• Количество пользователей сервиса;
• Аккаунт;
• Объем хранилища документов;
• Подключение к сервису на базе Вашей системы или программы;
• Интеграция с модулями (кроме API).

Остальную информацию Вы можете запросить в коммерческом предложении.

5. Технологичность

Интерфейс сервиса должен быть понятным для сотрудников и не требовать длительного обучения.

Преимуществами сервиса ЭДО также станут:

• Своевременное обновление платформы;
• Отслеживание изменения в приказах, ГОСТ, законодательных и нормативно-правовых актах РФ, связанных с электронными документами;
• Возможность создать документы особого формата под нужды отрасли (например: МХ-1, МХ-3, КС-2, КС-3);
• Хранение документов на нескольких серверах;
• Доступ к архиву документов после окончания оплаченного периода.

Коротко о главном

Почему важно использовать ЭДО? Отлаженный процесс документооборота поможет компании комфортно развиваться и соответствовать рынку. При использовании ЭДО исключается риск ошибки, потери и подлога документов. Информация защищена, юридическую ответственность несет сам сервис ЭДО. Документы передаются в кратчайшие сроки. Автоматизация позволит эффективно использовать ресурсы, Ваше время и время сотрудников компании.

Кому стоит переходить на ЭДО? 

• Компаниям с большим количеством контрагентов и филиалов;
• Развивающемуся бизнесу, контрагенты которого работают по ЭДО;
• Малому и среднему бизнесу, чтобы ускорить расчеты (это уменьшит кассовый разрыв).

Какие преимущества ЭДО даст Вашей компании:

• Сокращение расходов на печать и времени на отправку;
• Удобство поиска документа в системе по заданным параметрам;
• Массовая отправка и подпись документов контрагентам в один клик;
• Возможность работы с документами удаленно за пределами страны;
• Моментальная и надежная отправка, перехватить или подделать документ невозможно;
• Ускоренная передача документов в госорганы;
• Участие в тендерах и госзакупках.

Как выбрать сервис ЭДО?  Выбор зависит от размера и задач Вашего бизнеса. Обратите внимание на следующие критерии выбора сервиса: функциональность и надежность сервиса, работа техподдержки, стоимость услуг и технологичность.

До новых встреч!