Электронный документооборот

Здравствуйте!

Представьте: ваша компания активно развивается, ежемесячно выставляя десятки счетов, накладных и договоров в бумажном виде. За полгода работы накапливается внушительный архив, а учёт ведётся в разных программах и папках. Вдруг приходит налоговая проверка и просит предъявить оригинал договора с конкретным контрагентом. Начинается лихорадочный поиск.

В этот момент менеджер понимает, что оригиналы так и не были обменены, хотя отгрузка товара уже состоялась. Проверка провалена.

Обмен бумажными документами требует серьёзных ресурсов и постоянного контроля. Государство предложило удобное решение — электронный документооборот (ЭДО) по защищённым каналам связи. Такие документы обладают полной юридической силой при наличии квалифицированной электронной подписи (КЭП). Без неё обмен носит лишь ознакомительный характер. Государство признаёт электронные документы оригиналами, поэтому бумажные версии не требуются, а все документы удобно отслеживать в единой системе.

Сервисов ЭДО, которые обеспечат вашей компании надёжный электронный документооборот, существует множество. Как именно работает ЭДО, по каким критериям выбрать оператора и какие возможности он открывает — рассказываем в статье.

Кому подходит ЭДО

Для начала определим, нужен ли вашей компании переход на ЭДО:

• крупному и среднему бизнесу с большим внешним документооборотом — для упрощения делопроизводства;
• компаниям, работающим с маркированными или прослеживаемыми товарами;
• участникам госзакупок;
• малому бизнесу — даже при небольшом объёме документов, чтобы повысить эффективность.

Использовать ЭДО необходимо практически всем компаниям для сдачи отчётности в ФНС, ФСС, Росстат, ПФР, РПН, РАР и ФТС.

В ЭДО можно перевести документы следующих типов:

• производственные (отчёты, наряды);
• архивные (каталоги);
• бухгалтерские (счета-фактуры, акты, накладные);
• кадровые (договоры, личные дела, приказы об отпусках);
• складские (инвентаризационные ведомости);
• управленческие (приказы, уставы);
• налоговые (отчётность);
• технические (инструкции).

Цель систем электронного документооборота (СЭД) — создать единое пространство для хранения, учёта и редактирования информации в разных форматах. Качественный сервис легко интегрируется с 1С, ERP и CRM-системами.

Сервисы ЭДО

Рассмотрим популярные сервисы ЭДО в России. Индивидуальные тарифы и условия можно обсудить напрямую с оператором.

Пользовательский рейтинг систем ЭДО

Мы представили свой топ сервисов выше, но ваше мнение тоже важно. Если вы уже пользовались ЭДО, выберите понравившуюся систему. Если ещё нет — отметьте, какую хотите попробовать.

Как работает ЭДО

Сервис ЭДО функционирует по принципу мессенджера или электронной почты: передаёт данные между компаниями (B2B), клиентами (B2C) и внутри организации.

Чтобы начать работу с ЭДО, необходимо:

1. выбрать оператора, одобренного ФНС;
2. приобрести квалифицированную электронную подпись (КЭП);
3. перевести документы в электронный вид;
4. выбрать техническое решение (web-версия, модуль 1С или интеграция с SAP, Oracle, Directum);
5. уведомить контрагентов о переходе;
6. настроить роуминг с контрагентами, использующими другого оператора.

Рассмотрим ключевые возможности ЭДО на примере Контур.Диадок.

1. Создание и отправка документов

В сервисе можно загрузить документ с компьютера, выгрузить из учётной системы или создать по шаблону. Доступна настройка печатной формы с логотипом и штрихкодом. Перед отправкой система автоматически проверяет корректность заполнения.

2. Распределение и учёт документов

Интерфейс напоминает электронную почту. Документы распределяются по папкам: «Входящие», «Исходящие», «Черновики», «Удалённые». Для юридически значимых документов предусмотрены папки «Требующие обработки» и «Обработанные». Доступны кнопки действий: «Согласовать», «Подписать», «Отказать».

Система показывает актуальный статус документа («Отправлен», «Получен», «Подписан», «Отказано в подписи»). Можно настроить маршрут движения документов, указав подразделение или конкретного сотрудника. В карточке документа отображаются цели использования, теги и свойства. Все документы хранятся в облаке и легко ищутся по фильтрам.

3. Работа с контрагентами

Сервис позволяет обмениваться документами внутри одной системы, через роуминг с другими операторами и с иностранными контрагентами. В модуле «Взаиморасчёты» можно сформировать и отправить акт сверки.

4. Кадровая работа

В электронный формат переводится всё кадровое делопроизводство: договоры, приказы об отпусках и командировках. Можно создавать подразделения и карточки сотрудников. Администраторы получают доступ ко всем функциям, кроме подписания документов. Иерархия подразделений упрощает распределение прав доступа.

5. Работа с маркированным и прослеживаемым товаром

ЭДО обязателен при обороте маркированных товаров (например, молочной продукции). Сервис передаёт коды маркировки в «Честный ЗНАК» и сведения о прослеживаемых товарах — в ФНС, а также формирует счета-фактуры установленного образца.

Как выбрать ЭДО

При выборе сервиса стоит ориентироваться на несколько ключевых критериев.

1. Функциональность

Базовый набор функций у всех операторов схож. Дополнительные возможности включают:

• роуминг с другими операторами;
• интеграцию с 1С, Битрикс, Госуслугами и API;
• работу с маркированным и прослеживаемым товаром;
• мобильное приложение.

2. Надёжность

Важно убедиться, что сервис имеет сертификат соответствия, лицензию и присутствует в реестре ФНС. Фиксация действий в протоколе и положительные отзывы пользователей — дополнительные признаки надёжности.

3. Техподдержка

Круглосуточная техническая поддержка и возможность заключения SLA — важные условия для бесперебойной работы.

4. Стоимость

Подключение на базе web и API обычно бесплатное. Платить нужно за исходящие документы — в среднем 6,5 рубля за документ. Дополнительно оплачиваются роуминг, маркировка, пользователи, объём хранилища и интеграции.

Актуальные условия можно запросить в коммерческом предложении.

5. Технологичность

Интерфейс должен быть интуитивно понятным. Полезными будут регулярные обновления, отслеживание изменений законодательства, поддержка отраслевых форм (МХ-1, КС-2 и др.), хранение на нескольких серверах и доступ к архиву после окончания оплаченного периода.

Коротко о главном

Отлаженный ЭДО позволяет компании развиваться без рисков потери или подделки документов. Информация защищена, юридическую ответственность несёт оператор. Документы доставляются мгновенно, а автоматизация экономит время и ресурсы.

На ЭДО стоит перейти:

• компаниям с большим количеством контрагентов и филиалов;
• развивающемуся бизнесу, чьи партнёры уже используют ЭДО;
• малому и среднему бизнесу — для ускорения расчётов и сокращения кассового разрыва.

Преимущества ЭДО:

• снижение расходов на печать и доставку;
• быстрый поиск документов;
• массовая отправка и подписание в один клик;
• удалённая работа из любой точки мира;
• мгновенная и защищённая передача;
• ускоренная сдача отчётности и участие в тендерах.

Выбор сервиса зависит от размера и задач бизнеса. Ориентируйтесь на функциональность, надёжность, качество техподдержки, стоимость и технологичность платформы.

До новых встреч!