Что если мы скажем вам, что ведение бухгалтерского учёта — не такой уж страшный зверь, каким кажется многим предпринимателям? Если вы владелец бизнеса, то можете самостоятельно контролировать свою отчётность и вести онлайн-бухгалтерию, даже если вы в этом не профи. Разберёмся, как это работает с помощью современных сервисов, на примере одного из лидеров рынка.
Особенности работы
Чтобы понять, как работают сервисы онлайн-бухгалтерии, рассмотрим широкий функционал платформы «Моё дело» — одного из лидеров рынка услуг по ведению бухгалтерии для компаний.
1. Главная страница
На главной странице в удобных виджетах отображается вся необходимая информация, которая сразу даёт понять, что происходит в компании на текущий момент. Разберём основные блоки подробнее.
1.1. Деньги
В правой части виджета вы видите общее количество доступных средств. Отрицательная сумма появляется, если нужно погасить платежи, а денег недостаточно. Также отображаются деньги на расчётном счёте и в кассе (если она есть). Здесь тоже может возникнуть отрицательный баланс при кассовом разрыве.
Ниже указывается сумма сформированных налогов. Это не фиксированная величина — она меняется в зависимости от поступления денежных средств.
В правой части блока отображаются операции по расчётному счёту. Это особенно удобно для крупного бизнеса, где безналичные операции преобладают и легко запутаться в деталях.
1.2. Налоговый календарь
В этом виджете показаны сроки и виды налогов, которые нужно оплатить, а также документы, которые необходимо отправить в налоговую. Цветовая маркировка помогает ориентироваться: красный — просроченные платежи или документы, серый — предстоящие даты.
Если событие уже выполнено или его нужно убрать, нажмите на стрелочку напротив — оно переместится в завершённые дела. С помощью фильтра можно отобразить только актуальные, просроченные или завершённые события.
1.3. Документы на продажу
Здесь отображаются последние выставленные счета, акты и накладные. Период можно выбрать самостоятельно.
Ниже расположена сводная таблица с тремя показателями: сумма выставленных счетов, сумма неоплаченных счетов и сумма счетов без закрывающих документов. Так вы сразу видите текущее финансовое состояние.
Ниже идёт список последних документов. Каждый номер кликабелен. Можно настроить отображение: все документы, только счета, только акты или только накладные. В нижней части блока есть кнопки для быстрого создания нового документа.
1.4. Документы на покупку
Блок работает по тому же принципу, что и «Документы на продажу», но здесь собрана вся документация, связанная с покупками.
1.5. Электронная отчётность
В разделе видно все подготовленные и отправленные документы, автоматически переданные через интернет в ФНС. Если отчёт готов к отправке, напротив пункта «Неотправленные отчёты» появится цифра и название документа.
Отправленный и успешно проверенный отчёт отмечается зелёной галочкой, при ошибке — красной.
Кнопка «ФНС/ПФР» позволяет написать в налоговые органы прямо из сервиса, а «Сверка с ФНС» помогает понять причины непринятия отчёта.
1.6. Контрагенты
В разделе отображаются все контрагенты. Можно открыть карточку компании или связаться с ней прямо с главной страницы.
2. Заказы
В разделе собрана вся информация и документация по заказам. Он разделён на категории: «От покупателей», «Поставщикам» и «Сборка».
2.1. От покупателей
Раздел состоит из трёх основных частей: создание заказа, поиск и таблица заказов.
2.1.1. Создание заказа
Заказ создаётся по аналогии с другими документами — достаточно нажать кнопку «Заказ» в верхнем углу.
После этого откроется форма из трёх частей.
Реквизиты заказа и клиента
Номер и дата заполняются автоматически. При самостоятельном вводе номера важно не допускать повторов. Далее выбирается тип товара: оптовый, розничный или интернет-магазин. Обязательно указывается статус заказа (от «Черновик» до «Выполнен»). Если клиент не выбран, заказу автоматически присваивается статус «Черновик».
Информация о контрагенте заполняется автоматически при выборе из базы. Нового контрагента можно добавить прямо в этом окне.
Предмет заказа
Выбирается склад и товар. Большинство полей заполняется автоматически. При необходимости товар можно добавить в базу. Бегунок «Зарезервированный товар» включается автоматически, чтобы избежать ситуации, когда документально товар есть, а фактически его нет.
Информация по доставке
Выбирается вид доставки и заполняются данные: сумма, адрес, дата, время и получатель.
2.1.2. Поиск заказа
Все заказы отображаются в таблице. Можно искать по номеру, клиенту или складу. Редактирование, копирование и удаление доступны через меню из трёх точек.
2.2. Поставщикам
Раздел работает по тому же принципу, что и «От покупателей». Отличие только в назначении заказа.
2.3. Сборка
Кнопка «Сборка» появляется в разделах заказов, когда нужно добавить комплектующие к уже созданному заказу. Для новых заказов, состоящих из нескольких товаров или материалов, используется отдельный раздел «Сборка».
2.3.1. Оформление заказа на сборку
Оформление происходит по стандартной схеме. В таблице предмета заказа особое внимание уделяется показателям «К сбору» и «Собрано».
«К сбору» — итоговое количество продукции после сборки. «Собрано» — фактически собранное количество. При недостатке комплектующих показатель может быть отрицательным.
Информация обо всех сборках хранится в общей таблице.
3. ЭДО
Электронный документооборот доступен после выпуска электронной подписи. Он позволяет обмениваться документами с контрагентами, имеющими такую же юридическую силу, как и бумажные. Раздел состоит из трёх частей.
3.1. Отправить документ
После нажатия кнопки открывается электронное письмо, куда можно прикрепить документ и написать сообщение.
3.2. Входящие и исходящие документы
Здесь отображаются входящие и исходящие документы. Зелёная цифра показывает количество непрочитанных сообщений. Возле каждого документа есть значок статуса: непрочитанное, подписан, не требует подписи и т.д. Подписать или отказать в подписи можно прямо в разделе.
4. Бланки
В разделе собраны все необходимые бланки. Достаточно ввести название в поиск, чтобы быстро найти нужный шаблон.
5. Отчёты
Раздел предназначен для создания отчётности и взаимодействия с государственными органами. Он доступен только при оплаченном периоде.
5.1. Отправленные
Раздел включает отправку отчётов, созданные документы и настройки отчётности.
5.1.1. Отправление отчётов
Отправить отчёт можно через кнопки в верхней панели. Здесь же можно написать в госорганы или запросить данные из ФНС. Таблица отображает все отправленные документы с разбивкой по видам. Поиск возможен по периоду, ведомству и статусу.
5.2. Созданные
В разделе можно создать и скачать два важных отчёта: КУДИР (книга учёта доходов и расходов) и реестр недостающих документов. Оба формируются автоматически.
5.3. Настройки отчётности
Здесь настраиваются автоплатежи. После оплаты тарифа, заполнения реквизитов и включения интеграции сервис автоматически списывает деньги на фиксированные взносы и авансы УСН.
6. Бюро
Раздел позволяет обратиться за профессиональной помощью или прочитать полезные статьи. Кнопка «Экспертные заключения» даёт возможность задать вопрос и получить развёрнутый ответ в течение 24 часов.
7. Вебинары
В разделе собраны бесплатные видеоуроки по различным направлениям: новости, школа бизнеса, обучение, вебинары, интервью и практические советы.
8. Аудит
В разделе можно запросить проверку деятельности. После нажатия «Запросить аудит» сервис проведёт анализ и сформирует отчёт с нарушениями, рекомендациями и исключениями. Отчёт доступен для скачивания.
9. Управленческий учёт
Это инструмент внутри сервиса. После нажатия «Начать работу» он помогает навести порядок в финансах, избавиться от Excel-таблиц, найти неэффективные расходы и контролировать бизнес-процессы. Раздел входит в тарифный план, данные подтягиваются автоматически.
Что ещё нужно знать
Чтобы не тратить время на тестирование всех сервисов, обратите внимание на несколько важных критериев при выборе.
Оценка функционала. Определите, какие функции действительно нужны. Для небольшой компании широкий спектр услуг может оказаться избыточным.
Интеграции. Проверьте, с какими банками настроена интеграция — это упрощает автоплатежи и получение выписок.
Интерфейс. Он должен быть понятным, чтобы не тратить лишнее время на освоение.
Язык. Сервис должен быть полностью русскоязычным.
Помощь и обучение. Наличие инструкций, видеоуроков и вебинаров значительно упрощает работу.
Коротко о главном
Выбирая сервис для ведения бухгалтерии онлайн, внимательно изучите его возможности. Среди проверенных решений рекомендуем:
