Ведение онлайн-бухгалтерии

Здравствуйте!

Вы можете самостоятельно вести бухгалтерский учёт в своей компании, даже если не являетесь профессионалом. Не обязательно нанимать отдельного специалиста или полностью отдавать бухгалтерию на аутсорсинг. Достаточно один раз разобраться в сервисе онлайн-бухгалтерии, а дальше просто пользоваться им в повседневной работе. В этой статье мы расскажем, что представляют собой такие сервисы и как с ними эффективно работать.

Подборка лучших программ

Мы собрали самые популярные и надёжные программы для ведения бухгалтерии. Все финансовые операции в них настраиваются в несколько кликов и не требуют профильного образования. Выбирая любую систему из списка, вы сможете справиться со всеми задачами самостоятельно, без помощи узких специалистов.

1. Мое дело
2. Финолог
3. Небо
4. Кнопка
5. Контур.Эльба
6. Контур.Бухгалтерия
7. Фингуру

Функционал

Разберём, какие задачи решают сервисы онлайн-бухгалтерии. Важно понимать, что требования к системе у каждого предпринимателя индивидуальны: кому-то достаточно формирования стандартных отчётов, а кому-то нужно полное сопровождение всех финансовых операций. Ниже приведён полный список возможностей с разделением на базовые и дополнительные.

Базовый функционал

Начнём с основных функций. Их наличие стоит проверять в первую очередь при выборе системы. Если все необходимые инструменты присутствуют, вам не придётся использовать дополнительное ПО — все задачи можно будет решать в одном интерфейсе.

1. Отчётность

Формируйте автоматические отчёты для налоговой и социальной служб, Пенсионного фонда и Росстата с помощью готовых форм-шаблонов. Современные системы создают персональный налоговый календарь и отправляют уведомления с напоминаниями о сроках сдачи отчётности.

2. Расчёты с сотрудниками

Начисляйте заработную плату, авансы, больничные, отпускные и другие выплаты сотрудникам в соответствии с табелем учёта рабочего времени.

3. Расчёт и уплата налогов

Рассчитывайте налоги и взносы с учётом актуальных изменений законодательства, формируйте платёжные поручения и отправляйте их в банк.

4. Выставление счетов

Создавайте счета для клиентов в пару кликов прямо с рабочего стола или через мобильное приложение. Настраивайте автоматическую отправку периодических счетов и напоминания клиентам о необходимости оплаты.

5. Товарный учёт

Ведите учёт товаров на складе, загружайте накладные для автоматического расчёта прихода и расхода ТМЦ, а также формируйте отчёты о списании и поступлении товаров.

6. Ведение документации

Используйте готовые шаблоны для формирования договоров, накладных, счетов-фактур и других финансовых документов.

7. Электронная подпись

Создайте электронную подпись, чтобы подписывать документы без СМС-кодов и визитов в государственные органы.

Дополнительный функционал

К дополнительным возможностям относятся функции, которые упрощают работу с финансовой отчётностью и делают использование системы комфортнее. Вот несколько полезных опций.

1. Совместная работа

Предоставьте доступ нескольким сотрудникам к одной учётной записи. Они смогут ставить задачи, контролировать сроки, получать уведомления о выполнении и обмениваться документами.

2. Чат

Общайтесь с коллегами во встроенном чате, обсуждайте текущие задачи, давайте срочные поручения и обменивайтесь документами.

3. Распознавание документов

Загружайте сканы накладных, и программа автоматически извлечёт данные и внесёт их в форму отчёта. Это экономит время и снижает вероятность ошибок при ручном вводе.

4. Интеграция с банками

Подключите систему к вашему банку для быстрого обмена документами. Вы сможете запрашивать остатки и выписки, а также проводить платежи прямо из личного кабинета.

5. Ведение нескольких организаций

Ведите учёт по нескольким компаниям в одном интерфейсе. Это удобно для сравнения показателей, если у вас несколько торговых точек или филиалов.

6. Проверка контрагентов

Проверяйте надёжность партнёров и поставщиков по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП. Система предупредит о возможных рисках сотрудничества.

7. Реквизитка

Отправляйте реквизиты компании партнёрам в один клик в виде ссылки. Достаточно заполнить данные в личном кабинете, и система автоматически сформирует визитку с платёжными реквизитами.

Как выбрать сервис онлайн-бухгалтерии

Теперь, когда вы знаете, какие задачи решает система, осталось разобраться, как выбрать подходящую программу.

Важные критерии выбора

В первую очередь обратите внимание на следующие факторы:

1. Страховка. Убедитесь, что сервис предлагает страхование ответственности и компенсирует штрафы, возникшие по вине системы.
2. Интеграция. Узнайте, с какими сторонними программами возможна совместная работа (онлайн-банк, CRM, кассовое ПО).
3. Функционал. Проверьте, есть ли в системе все необходимые вам функции: отчётность, начисление зарплаты, товарный учёт и т.д.
4. Форма собственности. Уточните, с какими организационно-правовыми формами работает сервис (ИП, ООО и др.).
5. Система налогообложения. Убедитесь, что программа поддерживает вашу систему налогообложения (например, ЕНВД).
6. Количество сотрудников. Узнайте, как штат влияет на стоимость тарифа.
7. Статусы отправки. Проверьте, отображает ли система статусы отправленных отчётов.
8. Автосохранение. Уточните частоту автоматического сохранения данных (оптимально — каждые 15 минут).

Второстепенные критерии

Дополнительные факторы, которые помогут сделать окончательный выбор:

1. Интерфейс. Оцените удобство и понятность работы с программой.
2. Выгрузка данных. Узнайте, можно ли выгрузить полную базу на внешний носитель.
3. Мобильное приложение. Проверьте наличие и удобство работы приложения на разных устройствах.
4. Обновления. Уточните, как быстро система обновляет формы документов после изменений законодательства.
5. Персональный эксперт. Узнайте, закреплён ли за вами специалист для консультаций.
6. Техподдержка. Проверьте скорость ответа и режим работы поддержки (оптимально — 24/7).

Часто задаваемые вопросы

Мы разобрались, как выбрать сервис онлайн-бухгалтерии. Теперь ответим на несколько популярных вопросов.

1. Кому подойдёт онлайн-бухгалтерия?

Сервисы онлайн-бухгалтерии подходят бизнесу любого масштаба и сферы деятельности. Крупные компании обычно имеют штатных бухгалтеров, а для малого и среднего бизнеса такие сервисы становятся удобным инструментом, позволяющим контролировать финансы без привлечения специалистов.

2. Как подключить онлайн-бухгалтерию?

Выполните четыре простых шага:

1. Регистрация. Введите данные компании (чаще всего достаточно ИНН — остальная информация подтянется автоматически).
2. Интеграция. Подключите онлайн-кассу, интернет-банк и другие необходимые сервисы.
3. Подтверждение. Активируйте электронную подпись для быстрого подтверждения действий.
4. Загрузка данных. Внесите информацию о сотрудниках для расчёта зарплаты и формирования отчётов.

3. Что нужно для сдачи отчётов онлайн?

Для отправки отчётов через сервисы онлайн-бухгалтерии необходима электронная подпись. После однократного подтверждения личности вы сможете использовать электронный штамп без визитов в органы и СМС-подтверждений.

4. Нужно ли подключать онлайн-кассу?

Да, интеграция избавит вас от ежедневного ручного ввода данных о продажах. Она позволяет автоматически учитывать выручку, формировать отчёты по разным ставкам НДС и отслеживать остатки товаров на складе.

Коротко о главном

Сервисы онлайн-бухгалтерии значительно упрощают ведение финансового и товарного учёта, удобны в использовании и подходят для бизнеса любого масштаба.

Основные преимущества и недостатки таких программ:

• Быстрый старт. Не нужно устанавливать специализированное ПО и глубоко изучать бухгалтерский учёт.
• Доступная цена. Онлайн-бухгалтерия значительно дешевле услуг аутсорсинга или штатного специалиста.
• Мобильность. Доступ к данным возможен с любого устройства через приложение.
• Автоматические обновления. Формы документов обновляются при изменениях в законодательстве.
• Автономность. Все данные хранятся на удалённых серверах.

• Зависимость от интернета. Для работы требуется стабильное подключение.