Ведение онлайн-бухгалтерии

Здравствуйте!

Вы можете сами вести бухгалтерский учет в своей компании, даже если Вы в этом не профи. Не обязательно нанимать отдельного специалиста или отдавать все на аутсорсинг. При желании Вы можете один раз сесть и разобраться в сервисе онлайн-бухгалтерии, а далее уже просто им пользоваться. Что это за сервисы, как с ними работать, расскажу в статье.

Подборка лучших программ

Мы собрали самые популярные и надежные программы для ведения бухгалтерии. Все операции с финансами настраиваются в программах в несколько кликов, и не требуют наличия профильного образования. Поэтому, выбирая одну из систем списка, Вам не потребуется прибегать к помощи узких специалистов, Вы справитесь со всем самостоятельно.

1. Мое дело
2. Финолог
3. Небо
4. Кнопка
5. Контур.Эльба
6. Контур.Бухгалтерия
7. Фингуру

Функционал

Разберем, какие вопросы помогут решить сервисы онлайн-бухгалтерии Вашему бизнесу. Важно понимать, что требования к системе у каждого предпринимателя индивидуальны. Кому-то необходима только функция формирования стандартных отчетов, кому-то нужно полное сопровождение всех финансовых операций. Поэтому приведем полный список возможностей ведения учета бухгалтерии с разделением на основные и дополнительные.

- Базовый

Начнем с основных функций. Их наличие необходимо проверять при выборе системы. Если они присутствуют, Вам не придется использовать дополнительное ПО, и Вы сможете решать все задачи с финансами в одном интерфейсе.

1. Отчетность

Формируйте автоматические отчеты для налоговой и социальной служб, пенсионного фонда и Росстата, используя готовые формы-шаблоны. Современные системы составят для Вас персональный налоговый календарь, и пришлют уведомление с напоминанием о необходимости отправки отчетности.

2. Расчеты с сотрудниками

Начисляйте заработную плату, авансы, больничные, отпускные и прочие выплаты сотрудниками согласно табелю учета рабочего времени.

3. Расчет и уплата налогов

Рассчитывайте налоги и взносы к оплате с учетом актуальных изменений законодательства, формируйте платежки и отправляйте в банк для проведения платежа.

4. Выставление счетов

Формируйте счета для клиентов в пару кликов прямо с рабочего стола сервиса или через приложение. Настраивайте расписание для отправки периодических счетов, высылайте клиентам автоматические напоминания о необходимости провести платеж.

5. Товарный учет

Ведите учет товаров на складе, загружайте накладные для автоматического подсчета прихода и расхода ТМЦ. Формируйте отчеты о списании и поступлении товаров на склад.

6. Ведение документации

Используйте готовые шаблоны для формирования отчетов, договоров, накладных, счетов-фактур и прочих финансовых документов. 

7. Электронная подпись

Создайте электронную подпись, чтобы подписывать важные документы без СМС-кодов и личного визита в инстанции.

- Дополнительный

К дополнительным возможностям относят всё, что может облегчить ведение финансовой отчетности и работу внутри системы. Приведем несколько полезных функций.

1. Совместная работа

Обеспечьте доступ нескольким сотрудникам к одной учетной записи, чтобы они могли ставить друг другу задачи, задавать сроки, контролировать их исполнение, получать уведомления о завершении работ. 

2. Чат

Общайтесь с подчиненными или коллегами во встроенном чате, обсуждайте текущие задачи, ставьте срочные поручения или обменивайтесь документами.

3. Распознавание документов

Загружайте в систему сканы накладных, а программа автоматически считает данные с документа и внесет их в форму отчета. Это сократит время на перепечатывание текста, и минимизирует вероятность опечаток.

4. Интеграция с банками

Соедините систему учета с Вашим банком для быстрого обмена документами. Вы сможете запрашивать остаток по счету, выписки по операциям, и проводить платежи за пару секунд прямо из личного кабинета, подтверждая действия одном кликом.

5. Ведение нескольких организаций

Ведите учет сразу по нескольким организациям на одной вкладке. Удобно использовать для сравнения показателей работы, если у Вас, например, несколько торговых точек или филиалов.

6. Проверка контрагентов

Проверяйте надежность партнеров или поставщиков по данным ЕГРЮЛ и ЕГРИП. После проверки система сообщит Вам о возможных рисках сотрудничества с компаниями-контрагентами.

7. Реквизитка

Отправляйте реквизиты Вашей компании партнерам и поставщикам в один клик в виде ссылки. Достаточно заполнить поля в личном кабинете, а система сама сформирует визитку с платежными данными.

Как выбрать бухгалтерию

Теперь Вы знаете, какие задачи поможет решить сервис онлайн-бухгалтерии. Осталось разобраться, как выбрать программу учета и не ошибиться.

- Важные критерии

В первую очередь обратите внимание на следующие факторы в сервисах для ведения бухгалтерии:

1. Страховка. Убедитесь, что сервис предоставляет услугу страхования ответственности, и в случае получения штрафа по вине системы, Вам компенсируют уплаченную сумму;
2. Интеграция. Узнайте, с какими сторонними программами возможна совместная работа. Например, для удобства Вам может понадобится подключить онлайн-банк, CRM-систему или кассовое ПО;
3. Функционал. Изучите перечень возможностей программы. Например, некоторые сервисы специализируются только на формировании отчетности, а Вам требуется также функция начисления ЗП и учет товаров. Убедитесь в наличии всех функций в одной системе для удобной работы в режиме одного окна;
4. Форма. Проверьте, с какими видами форм собственности работает система. Например, есть системы специализирующиеся только на ИП, в таком случае, если Вы ООО, придется подыскать другой вариант;
5. Налогообложение. Убедитесь, что программа поддерживает формирование отчетных документов по Вашей системе налогообложения. Не все системы поддерживают работу с ЕНВД, например;
6. Штат. Узнайте, влияет ли количество сотрудников компании на формирование абонентской платы. Некоторые сервисы предлагают разные тарифы под разный масштаб компаний. Сравните, и выберите наиболее выгодное предложение;
7. Статусы. Проверьте, выставляет ли программа пометку о состоянии отправленных в налоговую отчетов. Это позволит Вам удостовериться что документация своевременно дошла до получателя, и Вас не накажут штрафом;
8. Автосохранение. Узнайте, предусмотрена ли функция сохранения вносимых данных на дополнительные сервера. Это необходимо для обеспечения целостности данных в случае поломки основного сервера или отключения электричества. Оптимальное время автосохранения изменений - каждые 15 минут.

- Второстепенные критерии

Сделать выбор в пользу одного из сервисов помогут следующие дополнительные факторы:

1. Интерфейс. Обратите внимание насколько удобно пользоваться онлайн-программой, все ли функции Вам понятны;
2. Выгрузка. Спросите, есть ли возможность выгрузить полную базу данных на внешний носитель. Это может пригодиться Вам в будущем, если пожелаете перейти на другую программу бухучета или наймете штатного специалиста;
3. Приложение. Проверьте наличие мобильного приложения и удобство его работы на разных устройствах. Это позволит заходить в систему в любое время для быстрой выгрузки и отправки отчета или проверки текущего состояния финансов;
4. Обновления. Узнайте, с какой скоростью система внедряет обновления отчетов и прочей уставной документации. Оптимальный срок - 3 дня со дня вступления в силу изменений законодательства;
5. Эксперты. Узнайте, закрепится ли за Вами специалист после заключения договора, который будет сопровождать Ваши операции в системе, и помогать в формировании отчетов и начислений в случае необходимости;
6. Поддержка. Проверьте скорость работы операторов поддержки, их помощь может понадобиться в случае технических вопросов по функционированию системы. Оптимальное время ответа на запрос - 15 минут. Обратите внимание, чтобы тех специалисты были на связи 24/7.   

Вы часто спрашиваете

Как подобрать сервис для ведения бухгалтерии онлайн разобрались. Осталось ответить ещё на несколько важных вопросов.

1. Кому подойдет онлайн-бухгалтерия?

Сервисы онлайн-бухгалтерии подойдут любому бизнесу без ограничений по сферам и масштабу. Другое дело, что крупным компаниям присуще наличие штатного бухгалтерского отдела. А вот для представителей малого и среднего бизнеса онлайн-бухгалтерия - незаменимый инструмент, который поможет держать расчеты и финансы под контролем без привлечения специалистов.

2. Как подключить онлайн-бухгалтерию?

Проделайте 4 простых шага:

1. Регистрация. Заполните данные о компании на выбранном сервисе. Чаще всего достаточно ввести ИНН, остальная информация подтянется автоматически, просто проверьте ее корректность;
2. Интеграция. Подключите онлайн-кассу, онлайн-банкинг, и другие сервисы, которые необходимы для удобной работы в режиме одного окна;
3. Подтверждение. Активируйте функцию электронной подписи, чтобы в пару кликов подтверждать любые действия с финансами и отчётами на сервисе без смс;
4. База данных. Загрузите информацию по штату сотрудников, чтобы рассчитывать заработную плату и формировать отчеты.

3. Что понадобится для сдачи отчетов онлайн?

Для отправки отчетов в ведомства через сервисы онлайн-бухгалтерии необходима электронная подпись. Вам потребуется единоразово подтвердить свою личность в программе, и далее пользоваться только электронным штампом, без личных визитов, подтверждения операций по СМС и прочих лишних действий. Поэтому при выборе системы обязательно обратите внимание на наличие этой функции.

4. Нужно ли подключать онлайн-кассу к сервису?

Да, это избавит Вас от рутинных задач, например, ежедневного внесения данных о количестве проданных товарах.

Интеграция кассы и бухгалтерии открывает следующие возможности:

1. Прибыль. Автоматический подсчет выручки по всем товарам или продуктам определенных категорий;
2. НДС. Составление отчетов по разным ставкам НДС: 10%, 20%, 0%, без НДС;
3. Учет. Поступление информации о проданных товаров через кассу в бухгалтерию, и автоматический подсчет остатков на складе. 

Коротко о главном

Сервисы онлайн-бухгалтерии значительно упрощают ведение финансового и товарного учёта, удобны в использовании, и подходят для бизнеса любого масштаба.

Приведем основные преимущества и недостатки таких программ:

• Быстрый старт. Не нужно устанавливать на компьютер специализированное ПО, глубоко изучать сферу бухгалтерского учета;
• Цена. Онлайн-бухгалтерия в разы дешевле аутсорса и штатного специалиста;
• Мобильность. Вы не будете привязаны к офисному компьютеру, вся информация доступна в приложении;
• Обновления. Шаблоны документации автоматически обновляются при внесении изменений в законы;
• Автономность. Нет необходимости выгружать отчетность на рабочий компьютер — все хранится на удаленных серверах.

• Интернет-зависимость. Работает только при наличии доступа в интернет, скорость работы и загрузки данных напрямую зависит от скорости интернета на устройстве.