„Todoist“ ar „Microsoft To Do“: nemokamai gaunate daugiau, mokėdami – kontrolę

Nemokamam dienos planui ir darbui su tinkama „Outlook“ pašto dėžute dažniausiai rinkitės „Microsoft To Do“. Jei užduotis reikia skirstyti į projektus ir nuolat matyti pagal etiketes ar kitus požymius, daugiau kontrolės suteikia „Todoist“. Tokį pasirinkimo skirtumą išskiria ir „2sync“ funkcijų palyginimas.

Už „Todoist Pro“ verta mokėti tada, kai trukdo nemokamo „Beginner“ plano projektų arba išsaugotų filtrų ribos, o ne vos pradėjus naudoti etiketes. Abi programos leidžia tvarkyti įprastus darbus ir jų kartojimą. Sprendimą labiau lemia tai, ar pakanka dienos sąrašo, ar tas pačias užduotis tenka vis peržiūrėti skirtingais pjūviais.

Kur baigiasi nemokamas planas

„Todoist“ naudojimo ribose nurodyta, kad „Beginner“ leidžia turėti 5 aktyvius asmeninius projektus ir 3 filtrus, o „Pro“ – atitinkamai 300 ir 150. Iki 300 aktyvių užduočių viename projekte riba galioja visiems planams. Taigi mokėjimas išplečia projektų ir išsaugotų atrankų skaičių, bet ne vieno projekto užduočių talpą.

Etiketes galima naudoti ir nemokamame „Todoist“. Jeigu darbai telpa į turimus projektus, o reguliariai atveriamų filtrų nedaug, „Beginner“ jau suteikia esminę struktūrą. „Pro“ papildomai leidžia kurti pasirinktinius priminimus; nemokamas planas turi automatinius priminimus, tad vien poreikis gauti pranešimą dar nėra priežastis mokėti.

„Microsoft To Do“ su asmenine „Microsoft“ paskyra yra nemokama. Ji organizuoja darbus sąrašais, o „My Day“ leidžia iš jų susidaryti dienos vaizdą. Jei atskiras sąrašas kiekvienai veiklai yra pakankama tvarka, „Todoist“ projekto ir filtro derinys gali būti nereikalingas. Ribą pajusite tada, kai vien sąrašo pavadinimas nebeatsako, kuriuos darbus iš skirtingų veiklų reikia matyti kartu.

Tie patys penki darbai abiejose programose

Šie sąlyginiai darbai parodo, kokių veiksmų reikia skirtingoms užduotims; tai nėra atlikto greičio bandymo rezultatai. „Microsoft To Do“ „My Day“ ir „Flagged Email“ sąrašai leidžia planuoti dieną ir tvarkyti pažymėtus laiškus, kai naudojama „Microsoft“ talpinama pašto dėžutė.

1. Šiandien perskambinti klientui. „To Do“ užduotį galima įtraukti į „My Day“: ji bus matoma dienos plane, bet liks ir pradiniame sąraše. „Todoist“ užduočiai galima skirti šiandienos datą ir ją matyti dienos vaizde. Jei tai pavienis darbas, abiem atvejais jį lengva rasti; „My Day“ ypač tinka žmogui, kuris ryte pats atsirenka, į ką sutelks dėmesį.
2. Kas mėnesį paruošti sąskaitas. „To Do“ užduočiai parenkamas kartojimas, o priminimui galima nurodyti atskirą datą ir laiką. „Microsoft“ kartojimo instrukcijoje numatyti ir mėnesinis, ir pasirinktinis periodiškumas. „Todoist“ taip pat leidžia nustatyti pasikartojančią datą. Jei tikslas – nepamiršti reguliaraus darbo, ši užduotis savaime nepateisina „Pro“ prenumeratos.
3. Atsakyti į pažymėtą „Outlook“ laišką. Įjungus „Flagged Email“ sąrašą, pažymėtas laiškas tampa „To Do“ užduotimi; jam galima paskirti terminą arba įtraukti į „My Day“. Šis kelias patogus, kai darbai dažnai prasideda pašto dėžutėje. Tačiau vien „Outlook“ programos naudojimo neužtenka: pažymėtų laiškų sąrašui reikia „Microsoft“ talpinamos paskyros, pavyzdžiui, „Outlook.com“ arba organizacijos pašto dėžutės jos infrastruktūroje.
4. Parengti pasiūlymą keliais etapais. „To Do“ vieną užduotį galima suskaidyti į žingsnius arba susijusius darbus laikyti atskirame sąraše. „Todoist“ juos galima laikyti projekte ir jo dalyse. Naudojant „Todoist“ greitąjį įvedimą, kuriant užduotį iškart galima nurodyti projektą, dalį, etiketę ir prioritetą. Tai mažina vėlesnį rūšiavimą, kai panašių darbų pridedama dažnai.
5. Surinkti skubius darbus iš skirtingų projektų. „To Do“ galima peržiūrėti svarbiomis pažymėtas užduotis arba ieškoti bendrą grotažymę turinčių darbų. „Todoist“ filtras praverčia, kai nuolat reikia tos pačios atrankos, pavyzdžiui, šiandienos skambučių iš kelių projektų. Vienkartinei paieškai tokios struktūros nereikia; kartojamai peržiūrai išsaugotas vaizdas padeda neberinkti tų pačių sąlygų iš naujo.

Kada etiketės ir filtrai pakeičia sąrašus

Projektas atsako, kuriai veiklai priklauso užduotis, o etiketė leidžia ją susieti su darbais kitose veiklose. Filtras iš šių požymių sudaro išsaugotą vaizdą. Pavyzdžiui, sąlyginiam žmogui, kuris tvarko kelis klientų projektus, gali reikėti vienoje vietoje matyti visus šiandienos skambučius, nors jie priklauso skirtingiems klientams.

„To Do“ grotažymės taip pat leidžia rasti susijusius darbus keliuose sąrašuose. Skirtumas tampa reikšmingas, kai norima nuolat derinti kelias sąlygas – datą, projektą, etiketę ar prioritetą – ir greitai grįžti prie to paties vaizdo. Jei tokių atrankų nedaug, nemokamo „Todoist“ ribos pakanka. Mokamas planas naudingas tuomet, kai tenka atsisakyti reikalingo išsaugoto vaizdo arba jungti skirtingas veiklas į vieną projektą vien tam, kad jos tilptų.

Greitas užduoties įvedimas taip pat nėra vien mokamo plano privalumas: „Todoist“ jį siūlo ir „Beginner“ naudotojams. Jo vertė priklauso nuo darbo pobūdžio. Dažnai fiksuojant naujas užduotis, projektą ir kitus požymius patogu priskirti iš karto; pridėjus vos kelis paprastus darbus per dieną, papildoma struktūra gali sutaupyti mažiau laiko, nei užima jos palaikymas.

Kada „Outlook“ ryšys nusveria projektų struktūrą

Jei „Microsoft 365“ naudojate daugiausia paštui ir asmeniniams darbams, „To Do“ natūraliai sujungia pažymėtus laiškus, terminus ir dienos planą. Laiško tema tampa užduoties pavadinimu, o iš užduoties galima grįžti prie pirminio laiško. Tai konkreti nauda žmogui, kuriam daugumą darbų primena gaunami pranešimai.

„Todoist“ pasirinkimas stiprėja, kai laiškas tėra vienas didesnio projekto įėjimo taškų. Tuomet svarbiau, kad užduotis iškart atsidurtų tinkamame projekte ir vėliau patektų į reikiamą atranką. Pašto programos pavadinimas savaime nenulemia pasirinkimo: svarbu, ar po laiško užduotis lieka paprastu priminimu, ar tampa dalimi nuolat tvarkomo projekto.

Kada verta mokėti už „Todoist“

Jei reikia dienos sąrašo, pasikartojančių darbų, priminimų ir ryšio su tinkama „Outlook“ dėžute, pradinis pasirinkimas yra nemokama „Microsoft To Do“. Jei reikia projektų, etikečių ir kelių išsaugotų atrankų, tačiau jų ribos netrukdo, pakanka nemokamo „Todoist Beginner“.

„Todoist Pro“ verta rinktis, kai aktyvių projektų ar filtrų riba jau verčia keisti darbų sandarą: skirtingus projektus spausti į vieną arba nuolat rankomis atkurti tą pačią atranką. Mokama už daugiau vietos tokiai struktūrai ir lankstesnius priminimus. Kol šios kliūties nėra, pasirinkimą gali lemti patogesnis kasdienis darbo būdas, o ne prenumeratos galimybė.

Taip pat skaitykite:

• Zoom ar Google Meet: 40 minučių riba keičia nemokamą pasirinkimą
• „Fourthwall“ ar „Shopify“: nemokama kūrėjo parduotuvė ima dalį kitur
• „Todoist“ ar „TickTick“: mažesnė kaina atneša daugiau įrankių, ne paprastumą