„Calendly“ ar „Microsoft Bookings“: atskira sąskaita ne visada būtina

Jei jau mokate už tinkamą „Microsoft 365“ planą, įprastiems klientų susitikimams gali pakakti „Microsoft Bookings“: atskiro šios programos abonemento pirkti nereikia. Lietuvoje siūlomas „Microsoft 365 Business Basic“ planas apima „Bookings“; jo versija su „Teams“ kainuoja 6,07 € naudotojui per mėnesį, mokant už metus, be PVM.

„Calendly“ verta mokėti papildomai tada, kai rezervacija turi tikrinti kelis vieno žmogaus kalendorius, surinkti mokėjimą arba pagal kliento atsakymus paskirti pokalbį tinkamai pardavimo komandai. Šie poreikiai skiriasi: keliems kalendoriams ir mokėjimams gali pakakti „Standard“, o užklausų nukreipimas įtrauktas į „Teams“ planą.

Kiek kainuoja vienas, penki ir penkiolika vedėjų

Skaičiuojant svarbu atskirti jau turimos licencijos kainą nuo naujo pirkimo. Jei visi susitikimų vedėjai turi jiems tinkamas „Microsoft 365“ licencijas ir organizacijoje leidžiama naudoti „Bookings“, papildoma šios programos abonemento kaina yra 0 €. Už patį „Microsoft 365“ rinkinį ir toliau mokama, tačiau priskirti visą jo kainą vien rezervavimo funkcijai būtų netikslu.

„Calendly“ kainoraštyje mokant už metus „Standard“ nurodytas 10 JAV dolerių, o „Teams“ – 16 JAV dolerių už vietą per mėnesį. Vieta reikalinga žmogui, kuris jungia kalendorių ir veda susitikimus; klientui, kuris rezervuoja laiką, jos nereikia. „Standard“ apima kelis kalendorius, automatinius priminimus ir „Stripe“ bei „PayPal“ integracijas, o „Teams“ papildomai siūlo komandos susitikimų paskirstymą ir pardavimo užklausų nukreipimą.

Jei kiekvienam vedėjui perkama po vieną to paties „Calendly“ plano vietą, metinio mokėjimo mėnesio ekvivalentas būtų toks:

• Vienas vedėjas: „Standard“ – 10 JAV dolerių, „Teams“ – 16 JAV dolerių. Su jau turima tinkama „Microsoft 365“ licencija papildomas „Bookings“ abonementas kainuotų 0 €.
• Penki vedėjai: „Standard“ – 50 JAV dolerių, „Teams“ – 80 JAV dolerių. Jei jų tinkamos licencijos jau apmokėtos, papildoma „Bookings“ abonemento kaina taip pat būtų 0 €.
• Penkiolika vedėjų: „Standard“ – 150 JAV dolerių, „Teams“ – 240 JAV dolerių. Esant tinkamoms licencijoms, atskiro „Bookings“ abonemento nereikėtų.

Jei „Microsoft 365 Business Basic“ su „Teams“ reikėtų pirkti naujai kiekvienam žmogui, pagal nurodytą Lietuvos kainą viso rinkinio mėnesio ekvivalentas būtų atitinkamai 6,07 €, 30,35 € ir 91,05 € be PVM. Tai nėra atskira „Bookings“ kaina. Šios sumos taip pat nėra tiesiogiai palyginamos su doleriais nurodytomis „Calendly“ kainomis be valiutos kurso ir galimų mokesčių įvertinimo. Esminis klausimas organizacijai – ar „Microsoft 365“ licencijos jau perkamos ir dėl kitų darbų.

Kai vedėjas naudoja kelis kalendorius

„Calendly“ pranašumas ryškiausias tada, kai vieno specialisto užimtumas išsibarstęs po skirtingas paskyras. Kalendorių prijungimo instrukcija nurodo, kad mokamuose planuose vienam naudotojui galima prijungti iki šešių kalendorių, pasirinkti, kuriuos tikrinti dėl laiko konfliktų, ir nustatyti vieną pagrindinį kalendorių naujiems susitikimams įrašyti. Vadinasi, darbo ir kitur pažymėtas užimtas laikas gali paveikti tą patį rezervavimo puslapį, nors naujas susitikimas įrašomas tik į pasirinktą kalendorių.

„Microsoft Bookings“ remiasi kitu jau naudojamu pagrindu. „Microsoft Bookings“ paslaugos aprašas nurodo, kad rezervavimo kalendorius sinchronizuojamas su „Outlook“, klientams siunčiami pranešimai bei priminimai, o internetiniams susitikimams galima naudoti „Teams“. Norint kurti tokius internetinius susitikimus, vedėjui reikia tai leidžiančios „Teams“ licencijos.

Keli komandos „Bookings“ rezervavimo kalendoriai ir keli vieno vedėjo kalendoriai užimtumui tikrinti yra skirtingi dalykai. Jei kiekvieno darbuotojo darbo grafikas jau tvarkomas jo „Microsoft 365“ kalendoriuje, „Bookings“ gali parodyti tinkamus laikus be papildomos paslaugos. Jei žmogaus prieinamumą lemia kelios atskiros kalendorių paskyros, būtent jų konfliktų tikrinimas gali pagrįsti „Calendly“ vietos kainą.

Kliento registracija ir apmokėjimas

Abiejose priemonėse klientas gali pats pasirinkti siūlomą laiką, tačiau mokamai konsultacijai svarbus momentas, kada surenkami pinigai. „Calendly Standard“ galima prijungti prie „Stripe“ arba „PayPal“ ir mokėjimą įtraukti į rezervavimo eigą. Tokia tvarka tinka, kai specialistas nori pasiūlyti apmokamą laiką, o klientui reikia vienos aiškios registracijos procedūros.

„Microsoft“ atsakymai apie „Bookings“ nurodo, kad programa mokėjimų nepalaiko. Paslaugos apraše galima rodyti kainą, tačiau pats jos parodymas nėra apmokėjimas rezervuojant: pinigus reikėtų surinkti kitu būdu. Šis skirtumas svarbesnis iš anksto apmokamoms konsultacijoms nei pokalbiams, kuriems mokėjimas apskritai nereikalingas.

„Bookings“ rezervavimo puslapį galima pateikti klientui nuoroda arba įterpti į svetainę. Klientas mato skelbiamas paslaugas, laikus ir darbuotojus, o ne visą darbuotojo asmeninio ar darbo kalendoriaus turinį. Komandai tai leidžia paskelbti bendrą registracijos vietą, išlaikant darbuotojų kalendoriuose esančių įrašų privatumą.

Pardavimo nukreipimas ir administravimo ribos

Kai klientas turi patekti pas konkretų specialistą arba į laisvą komandos laiką, pakanka įprasto paslaugų ir darbuotojų pasirinkimo. Kitokia užduotis yra kvalifikuoti pardavimo užklausą prieš pasiūlant laiką. „Calendly Teams“ gali pagal formoje pateiktus atsakymus nukreipti lankytoją į atitinkamą žmogų, komandą ar susitikimo tipą; „Standard“ kainos šiai funkcijai planuoti nepakanka.

Toks nukreipimas turi vertę komandai, kuriai užklausos skiriasi, pavyzdžiui, pagal įmonės dydį ar dominančią paslaugą. Tuomet klientas iškart gauna tinkamą rezervavimo kelią, o darbuotojams lieka mažiau rankinio skirstymo. Jei visi klientai užsirašo tai pačiai paslaugai, papildoma formos ir taisyklių tvarka gali tik apsunkinti registraciją.

„Bookings“ administravimas dera su jau naudojamomis „Microsoft 365“ paskyromis, tačiau licencija savaime negarantuoja, kad darbuotojas matys tinkamus laikus. Organizacijos administratorius gali riboti prieigą prie programos, o „Outlook“ užimtumo sinchronizavimui svarbūs kalendoriaus bendrinimo ir darbuotojo prieinamumo nustatymai. Be to, atskiri „Bookings“ rezervavimo kalendoriai valdomi savarankiškai, todėl kelių padalinių paslaugas administruojančiai komandai verta įvertinti, kiek atskirų kalendorių ji turės prižiūrėti.

Pasirinkimą galiausiai lemia rezervavimo eiga, o ne vien skelbiamas vietos įkainis. Turint tinkamas „Microsoft 365“ licencijas, „Bookings“ padengia įprastą susitikimo laiko pasirinkimą ir „Outlook“ pagrįstą komandos prieinamumą. Už „Calendly“ mokama vieta labiau pagrįsta tada, kai tas pats vedėjas turi tikrinti kelias kalendorių paskyras, klientas turi sumokėti rezervuodamas arba pardavimo užklausa turi automatiškai pasiekti tinkamą komandą.

Taip pat skaitykite:

• „Microsoft Fabric“ agentams atveria duomenis, bet svarbios dalys dar bandomos
• „Microsoft Defender“ ar „Bitdefender“: vienas našumo pusbalys keičia kainą
• Slack ar Microsoft Teams: integracijų laisvė kainuoja daugiau