„Google Workspace“ ar „Microsoft 365“: pigesnė licencija negarantuoja sutaupymo

Lietuvos mažai įmonei, kuri dirba naršyklėje, verta lyginti „Google Workspace Business Starter“ su „Microsoft 365 Business Basic“. Jei kasdien būtinos kompiuteryje įdiegtos „Word“, „Excel“ ir „PowerPoint“ programos, svarbesnis palyginimas yra su „Microsoft 365 Business Standard“. Mažesnė licencijos kaina savaime neparodo, kuris pasirinkimas per kelerius metus kainuos mažiau.

Sprendimą keičia darbuotojų įpročiai: ar pakanka internetinių programų, kiek vietos reikia failams, kokius redaguojamus dokumentus siunčia klientai ir kiek darbo pareikalaus perėjimas. Prie licencijų biudžeto reikia pridėti tik įmonei reikalingus priedus, perkėlimą ir mokymą. Šios išlaidos gali panaikinti mėnesio kainų skirtumą, tačiau jų dydis kiekvienoje įmonėje bus kitoks.

Kurie planai atlieka tą patį darbą

„Google“ „Workspace“ kainų lentelėje standartinė „Business Starter“ kaina su metiniu įsipareigojimu yra 6,80 € naudotojui per mėnesį, „Business Standard“ – 13,60 €, be mokesčių. „Starter“ numatyta po 30 GB bendros organizacijos saugyklos už naudotoją, „Standard“ – po 2 TB. Aukštesnis planas taip pat apima platesnes „Gemini“ galimybes dokumentuose ir susitikimų įrašymą. Saugyklos kiekis skaičiuojamas organizacijos bendram fondui, o ne rezervuojamas kiekvienam darbuotojui atskirai.

Lietuvai skirtame „Microsoft 365 Business Basic“ apraše nurodyta 6,07 € naudotojui per mėnesį su metine prenumerata, be PVM; EEE versija be „Teams“ kainuoja 4,67 €. „Basic“ apima internetines ir mobiliąsias „Word“, „Excel“ bei „PowerPoint“ versijas, verslo el. paštą ir 1 TB saugyklos kiekvienam naudotojui. Taigi vien naršyklėje dirbančiai komandai „Microsoft“ taip pat turi pradinį planą: lyginant tik su brangesniu „Standard“, jos pasirinkimas atrodytų klaidingai ribotas.

Pagal „Microsoft 365 Business Standard“ sąlygas planas su „Teams“ kainuoja 12,13 € naudotojui per mėnesį su metine prenumerata, be PVM, o EEE versija be „Teams“ – 9,34 €. „Standard“ suteikia kompiuteryje įdiegiamas biuro programas ir 1 TB saugyklos kiekvienam naudotojui. Įprastas DI pokalbis ir už papildomą kainą siūlomas „Copilot“ darbui programose nėra tas pats pirkinys. Todėl kainų palyginime būtina išlaikyti tą patį sprendimą dėl „Teams“ ir atskirai įvertinti, kokių DI funkcijų reikia.

Saugyklos ir saugumo poreikiai taip pat lemia plano lygį. Komanda, kuriai pakanka bendro dokumentų redagavimo ir nedidelės failų apimties, gali likti prie pradinio plano. Jei reikia daugiau saugyklos, susitikimų įrašų ar išplėstinio įrenginių valdymo, reikalingas planas gali būti brangesnis už pradinėje reklamoje matomą licenciją. Skirtingų lygių kainų negalima laikyti lygiaverčiais pasiūlymais vien todėl, kad abu paketai turi el. paštą ir dokumentų redaktorių.

Trejų metų modelis: 5, 20 ir 100 darbuotojų

Sąlyginis biudžetas leidžia atskirti tiekėjų kainas nuo įmonės darbo sąnaudų. Skaičiuojama, kad darbuotojų skaičius nekinta 36 mėnesius, standartinės neakcinės licencijų kainos nesikeičia, pradinis sutvarkymas kiekvienu atveju kainuoja 400 €, o perkėlimas ir mokymas – dar 70 € žmogui. Pastarąją sumą sudaro sąlyginiai 30 € perkėlimo darbams ir dvi mokymo valandos po 20 €. Tai nėra migracijos paslaugų rinkos įkainis ar tiekėjų pasiūlymas. Toliau pateiktos sumos yra be PVM, nuolaidų ir papildomų programų; „Microsoft“ variantuose įtrauktas „Teams“.

• 5 darbuotojai: „Workspace Starter“ – 1 974 €, „Workspace Standard“ – 3 198 €, „Microsoft 365 Business Basic“ – 1 842,60 €, „Business Standard“ – 2 933,40 €.
• 20 darbuotojų: atitinkamai 6 696 €, 11 592 €, 6 170,40 € ir 10 533,60 €.
• 100 darbuotojų: atitinkamai 31 880 €, 56 360 €, 29 252 € ir 51 068 €.

Formulė kiekvienam variantui vienoda: mėnesio licencija dauginama iš darbuotojų skaičiaus ir 36 mėnesių, tada pridedama 400 € ir po 70 € darbuotojui. Toks skaičiavimas aiškiai parodo pradinį skirtumą, tačiau vienodos perkėlimo sąnaudos tėra prielaida. Tikrame projekte jos gali skirtis pagal esamą paštą, failų kiekį, prieigos teises ir pagal tai, ar žmonės jau moka naudoti pasirinktą paketą.

Kada papildoma programa pakeičia rezultatą

Įdiegiamos biuro programos poreikis yra aiškus kainos lūžio pavyzdys. Tarkime, „Workspace Starter“ pasirinkusiai įmonei kiekvienam darbuotojui reikia papildomos programos, kuriai sąlygiškai skiriama po 6 € per mėnesį. Per 36 mėnesius tai sudaro po 216 € žmogui. Tada ankstesnio modelio suma išaugtų iki 3 054 € penkiems, 11 016 € dvidešimčiai ir 53 480 € šimtui darbuotojų – daugiau nei to paties modelio „Microsoft 365 Business Standard“ suma. Šeši eurai čia yra jautrumo prielaida, ne konkretaus produkto paskelbta kaina.

Jeigu komandai pakanka „Docs“, „Sheets“ ir kitų internetinių įrankių, tokios papildomos eilutės nėra. Kita vertus, saugumo valdymas, atsarginių kopijų poreikis ar mokamos DI funkcijos gali pakeisti abiejų tiekėjų galutinį krepšelį. Reikia lyginti funkciją su funkcija: papildomas pirkinys prasmingas tik tada, kai jo nėra pasirinktame plane, o pigesnė EEE versija be „Teams“ tinka tik įmonei, kuriai „Teams“ nereikalingas.

Net tarp pradinių planų nedidelis kainų skirtumas gali būti menkesnis už perėjimo darbą. Šiame modelyje „Microsoft 365 Business Basic“ licencija yra 0,73 € žmogui per mėnesį pigesnė už „Workspace Starter“. Per trejus metus tai sudaro 26,28 € žmogui. Jei persikėlimas į vieną iš šių paketų vienam darbuotojui kainuotų daugiau nei į kitą būtent šia suma, vien licencijų kainomis pagrįsta išvada apsiverstų.

Redaguojamų dokumentų kaina slypi darbo eigoje

„Google“ „Office“ failų naudojimo instrukcija nurodo, kad „Drive“ galima atverti, redaguoti ir išsaugoti „Office“ failą jo pirminiu formatu. Konvertuojant į „Google Docs“, „Sheets“ ar „Slides“ sukuriama atskira kopija. Tai reiškia, kad vien poreikis gauti redaguojamą „Office“ failą dar nereiškia būtinybės pirkti įdiegtą „Office“ programą.

Riba atsiranda ten, kur įmonės darbas priklauso nuo konkretaus šablono, formulės ar pakartotinio redagavimo su klientu. Tokiu atveju naudinga įvertinti ne abstraktų formatų palaikymą, o savo įprastą failo kelią: kas jį sukuria, kokiu formatu partneris grąžina ir ar po redagavimo reikia ką nors taisyti. Jei pataisymai kartojasi, jų laikas yra sąnauda; jei galutinis rezultatas perduodamas PDF formatu, suderinamumo klausimas gali turėti mažesnį svorį.

Migracija ir vėlesnis tiekėjo keitimas

„Microsoft“ perkėlimo aprašas numato „Google Workspace“ pašto, taisyklių, kalendorių ir kontaktų perkėlimą į „Microsoft 365“ partijomis. Jame taip pat nurodyta, kad bendrinami kalendoriai, patalpų rezervacijos ir kai kurios kontaktų žymos neperkeliami, o perkeltos pašto taisyklės iš pradžių būna išjungtos. Todėl šiam perėjimui reikia numatyti laiko ne vien duomenų kopijavimui, bet ir kalendorių, taisyklių bei prieigos patikrai.

Failų ir darbo įpročių pakeitimas yra atskira migracijos dalis. Reikia nuspręsti, kas tvarkys bendrinimo teises, kas paaiškins darbuotojams naują dokumentų eigą ir kiek laiko abi sistemos turės veikti pereinamuoju laikotarpiu. Tokios išlaidos neatsispindi mėnesiniame kainoraštyje. Įmonei, kuri tikisi ateityje vėl keisti tiekėją, svarbu žinoti, kur saugomi bendri failai ir kurios užduotys priklauso nuo vienai platformai būdingų funkcijų.

Jei pagrindinis darbas vyksta naršyklėje, „Workspace Starter“ ir „Microsoft 365 Business Basic“ reikia vertinti pagal įprastą dokumentų eigą, saugyklą ir realias perėjimo sąnaudas. Jei būtinos įdiegiamos „Office“ programos, „Microsoft 365 Business Standard“ kainą verta gretinti su „Workspace“ planu ir tik tais priedais, kurių iš tiesų prireiks. Būtent šių eilučių suma, o ne mažiausias mėnesinis skaičius, atsako į Lietuvos mažos įmonės pasirinkimo klausimą.

Taip pat skaitykite:

• „Microsoft Defender“ ar „Bitdefender“: vienas našumo pusbalys keičia kainą
• Atšaukėte „Google“ programos prieigą: jos nukopijuoti duomenys lieka
• Google ar Microsoft Authenticator: atsarginė kopija lemia pasirinkimą