PDF請求書はPeppolではない、デジタルインボイス導入の3段階
金融・市場 1
電子取引は印刷保存で終わらない、検索要件を満たす最小構成
メール添付の請求書やECサイトの領収書は、印刷物だけで保存を終えず、電子データを残す。国税庁の保存方法の案内は、専用システムを使わない方法として、規則的なファイル名で特定のフォルダに集める方法と、表計算ソフトで索引簿を作る方法を示している。小規模事業者の最小構成は、保存先、命名規則、改ざん防止の事務処理規程を決め、対象データを取り出せるようにすることだ。
検索に必要な機能は、税務調査で電子データのダウンロードの求めに応じられるか、検索要件の例外に該当するかで変わる。共有フォルダを用意しただけでは足りず、受領したデータを保存し、日付・金額・取引先から特定して、画面表示や書面出力ができる状態までつなげる必要がある。
受領したデータを共有フォルダに集める
保存するのは、取引情報が入った電子データだ。国税庁の電子取引関係Q&Aでは、取引情報がメール本文にあればそのメールを、添付ファイルにあれば添付ファイルを保存すると説明している。ECサイトの領収書は、サイト上で随時確認でき、保存に必要な要件も満たされる場合、必ずしもダウンロードを要しない。ただし、閲覧期限や退会後の扱いが分からないサイトなら、受領時に自社の保存先へ移す運用が分かりやすい。
保存媒体は任意に選べ、媒体の種類によって保存要件が変わるわけではない。共有フォルダやクラウドストレージを使うなら、経理担当者がアクセスできる「電子取引」用の保存先を設け、事業年度ごとに整理する。メール、ECサイト、経費精算など入口が複数あっても、保存先か所在を示す一覧を統一すれば、担当者が替わった後も探しやすい。
従業員が会社の経費を立て替えて電子領収書を受け取った場合も、会社の取引として行われたものなら保存対象になる。従業員の端末に一時的に置く運用では、会社が保存状況を把握し、必要なデータを検索・提出できるようにする。小規模事業者なら、経費精算時に領収書データも共有の保存先へ集めるほうが管理しやすい。
ファイル名に日付・金額・取引先をそろえる
命名規則の例は「YYYYMMDD_取引先_金額_書類種別.pdf」だ。先頭の日付には、書類に記載された取引年月日など検索に使う日付を入れ、メールの受信日を機械的に転記しない。西暦と和暦、取引先の正式名称と略称が混在すると、同じ条件で探しても結果が分かれるため、表記を統一する。
金額は帳簿と照合しやすい値を採るのが基本だが、受領したデータに記載された金額を検索項目として使うこともできる。同じ日付・取引先・金額の書類が重なる場合は枝番を付け、別ファイルとして残す。訂正版や再発行分も元の受領データを安易に上書きせず、どの書類と対応するか分かる名前にする。
取引先別や月別のサブフォルダを作ってもよい。ただし、担当者ごとに分け方を変えると、同じ事業年度のデータを通して検索しにくくなる。保存先、命名順序、取引先表記を短い手順書に固定し、新しい受領経路が増えたときも同じ規則に組み込む。
検索の例外を確認し、索引簿の要否を決める
原則として検索項目は取引年月日その他の日付、取引金額、取引先で、日付または金額の範囲指定と、複数項目の組み合わせ検索も必要になる。国税庁の保存要件チェックシートは、ダウンロードの求めに応じられる場合の検索要件の扱いと、基準期間の売上高が5,000万円以下の場合などに検索機能そのものが不要となる条件を分けている。売上高の判定に使う期間は、法人では原則として前々事業年度、個人事業者では前々年だ。
ダウンロードの求めに応じられるなら、日付または金額の範囲指定と複数項目の組み合わせ検索は不要になるが、例外に該当しない事業者には日付・金額・取引先による検索が残る。この場合、項目を統一した順序でファイル名に含め、フォルダの検索機能で対象を特定する方法がある。名称だけ整えても、別の場所にファイルが散らばり、求められたデータを取り出せなければ運用として機能しない。
ダウンロード対応による簡略化を使わず、範囲指定や組み合わせ検索まで備えるなら、表計算ソフトの索引簿が選択肢になる。日付、金額、取引先、保存ファイル名を列にして絞り込み、索引の行から実際のファイルを特定できるようにする。ファイルに連番を付けて索引と対応させる方法でもよい。年度の途中で命名規則や索引の列を変えると検索が途切れるため、変更する際は既存データとの対応を保つ。
整理した印刷物を取引年月日と取引先ごとに提示・提出できる場合も、ダウンロード対応を条件に検索機能が不要となる。ただし、この例外は電子データを紙に置き換える制度ではない。検索機能を省く運用でも、電子データの保存、改ざん防止、表示・出力、求めに応じた提示は残る。
改ざん防止とバックアップを運用に組み込む
共有フォルダにファイルを置く行為だけでは、改ざん防止の措置にならない。タイムスタンプや訂正・削除の履歴が残るシステムを使わない場合は、正当な理由のない訂正・削除を防ぐ事務処理規程を策定し、備え付けて運用する方法がある。国税庁の規程サンプルには法人用と個人事業者用があり、索引簿の作成例も掲載されている。
規程には、自社で使う保存先、管理責任者、訂正や削除が必要になった場合の手順を合わせて記す。日常の編集用フォルダと保存済みデータを分け、訂正の理由や処理者が後から分かるようにしておくと、規程に沿った運用を続けやすい。規程を置いても実際の受領担当者が従わなければ意味がないため、経費精算や担当者交代の手順にも反映する。
バックアップ自体は独立した法定要件ではないが、保存期間中にデータを表示できる状態を守るうえで有用だ。共有フォルダとは別の複製先を用意し、元のデータが消えたときに復元できるかを確かめる。複製先も同時に削除される設定なら備えとして弱く、複製したファイルが元の取引と対応しなくなる運用も避けたい。
受領から税務調査での提示までをつなぐ
運用例では、受領担当者がメールの添付ファイルやサイトから取得したデータを保存先へ移し、書類の日付・金額・取引先を確認して命名する。索引簿を使う場合はその場で行を追加し、記載したファイル名から保存データを開けることを確かめる。月次の締め作業で受領履歴と保存先を照らせば、未保存や重複に気付きやすい。これは法定の確認頻度ではなく、取りこぼしを減らすための運用例だ。
税務調査で取引を指定されたら、日付・金額・取引先から対象を絞り、電子データを明瞭に表示して、求めに応じて書面出力やデータの提出ができるようにする。ダウンロードの求めに応じる方法を採るなら、通常出力できるファイル形式で渡せる状態が必要だ。保存先を移転したときは索引や手順書も更新し、担当者本人しか所在を知らない状態を残さない。
公式チェックシートの確認項目は、運用上の記録と次のように対応させられる。
- 改ざん防止措置：事務処理規程を備え、責任者と訂正・削除時の扱いを決める。
- 画面表示・書面出力：保存したデータを開き、明瞭に表示して速やかに出力できる環境を保つ。
- 検索：採用したファイル名または索引簿で対象を特定する。例外を使う場合は該当条件とダウンロード対応を確認する。
- 提示・提出：指定された電子データを保存先から取り出し、求められた形式で渡せるようにする。
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