Motion eða Reclaim: sjálfvirka dagatalið leysir ekki sama vanda

Veldu Motion ef þú vilt að nafngreind verkefni fái tíma í dagatalinu og færist þegar fundir raska áætluninni. Veldu Reclaim ef verkefnin eru þegar skráð í öðru kerfi en samfelldur tími til að vinna þau hverfur undir fundi. Í samanburðarprófun Volticen birtist þessi munur í tilbúnum vinnuvikum: Motion færði skilgreind verkefni, en Reclaim aðlagaði verndaðan einbeitingartíma og aðrar sveigjanlegar færslur. Prófunin mældi ekki afköst fólks við raunveruleg störf.

Munurinn skiptir máli þegar vikan fer úr skorðum. Sá sem þarf að afhenda mörg verk á breytilegum frestum getur haft gagn af því að sjá hvert verk í nýju lausu tímabili. Sá sem hefur þegar góða verkefnaskrá þarf fremur að halda nægu plássi í dagatalinu til að vinna úr henni. Í báðum tilvikum fylgir sjálfvirkninni viðhald: rangar forsendur um verkefni eða aðgengi skila óheppilegri áætlun.

Hvað færir kerfið þegar fundur breytist?

Motion skipuleggur út frá verkefninu. Í lýsingu Motion á sjálfvirkri tímasetningu eru lengd, upphafsdagur, skilafrestur, forgangur, vinnustundir og fyrirliggjandi dagatalsfærslur meðal forsendna. Kerfið getur sett verkefni í lausan tíma, skipt löngu verki í lotur og fært sveigjanlega vinnu þegar dagurinn breytist. Það getur líka varað við þegar verkefni rúmast ekki fyrir frestinn.

Þessi nákvæmni krefst nákvæmra upplýsinga. Ef verk sem átti að taka stutta stund stækkar þarf að uppfæra lengdina; annars heldur ný áætlun áfram að byggjast á gamla matinu. Hár forgangur á of mörgum verkefnum dregur sömuleiðis úr gildi forgangsröðunarinnar. Motion getur létt á handvirkri færslu dagatalsblokkar, en notandinn ber áfram ábyrgð á því að verkefnaskráin lýsi raunverulegri vinnu.

Reclaim vinnur fremur með reglur um tímann: hversu mikið svigrúm eigi að verja fyrir einbeitingu, hvenær venjur megi falla inn og hvar hlé eigi heima milli funda. Vernduð vinnulota getur færst án þess að hverju verkefni sé úthlutað eigin dagatalsfærslu. Það hentar þegar skorturinn er samfelldur vinnutími, en verkefnakerfið sjálft svarar þegar spurt er hvað eigi að vinna næst.

Verkefni í Reclaim ráðast af útgáfunni

Reclaim hefur verkefnavirkni, en hún er ekki eins í öllum útgáfum. Í leiðbeiningum Reclaim um útgáfu 2.0 segir að þjónustan safni verkefnum úr eigin skrá og tengdum kerfum, meðal annars Asana og Todoist, og mæli með verkefnum innan verndaðs einbeitingartíma. Einstök verkefni fá þar ekki sjálfkrafa sérmerkta dagatalsfærslu. Leiðbeiningarnar ráðleggja þeim sem þurfa sjálfvirka tímasetningu og endurtímasetningu hvers verkefnis að halda sig við útgáfu 1.0.

Fyrir teymi sem skráir ábyrgð og framvindu í öðru verkefnakerfi getur þetta verið skynsamleg verkaskipting: verkefnin haldast á sínum stað og dagatalið ver tíma fyrir vinnuna. Ef skilyrðið er hins vegar að hvert verk birtist með eigin heiti fyrir sinn frest þarf að miða við þá útgáfu og þann verkferil sem teymið hefur aðgang að. Orðið „verkefni“ í eiginleikalista segir ekki eitt og sér hvernig dagatalið verður.

Áskrift og viðhaldskostnaður

Á verðsíðu Motion kostar Pro AI fyrir teymi 19 Bandaríkjadali á sæti á mánuði með ársgreiðslu og sameinar verkefni, dagatal, fundi og skjöl. Það jafngildir 228 dölum á ári fyrir sætið. Um er að ræða teymisverð; einstaklingur sem kaupir áskrift fyrir sig ætti ekki að gera ráð fyrir sama gjaldi.

Á verðsíðu Reclaim er Lite ókeypis fyrir einn notanda með viku skipulagssýn. Starter kostar 10 Bandaríkjadali á sæti á mánuði með ársgreiðslu, eða 12 dali með mánaðargreiðslu. Með ársgreiðslu jafngildir Starter því 120 dölum á sæti á ári. Samanburður greiddra teymissæta á sömu greiðslukjörum gefur 108 dala árlegan áskriftarmun, áður en tími við uppsetningu og viðhald er talinn með.

Sá tími fer í ólíka hluti. Í Motion þarf að skrá og lagfæra lengd, forgang og fresti verkefna svo röðunin gagnist. Í Reclaim þarf að stilla verndaðan tíma og aðgengi, auk þess að halda verkefnunum í hinu kerfinu í lagi. Sé sama verkefni skráð handvirkt á tveimur stöðum bætist sú vinna við. Fyrir kaupanda á Íslandi eru upphæðirnar í Bandaríkjadölum; samanburður í krónum ræðst af greiðslunni sem raunverulega fer fram.

Þrjár hugsanlegar vinnuvikur

Eftirfarandi dæmi eru forsendur til að sýna kostnað, ekki mæld notkun eða loforð um sparnað. Í öllum þremur er miðað við greitt teymissæti með ársgreiðslu, fjögurra vikna vinnutímabil og tímakostnað upp á 50 Bandaríkjadali á klukkustund. Áskriftarhlutinn er mánaðargjald samkvæmt verðskrá; viðhaldshlutinn er reiknaður út frá þeim mínútum sem dæmið gerir ráð fyrir.

Ráðgjafi með breytilega afhendingu. Hugsum okkur ráðgjafa sem vinnur að nokkrum afhendingum fyrir ólíka viðskiptavini og fær nýja fundi inn á vikuna. Ef verkefnin hafa trúverðuga lengd og fresti getur Motion fært hvert þeirra þegar fundur tekur frá tímann sem áður var laus. Gerum ráð fyrir 30 mínútum á viku við að uppfæra verkefnagögn í Motion: það eru 100 dalir á fjórum vikum, eða 119 dalir með áskrift. Ef ráðgjafinn heldur verkefnunum í öðru kerfi og ver vinnulotur með Reclaim, gætu 15 mínútur á viku farið í tímareglur og leiðréttingar. Það eru 50 dalir í vinnu, eða 60 dalir með Starter-áskrift. Dýrari leiðin gæti samt hentað betur ef nákvæm röðun afhendinganna sparar meiri handvirka vinnu en dæmið telur.

Stjórnandi með fundi yfir daginn. Hér er helsta spurningin hvort samfelldur tími haldist laus fyrir úrvinnslu, frekar en hvar hvert smáverkefni lendir. Reclaim getur varið slíkar lotur innan fyrirliggjandi dagatals, á meðan Motion verður áhugaverðara ef stjórnandinn stýrir líka mörgum eigin afhendingum. Í þessu hugsanlega dæmi fara 20 mínútur á viku í verkefnaskrá Motion og 10 mínútur í reglur Reclaim. Á fjórum vikum verður viðhaldið um 67 dalir annars vegar og 33 dalir hins vegar; með áskrift er viðmiðið því um 86 dalir fyrir Motion og 43 dalir fyrir Reclaim. Forsendan um viðhaldstíma, ekki verðskráin, skýrir stærstan hluta munarins.

Sérfræðingur sem þarf langar vinnulotur. Ef forgangur verka er þegar skýr í verkefnakerfinu getur Reclaim varið tímann án þess að sérfræðingurinn flytji alla skrána. Þegar mörg sjálfstæð verk keppa um sömu stundir og frestir hliðrast getur nákvæmari röðun Motion verið meira virði. Gerum ráð fyrir 15 mínútna vikulegu viðhaldi í Motion og 10 mínútum í Reclaim: vinnan kostar 50 dali og um 33 dali á fjórum vikum. Með áskrift verða viðmiðin 69 og um 43 dalir. Valið ræðst þá af því hvort sérfræðingurinn þurfi að færa nafngreind verk eða fyrst og fremst að halda vinnulotunni lausri.

Þessi dæmi sýna hvers vegna lægra áskriftargjald svarar ekki eitt og sér spurningunni. Sá sem vill að verkefnin sjálf færist þarf að meta vinnuna við að halda upplýsingum um þau réttum. Sá sem vill verja tíma þarf að meta hvort reglur dagatalsins skapi nægt svigrúm fyrir verkefnin sem bíða.

Lestu einnig:

• Signal eða WhatsApp: sama grunnkóðun verndar ekki sömu gögn
• Kit eða beehiiv: ókeypis plássið og sjálfvirknin ráða valinu
• Asana eða monday.com: einfaldari verkefni mæta sveigjanlegri töflum