Dreifðir fundir sundra deginum meira en ein löng fundalota

Til að fækka fundum án þess að missa samhæfingu þarf að greina hvað krefst samtals á sama tíma. Færið venjulegar stöðuupplýsingar í skriflegt form, sameinið samtöl um sömu hindrun og haldið fundi þegar þarf að taka ákvörðun eða leysa ágreining. Raðið þeim fundum sem standa eftir í afmarkaðar lotur og verjið samfelldan tíma fyrir verkefni sem krefjast einbeitingar.

Í tveimur tilraunum Kreamer og Rogelberg mátu alls 331 starfsmaður tilbúnar vinnudagskrár; dreifðir fundir vöktu lakari væntingar um líðan og afköst en fundir í samliggjandi lotu, og lengri heildarfundatími dró einnig úr væntingunum. Munurinn var meiri þegar verkefnin virtust flókin. Rannsóknin mældi væntingar þátttakenda, ekki afköst þeirra í raunverulegri vinnuviku.

Hvað í dagatalinu rýfur vinnuna?

Heildarfjöldi fundarboða sýnir ekki hversu nothæfur dagurinn er. Fundir sem sitja sitt hvorum megin við stutt bil geta skilið eftir tíma sem er of sundurslitinn fyrir flókið verkefni, þótt bilið líti út fyrir að vera laust. Sá sem þarf að undirbúa samtal, skipta um viðfangsefni og ná aftur þræði verkefnisins vinnur því við annað skipulag en sá sem fær alla fundina í einni lotu.

Þessi munur skiptir einkum máli þegar vinna krefst langrar, óslitinnar athygli. Ekki er þó skynsamlegt að breyta nokkrum sjálfstæðum ákvörðunum í einn óafmarkaðan stórfund til að búa til auðan reit í dagatalinu. Markmiðið er að þjappa nauðsynlegum samtölum í tíma, með skýru erindi fyrir hvert þeirra, og losa um raunverulega vinnulotu fyrir þátttakendur.

Hvaða fundir þurfa að vera fundir?

Byrjið vikulegt fundamat á því að skrifa við hvern endurtekinn fund hvaða niðurstaða á að liggja fyrir þegar honum lýkur. Skoðið síðan hvort sama niðurstaða náist án þess að allir stöðvi vinnu sína á sama tíma. Fundur sem var mikilvægur meðan valkostir voru opnir getur orðið óþarfur þegar ákvörðun hefur verið tekin og ábyrgðin er skýr.

• Ákvörðun: Haldið samtalinu ef fólk þarf saman að vega valkosti, leysa ágreining eða samþykkja mikilvæga niðurstöðu. Sendið forsendur og valkosti áður en fundurinn hefst; í lokin þarf að liggja fyrir hvað var ákveðið, hver ber ábyrgð og hvað er enn opið.
• Samhæfing: Sameinið samtöl sem snúast um sömu afhendingu, háð verkefni eða hindrun. Ein sameiginleg lota getur komið í stað margra stuttra stöðufunda ef þátttakendur þurfa raunverulega á svörum hver frá öðrum að halda. Hafið sjálfstæð mál aðskilin þegar þau kalla á ólíka aðila.
• Upplýsingagjöf: Færið framvindulýsingu sem krefst engrar ákvörðunar í stutta skriflega uppfærslu. Nefnið ábyrgðaraðila, hvað hefur breyst og hvar spurningar eiga heima. Sé óljóst hver svarar verður skriflega leiðin fljótt að nýrri röð truflana.

Farið sérstaklega yfir boð sem endurtaka sig sjálfkrafa. Ef enginn getur nefnt opna ákvörðun, sameiginlega hindrun eða afleiðingu þess að fella fundinn niður er eðlilegt að sleppa honum næstu viku. Haldið þó eftir leið fyrir brýn mál: sá sem bíður eftir úrlausn þarf að vita hvern hann getur náð í og hvenær.

Hvernig á að raða fundunum sem eftir standa?

Í líkani Roels og Corbett um samhæfingu teyma leysa samtöl vandamál sem verða til við sjálfstæða vinnu en taka jafnframt tíma frá þeirri vinnu; föst fundatíðni kemur þar vel út fyrir mjög stór teymi. Niðurstaðan byggist á fræðilegu líkani, svo heppileg tíðni í tilteknu teymi þarf að ráðast af því hve háð verkefnin eru hvert öðru og hve lengi mál mega bíða.

Hagnýtt dagatalssnið er að merkja fyrst þær samfelldu vinnulotur sem verkefnin þurfa og setja síðan sameiginlegan tíma fyrir ákvarðanir og samhæfingu utan þeirra. Raðið skyldum fundum saman, en setjið upphaf og endi á hvert erindi. Ef aðeins hluti hópsins þarf að ræða síðara atriði á fólk að geta yfirgefið lotuna þegar framlagi þess lýkur.

Þjappað skipulag má ekki loka á mál sem þola ekki bið. Skilgreinið fyrirfram hvaða hindrun réttlætir samtal utan fundalotu og hver getur kallað það saman. Þá verður verndaður einbeitingartími ekki til þess að nauðsynleg ákvörðun tefjist, en venjuleg stöðuspurning fær heldur ekki sjálfkrafa að rjúfa hann.

Ekki þurfa öll hlutverk sama takt. Sá sem sinnir brýnum afgreiðslum getur þurft fleiri stutt samtöl en sá sem vinnur að flóknu skjali eða greiningu. Samræmið þess vegna fundaglugga þeirra sem vinna saman, fremur en að leggja einn fundalausan dag á alla óháð verkefnum.

Hver þarf að mæta?

Rannsókn Microsoft Research á fjarfundum sameinaði fundagögn bandarískra starfsmanna fyrirtækisins og dagbókarathugun 715 þátttakenda; stærð, lengd, tími og tegund funda tengdust því hve oft fólk sinnti öðru samhliða. Slík samhliða vinna gat haft bæði gagnlegar og óheppilegar afleiðingar og segir því ekki ein og sér hvort tiltekinn fundur hafi skilað árangri.

Boðið þeim sem þurfa að leggja fram þekkingu, taka ákvörðun eða framkvæma niðurstöðuna. Aðrir geta fengið stutta samantekt eftir á, ásamt skýrri leið til að benda á afleiðingu sem fundarmenn misstu af. Þannig þarf fólk ekki að sitja heilan fund til að tryggja að það heyri niðurstöðuna.

Skráið ákvörðunina þar sem verkefnið er unnið: hvað var samþykkt, hver á næsta skref og hvenær þarf nýja úrlausn. Við næsta vikulega fundamat má bera saman hvort boðum hafi fækkað, hvort lengri samfelldar vinnulotur hafi myndast og hvort mál bíði nú lengur eftir ákvörðun. Ef biðin lengist þarf að laga aðganginn að þeim sem ákveða, ekki fylla dagatalið aftur af almennum stöðufundum.