Zoom eða Google Meet: 40 mínútur gegn 60 áður en greitt er

Samkvæmt upplýsingum Zoom um ókeypis fundi leyfir Zoom Workplace Basic allt að 40 mínútur og 100 þátttakendur. Yfirlit Google yfir Meet tilgreinir 60 mínútna hámark fyrir ókeypis hópfund með þremur eða fleiri þátttakendum og 100 manna hámark. Fyrir smáteymi sem heldur reglulega fundi lengri en 40 mínútur en styttri en klukkustund er ókeypis Meet því rúmbetra val.

Fundarlengdin segir þó ekki alla söguna. Zoom Basic leyfir upptöku á tölvu, en innbyggð upptaka í Meet krefst gjaldgengrar áskriftar og viðeigandi heimilda. Þegar teymið þarf lengri fundi, upptöku í skýi eða kynningu fyrir stóran hóp skiptir tiltekinn áskriftarpakki meira máli en nafnið á þjónustunni. Fyrir þá sem greiða þegar fyrir Google Workspace getur Meet jafnframt verið innifalin lausn án sérstakrar Zoom-áskriftar.

Hvenær duga ókeypis fundir?

Fyrir stutta kennslustund eða venjulegan viðskiptavinafund rúmast báðar þjónustur innan ókeypis markanna. Hugsum okkur 35 mínútna kennslu: þar þarf hvorki að greiða fyrir lengri Zoom-fund né velja Meet eingöngu vegna tímans. Sé kennslan hins vegar áætluð í 50 mínútur, með spurningum í lokin, rúmast hún í einum ókeypis Meet-hópfundi en fer fram yfir mörk Zoom Basic.

Sama útreikning má leggja á viðskiptavinafund. Kynning sem tekur hálftíma getur auðveldlega orðið lengri þegar þarf að fara yfir forsendur og svara spurningum. Ef slíkir fundir enda yfirleitt áður en Zoom nær tímamörkunum er lengri ókeypis fundartími Meet lítill ávinningur. Ef samtalið stendur oft nærri klukkustund getur munurinn hins vegar ráðið því hvort gestir þurfi að tengjast nýjum fundi.

Fyrir 75 mínútna hópkennslu dugar hvorug ókeypis leið sem einn samfelldur fundur. Hægt er að skipuleggja hlé og nýja tengingu, en það breytir kennslunni og eykur hættu á að þátttakendur missi þráðinn. Regluleg löng kennsla er því raunveruleg ástæða til að skoða greidd mörk; einstakur stuttur fundur er það ekki. Tveggja manna samtöl eru sérstakt tilvik hjá Meet, þar sem Google setur þeim mun lengri tímamörk en hópfundum.

Hvað fæst með greiddum pökkum?

Verðskrá Zoom Workplace sýnir að Pro lengir fundi í allt að 30 klukkustundir en heldur hámarkinu við 100 þátttakendur; Business rúmar 300. Pro leysir því vandann við langa kennslu eða viðskiptavinafund, en hækkar ekki sjálfkrafa fjölda fólks sem kemst inn. Sama tafla greinir á milli staðbundinnar upptöku í Basic og skýjaupptöku í greiddum pökkum.

Samanburður Google á Workspace-útgáfum setur hámark Business Starter, Standard og Plus við 24 klukkustunda fundi, en þátttakendafjöldinn er 100, 150 og 500 í sömu röð. Standard og Plus bjóða upptöku í Google Drive; Starter gerir það ekki. Greiddur Starter-pakki getur því leyst tímavanda án þess að leysa upptökuþörf eða þörf fyrir stærri hóp.

Þessi aðgreining sparar óþarfa kaup. Teymi sem þarf aðeins lengri fundi með litlum hópi hefur aðra þörf en teymi sem þarf að taka fundi upp eða hleypa stórum áheyrendahópi inn. Að greiða fyrir næsta pakka á listanum tryggir ekki að rétta takmörkunin hverfi. Fyrst þarf að vita hvort þrengsti ramminn er tími, sætafjöldi eða geymsla upptöku.

Upptaka: tölvuskrá eða Google Drive?

Staðbundin upptaka í Zoom Basic getur dugað þegar kennari vill eiga afrit af stuttri kennslustund. Skráin verður þá á tölvunni sem tekur upp og teymið sér sjálft um varðveislu og deilingu. Það er önnur vinnuaðferð en skýjaupptaka í greiddum Zoom-pakka: þar er hægt að sækja upptökuna úr þjónustunni í stað þess að treysta á eina tölvu.

Leiðbeiningar Google um upptöku í Meet tilgreina meðal annars Workspace Business Standard og Business Plus sem gjaldgengar útgáfur. Stjórnandi þarf að heimila upptöku, gestgjafi þarf að hafa viðeigandi heimild og skráin vistast á Google Drive fundarskipuleggjanda. Workspace Starter er ekki meðal útgáfanna á þeim lista, svo greiddur tölvupóstur hjá Google felur ekki sjálfkrafa í sér upptöku í Meet.

Fyrir viðskiptavinafund er því gagnlegt að ákveða fyrirfram hver ber ábyrgð á skránni. Ef einn aðili vinnur úr upptökunni getur staðbundin Zoom-skrá verið einföld lausn. Ef nokkrir samstarfsmenn þurfa að nálgast sama efni getur Drive fallið betur að fyrirliggjandi vinnu teymis, að því gefnu að rétt Workspace-útgáfa og heimildir séu til staðar. Upptökuþörfin snýst bæði um að hefja upptökuna og að finna hana aftur.

Hvaða pakki rúmar kynningu fyrir 150 manns?

Í þessu dæmi duga ókeypis pakkarnir ekki, og Zoom Pro heldur sama þátttakendahámarki og Zoom Basic. Zoom Workplace Business rúmar hóp af þessari stærð. Hjá Google nær Workspace Business Standard nákvæmlega uppgefnu hámarki sínu, en Business Plus veitir meira svigrúm. Ef teymið er þegar með Standard er því ekki sjálfgefið að sérstakt fundarleyfi þurfi fyrir kynninguna.

Talan þarf þó að ná yfir alla sem tengjast fundinum samtímis. Sé talað um 150 manns samtals, með kynni, fellur hópurinn innan marka Standard. Ef 150 gestir mæta auk kynnarans fer heildarfjöldinn yfir þau mörk. Fyrir kynningu með opinni skráningu er skynsamlegt að miða við líklegt hámarksálag fremur en fjölda boðinna gesta einn og sér.

Þátttakendahámark segir heldur ekki hvernig fólkið á að taka þátt. Gagnvirkur fundur, þar sem gestir geta spurt spurninga, er annað verkefni en útsending þar sem flestir hlusta. Fundarpakkarnir hér að ofan gefa til kynna hversu margir komast inn á venjulegan fund; ef skipuleggjandinn þarf sérstakt útsendingarsnið þarf að skoða þá eiginleika sérstaklega. Fyrir þetta dæmi er þó fjöldi samtímis tenginga fyrsta útilokunarskilyrðið.

Hvernig breytir fyrirliggjandi Workspace-áskrift kostnaðinum?

Teymi sem greiðir þegar fyrir Workspace Business Standard hefur aðgang að lengri Meet-fundum, upptöku og rými fyrir kynninguna sem hér er lýst. Ef þessir eiginleikar duga er viðbótarkostnaður við sérstaka Zoom-áskrift óþarfur vegna þessara funda. Workspace-áskriftin er auðvitað áfram rekstrarkostnaður; samanburðurinn snýst um hvað teymið þarf að greiða til viðbótar fyrir fundina.

Hjá teymi með Workspace Starter er niðurstaðan önnur. Lengri fundir eru þegar innifaldir, en upptaka í Meet og stærri kynning kalla á Standard eða aðra viðeigandi lausn. Þar þarf að bera kostnað við uppfærslu Workspace saman við þann Zoom-pakka sem leysir sömu þörf. Zoom Pro getur nægt fyrir langa kennslu með litlum hópi, en stærri kynning kallar á fleiri sæti en Pro veitir.

Ef teymið er ekki með Workspace-áskrift getur ókeypis Meet verið hentugt fyrir hópfundi sem ljúka innan klukkustundar. Zoom Basic hefur á móti skýran kost þegar stuttan fund þarf að taka upp á tölvu án þess að kaupa áskrift. Valið ræðst því af venjulegri lengd funda, mesta fjölda sem þarf að tengjast í einu og því hvar upptökur eiga að varðveitast.

Lestu einnig:

• Whisper eða Google fyrir íslenskt tal: stuðningur tryggir ekki nákvæmni
• Kit eða beehiiv: ókeypis plássið og sjálfvirknin ráða valinu
• Riverside eða Zencastr: myndband og hljóð velja ekki sama sigurvegara