Google Workspace eða Microsoft 365: 1 TB mætir 30 GB í grunnpakka

Pakkayfirlit Google setur Workspace Business Starter á 7 Bandaríkjadali á notanda á mánuði með ársáætlun og veitir 30 GB af sameiginlegu geymslurými á notanda. Verðskrá Microsoft setur 365 Business Basic á 7 Bandaríkjadali á notanda á mánuði með ársáskrift og veitir 1 TB af skýjarými á hvern notanda. Fyrirtæki sem þarf mikið skráarými fyrir hvern starfsmann fær því rúmari grunnpakka hjá Microsoft; fyrirtæki sem vinnur mest í sameiginlegum skjölum í vafra getur samt haft meiri not af vinnulagi Google.

Þessi bandarísku verð eru viðmið fyrir samanburð, ekki lokatilboð í íslenskum krónum. Basic inniheldur vef- og farsímaútgáfur Word, Excel og PowerPoint en ekki uppsett skjáborðsforrit. Ef slík forrit eru forsenda starfsins færist samanburðurinn upp í Microsoft 365 Business Standard, jafnvel þótt geymslurými Basic dugi.

Sameiginlegur sjóður eða rými á hvern notanda?

Geymslutölurnar lýsa ólíkri úthlutun. Rými Google Workspace Business Starter safnast í sameiginlegan sjóð fyrirtækisins eftir fjölda notenda; rými Microsoft 365 Business Basic er úthlutað hverjum notanda fyrir sig. Ekki er því rétt að líta á allt OneDrive-rými starfsmanna sem einn óskiptan gagnageymi. Fyrirtæki sem þarf sameiginlegar skrár getur jafnframt notað SharePoint í Microsoft-umhverfinu, en það breytir ekki því hvernig OneDrive-heimildin er gefin upp.

Fyrir vinnustað þar sem einn starfsmaður heldur utan um flestar stórar skrár getur sameiginlegur sjóður verið sveigjanlegur meðan heildarheimildin nægir. Ef hver og einn safnar myndskeiðum, hönnunarskrám eða öðru fyrirferðarmiklu efni skiptir rými á hvern notanda meira máli. Við matið þarf einnig að telja með gömul pósthólf og skjöl sem á að flytja, því þau hverfa ekki úr geymsluþörfinni þegar áskrift er skipt út.

Vefsamvinna og skjáborðs-Office eru tvö ólík vinnulög

Google Docs, Sheets og Slides henta fyrirtæki sem býr til skjöl í vafra og breytir þeim samtímis. Microsoft býður líka samvinnu í vefútgáfum Office-forritanna, svo valið ræðst ekki af því einu hvort fleiri en einn geti unnið í skjali. Í samanburði Computerworld er Google metið sterkara í lifandi skjalasamvinnu en Microsoft í ítarlegri verkfærum einstakra Office-forrita.

Vefvinna ein og sér bendir því hvorki sjálfkrafa á Starter né Basic: geymsluþörf og það hvort starfsfólk vinnur þegar í Google-skjölum eða Office-skrám ráða miklu. Fyrirtæki sem reiðir sig á uppsett Excel, Word eða PowerPoint þarf hins vegar að bera Business Standard saman við Google-pakkana. Regluleg vinna með flóknar töflur eða skjöl frá viðskiptavinum getur líka skapað kostnað við að yfirfara útlit, formúlur og athugasemdir þegar skrár fara milli kerfa.

Stórt skráasafn getur breytt pakkavalinu

Þegar sameiginlega geymslan í Starter dugar ekki lengur er næsta Google-þrep Business Standard. Þar bætist einnig við aðgangur að sameiginlegum drifum, svo skrár geti áfram tilheyrt teymi þegar starfsmaður hættir. Það er annar eiginleiki en einfaldlega að hækka geymsluheimild: möppuskipan og eignarhald á skrám skipta máli við flutning fyrirtækis.

Microsoft Basic getur verið hagstæður upphafspunktur ef meginþörfin er rúmt eigið skráasafn hvers starfsmanns. Fyrirtæki sem geymir sameiginlegt efni þarf þó einnig að ákveða hvað á heima í SharePoint og hvað í OneDrive. Að flytja allt í einkasvæði eins starfsmanns gæti gert aðgang og ábyrgð óskýrari síðar, þótt heildarrýmið virðist nægilegt á verðlistanum.

Tækjastýring og öryggi færa valið upp um þrep

Grunnpakkarnir veita umsýslu notenda og öryggisstillingar, en umfang stjórnunar á tækjum er annað mál. Google Business Starter býður grunnstýringu á fartækjum; Business Plus bætir við ítarlegri tækjastýringu og Google Vault til að varðveita og leita í gögnum. Hjá Microsoft er Business Premium þrepið fyrir víðtækari tækjastýringu, vörn fyrir fyrirtækistæki og fleiri reglur um viðkvæm gögn.

Í bandarískri verðskrá Microsoft fyrir pakka með Teams kostar Business Standard 14 dali og Business Premium 22 dali á notanda á mánuði með ársáskrift. Google setur Business Standard á 14 dali og Business Plus á 22 dali á sömu bandarísku ársáætlun, en samnefnd verðþrep kaupa ekki sömu stjórntæki. Fyrirtæki með kröfur um stýringu tölva, varðveislu gagna eða ógnavarnir þarf að miða leyfið við þá tilteknu kröfu, ekki aðeins heiti pakkans.

Gervigreind fylgir grunnpökkunum, en aðgangurinn er mismunandi

Eiginleikatafla Google Workspace sýnir Gemini í Gmail og aðgang að Gemini-forritinu í Starter; Business Standard bætir Gemini við Docs, Meet og fleiri forrit og hækkar sameiginlega geymsluheimild í 2 TB á notanda. Því þarf fyrirtæki sem vill gervigreind inni í skjalavinnunni annað Google-þrep en fyrirtæki sem vill fyrst og fremst aðstoð í Gmail eða sjálfstætt spjall.

Microsoft 365 Business Basic veitir gjaldgengum notendum aðgang að Copilot Chat. Það spjall getur unnið með upplýsingar af vefnum en hefur ekki sama aðgang að innri skrám, tölvupósti og samtölum fyrirtækisins og Microsoft 365 Copilot. Fyrir slíka samþættingu þarf viðeigandi viðbót eða pakka með Copilot. Orðið „innifalið“ svarar því ekki eitt og sér hvort gervigreindin geti unnið með þau fyrirtækisgögn sem starfsfólkið ætlar að nota.

Reikningurinn fyrir fimm og 25 notendur

Við grunnverðið 7 dali á notanda á mánuði kostar hvor grunnpakki 35 dali á mánuði fyrir fimm notendur og 175 dali fyrir 25, miðað við ársáskrift. Það eru 420 eða 2.100 dalir á ári. Hjá Google samsvara þessar stærðir 150 GB og 750 GB í sameiginlegum geymslusjóði; hjá Microsoft heldur hver notandi sinni 1 TB heimild. Reikningurinn sýnir leyfiskostnað og úthlutað rými, ekki íslenska skatta, gengi eða vinnu við flutning.

Ef uppsett Office-forrit kalla á Microsoft Business Standard verður mánaðarlegt viðmið 70 dalir fyrir fimm notendur eða 350 dalir fyrir 25. Business Premium hækkar það í 110 eða 550 dali þegar aukin tækjastýring er nauðsynleg. Sambærileg hækkun hjá Google ræðst af því hvort fyrirtækið þarf stærri sameiginlegan sjóð, viðbótareiginleika Gemini eða stjórntæki Business Plus. Fyrir íslensk kaup þarf að staðfesta verð, gjaldmiðil og nákvæma pakkagerð hjá söluaðila áður en þessi bandaríski samanburður verður að fjárhagsáætlun.

Valið má loks rekja til fjögurra vinnulaga: sameiginleg vefskjöl benda að Google Starter, mikið eigið skráarými að Microsoft Basic, uppsett Office-forrit að Microsoft Standard og ítarleg tækjastýring að Microsoft Premium eða Google Plus eftir þeim reglum sem á að framfylgja. Þegar fyrirtæki hefur þegar byggt vinnuna í öðru kerfinu bætist við flutningur pósts, dagatala, skráa og aðgangsheimilda. Sá tími getur vegið þyngra en jafnt upphafsverð grunnpakkanna.

Lestu einnig:

• Whisper eða Google fyrir íslenskt tal: stuðningur tryggir ekki nákvæmni
• ChatGPT eða Microsoft 365 Copilot: gögnin ráða valinu, ekki líkanið
• Google Takeout velur ekki tímabil — afritaðu Gmail án þess að týna merkjum