ChatGPT eða Microsoft 365 Copilot: gögnin ráða valinu, ekki líkanið

Ef skjöl, tölvupóstur og fundir fyrirtækis eru að mestu í Microsoft 365 er Microsoft 365 Copilot eðlilegur fyrsti kostur til að meta: hann vinnur meðal annars í Word, Excel, PowerPoint, Outlook og Teams og getur byggt svör á vinnugögnum. Fyrir fyrirtæki á Íslandi ræðst notagildið þó af því hvort starfsfólkið hafi aðgang að réttu efni og vinni dagleg verkefni í þessum forritum.

Ef rannsóknir og þekkingaröflun ná yfir mörg kerfi getur ChatGPT Business hentað betur. Company Knowledge í ChatGPT getur nýtt studdar gagnalindir sem notanda er heimilt að opna, en tengja þarf viðeigandi þjónustu og heimila aðganginn. Valið er því fyrst spurning um gögn, verkefni og stjórnun, áður en gæði einstakra líkana eru borin saman.

Hvar verða gögnin til og hvar er verkið unnið?

Fyrirtæki sem semur skjöl í Word, geymir þau í SharePoint eða OneDrive, sinnir tölvupósti í Outlook og heldur fundi í Teams hefur þegar stóran hluta vinnunnar í sama umhverfi. Þá getur innbyggð aðstoð stytt leiðina frá spurningu að viðeigandi skjali eða fundarsamhengi. Það er sérstaklega verðmætt þegar starfsmaður þarf að vinna áfram í sama forriti, til dæmis yfirfara texta eða undirbúa svar við tölvupósti.

Dreifð gagnageymsla breytir matinu. Ef ákvarðanir byggjast líka á efni í Google Workspace, Slack, GitHub eða sérhæfðu kerfi þarf að skoða hvaða tengingar ná til þess efnis, hvernig þær eru heimilaðar og hvort starfsmaður geti séð upprunann. Bæði þjónusturnar bjóða leiðir að gögnum utan síns meginkerfis; munurinn fyrir kaupandann felst í þeirri tengingu sem gagnast við raunveruleg verkefni hans.

Sama fyrirtæki getur því haft ólíkar þarfir innan deilda. Aðstoð við fundi og póst getur skipt þjónustuteymi mestu, en sá sem vinnur þvert á rannsóknargögn og kóðageymslur þarf aðra gagnalind. Ef eitt verkfæri krefst þess að starfsfólk afriti stöðugt efni milli þjónusta er það kostnaður við samþættinguna, jafnvel þótt svörin séu vönduð þegar gögnin hafa loks verið færð inn.

Notendahlutverkið skiptir meira máli en almenn einkunn

Fyrir starfsmann sem eyðir deginum í Word, Outlook og Teams er gagnlegt að meta hvort aðstoðarmaðurinn geti unnið með efnið þar sem það er þegar opið. Sá sem skrifar greiningar, ber saman ólíkar heimildir eða vinnur úr skrám frá mörgum þjónustum metur fremur sveigjanleika við rannsóknir og úrvinnslu. Þessi hlutverk svara ekki endilega sömu spurningunni þegar þau biðja um „besta“ gervigreindarverkfærið.

Það skýrir líka hvers vegna ein fyrirmyndarspurning segir lítið um kaup fyrir heilt fyrirtæki. Svar getur verið gott án þess að aðstoðarmaðurinn finni rétta útgáfu vinnuskjals, hafi heimild til að sækja fundarefni eða geti vísað starfsmanni aftur á gagnalindina. Fyrirtækið fær skýrari mynd með verkefnum sem endurtaka sig í hverju hlutverki: samantekt úr heimiluðu fundarefni, vinna með tölvupóst og rannsókn sem byggist á tilgreindum heimildum.

Aðgangsstýring kemur á undan leitinni

Copilot nýtir þær heimildir sem notandi hefur þegar í Microsoft-umhverfinu. Leiðbeiningar Microsoft um gagnastjórnun leggja þess vegna áherslu á að finna efni sem hefur verið deilt of víða og laga aðgang áður en þjónustan er tekin í almenna notkun. Aðstoðarmaður sem finnur efni hraðar getur gert eldri mistök í deilingu sýnilegri þeim sem þegar hafa heimild til að sjá það.

Svipuð yfirferð á við um tengdar gagnalindir í ChatGPT Business. Þar skiptir máli hvaða forrit eru leyfð á vinnusvæðinu, hvort aðgangur er veittur með reikningi einstaklings eða stjórnaðri tengingu og hvaða heimildir fylgja honum í upprunakerfinu. Uppsetning þekkingaraðgerðar ein og sér opnar ekki gagnalind; raunverulegur aðgangur ræðst af tengingu, auðkenningu og heimildum.

Fyrirtæki sem meðhöndlar trúnaðargögn þarf einnig að greina á milli aðgangsstýringar, varðveislu og gagnavistunar. Þetta eru aðskilin samnings- og tækniskilyrði: réttur til að lesa skjal segir ekki hvar fyrirspurn og svar eru varðveitt eða hvernig tengd þjónusta vinnur úr efninu. Fyrir íslenskan kaupanda þarf að skoða skilmála nákvæmlega fyrir valda áskrift og hverja mikilvæga tengingu.

Leyfið er aðeins hluti af kostnaðinum

Í kostnaðarsamanburði þarf að telja þau leyfi sem hvert hlutverk þarf í raun. Copilot getur verið viðbót við gjaldgenga Microsoft 365-áskrift eða hluti af samsettum pakka. Það skiptir því máli hvort fyrirtækið greiðir þegar fyrir viðeigandi grunnþjónustu og hvort þeir starfsmenn sem fá viðbótarleyfið nýta innbyggðu aðstoðina reglulega.

Áætlanasíða OpenAI aðgreinir ChatGPT Business og Enterprise: Business býður meðal annars tengingar, miðlæga umsýslu og innskráningu fyrir vinnustað, en tilteknir ítarlegir stjórnunareiginleikar eru bundnir Enterprise. Fyrirtæki með sérstakar kröfur um hlutverkastýringu, úttekt eða gagnavistun þarf að bera þær við nákvæma áætlun og tilboð, fremur en að gera ráð fyrir að allir eiginleikar vörufjölskyldunnar fylgi sama leyfi.

Heildarkostnaður nær einnig til þess að lagfæra heimildir, setja upp tengingar, halda þeim við og kenna starfsfólki hvenær það á að treysta niðurstöðu. Ódýrari áskrift sparar lítið ef fólk eyðir áfram tíma í að flytja gögn handvirkt. Dýrari samþætting nýtist sömuleiðis illa ef verkefni viðkomandi starfsmanna fara sjaldan fram í þeim forritum sem hún styður best.

Hvað sýnir óháður samanburður?

Samanburður The AI Leaderboard metur meðal annars rannsóknir, ritun, skjöl og vinnuflæði með sambærilegum verkefnum. Niðurstaða hans er að ChatGPT henti betur sem almennur aðstoðarmaður en Copilot þegar verkið byggist á Microsoft 365-skjölum, fundum, tölvupósti og samhengi fyrirtækisins. Það er gagnleg aðgreining, en engin almenn einkunn sýnir hvaða heimildir og tengingar eru til staðar hjá tilteknum kaupanda.

Próf hjá fyrirtæki ætti því að endurspegla aðgang starfsmanna að eigin vinnuefni. Sama verkefni þarf að meta út frá réttri heimild, rekjanlegum uppruna svarsins og því hvort hægt sé að ljúka verkinu án óþarfrar tilfærslu milli kerfa. Þá verður munur á líkaninu aðeins einn þáttur niðurstöðunnar, við hlið umsýslu og kostnaðar.

Ákvörðunarfylki fyrir lítið eða meðalstórt fyrirtæki

• Vinnan er að mestu í Microsoft 365: Metið Copilot fyrst fyrir hlutverk sem vinna daglega með skjöl, póst og fundi þar. Yfirfarið deilingu og grunnleyfi áður en viðbótarleyfum er úthlutað.
• Þekkingin dreifist á fleiri kerfi: Metið ChatGPT Business út frá þeim gagnalindum sem þarf að tengja og þeim heimildum sem notendur hafa. Skráið sérstaklega ef mikilvæg gagnalind er ekki studd með viðeigandi hætti.
• Strangar kröfur gilda um stjórnun og gagnavernd: Berið saman tilteknar áætlanir, varðveislu, gagnavistun og réttindi stjórnenda samkvæmt þeim skilmálum sem verða keyptir. Ekki færa eiginleika Enterprise sjálfkrafa yfir á Business.
• Hlutverkin eru ólík: Metið leyfi eftir endurteknum verkefnum hvers hóps. Fyrirtæki getur haft ástæðu til að velja mismunandi lausnir fyrir ólíka notendur í stað þess að greiða fyrir sömu samþættingu hjá öllum.

Lestu einnig:

• Slack eða Teams: ódýrara valið ræðst af hugbúnaðinum sem er fyrir
• Copilot eða Gemini: vistkerfið vegur þyngra en tveggja stiga forskot
• Gervigreindarfulltrúar fá ekki frjálsar hendur á vinnustöðum