Fjögurra daga vinnuvika bætir líðan en framleiðnin er enn óviss

Fjögurra daga vinnuvika með færri vinnustundum getur bætt líðan: í umfjöllun Boston College um 32 stunda viku án launaskerðingar kemur fram að marktækar framfarir mældust á öllum 20 líðankvörðum og að rúmlega 90% þátttökufyrirtækja héldu fyrirkomulaginu eftir eitt ár. Meiri framleiðni er þó ekki tryggð: ritrýnt yfirlit um fjögurra daga viku fann óafgerandi niðurstöður í þeim fimm rannsóknum sem reyndu að mæla framleiðni og benti á hættu á auknu vinnuálagi.

Fyrir íslenskan vinnustað er því skynsamlegt að prófa raunverulega styttingu og mæla líðan og afköst hvort í sínu lagi. Fyrst þarf að ákveða hvort starfsfólk eigi að vinna færri stundir eða sömu stundir á færri dögum. Sá munur ræður bæði því hvaða ávinningi má vænta og hvernig hægt er að sjá hvort vinnan hafi einfaldlega þést.

Fjórir dagar geta falið tvær ólíkar vinnuvikur

Stytt vinnuvika merkir að heildarvinnutími minnkar. Fjórir átta stunda dagar eru 32 stundir á viku. Í samþjappaðri vinnuviku er sama vinnumagni dreift á færri daga: fjórir tíu stunda dagar eru áfram 40 stundir. Bæði fyrirkomulögin geta gefið samfelldan frídag, en aðeins hið fyrra fækkar vinnustundum. Lengri dagar geta einnig þrengt að hvíld, fjölskyldulífi eða verkefnum sem krefjast einbeitingar undir lok dags.

Þegar stytting er markmiðið þarf að skilgreina vikulegan vinnutíma og meðferð verkefna sem rúmast ekki lengur innan hans. Óbreyttur verkefnalisti getur leitt til yfirvinnu, vinnu á frídegi eða þess að álag færist til samstarfsfólks. Áætlunin þarf því að segja hvaða verkum verður hætt, hvaða ferlar verða einfaldari og hvort manna þurfi þjónustu á annan hátt. Fjöldi vinnudaga einn og sér svarar engu um raunverulegt vinnuálag.

Hvað íslenska reynslan sýnir

Í samantekt Öldu og Autonomy segir að tilraunir Reykjavíkurborgar og ríkisins á árunum 2015–2019 hafi stytt vinnuvikuna í 35–36 stundir án launalækkunar; framleiðni og þjónusta stóðu í stað eða bötnuðu á meirihluta þátttökuvinnustaða og líðan starfsfólks batnaði. Þetta er gagnlegt íslenskt viðmið um styttingu vinnutíma, en niðurstaðan lýsir ekki almennri prófun á fjórum 32 stunda vinnudögum.

Starfsemi vinnustaðar ræður miklu um útfærsluna. Afgreiðsla og umönnun þurfa mannaða tíma þótt hver starfsmaður vinni skemur; þar geta víxlaðar vaktir skipt meira máli en sameiginlegur frídagur. Í verkefnavinnu getur þurft að stytta fundi, skýra forgangsröðun og breyta afhendingu milli teyma. Árangur íslensku tilraunanna gefur þannig tilefni til að prófa styttingu, en segir ekki fyrir um afköst eða kostnað tiltekinnar starfseiningar sem fer niður í 32 stundir.

Sex mánaða prófun hefst áður en vikan styttist

Hagnýtt tilraunasnið er að velja afmarkaða starfseiningu, mæla stöðuna fyrir breytinguna og prófa síðan skilgreinda 32 stunda viku í sex mánuði. Grunnmælingin þarf að ná yfir nokkra dæmigerða mánuði og skrá raunverulegar vinnustundir, yfirvinnu, veikindafjarvistir, starfsmannaveltu, líðan og það magn og gæði þjónustu eða afurða sem einingin skilar. Ef upphafspunkturinn er aðeins einn óvenju rólegur eða annasamur mánuður verður samanburðurinn villandi.

Áður en prófunin hefst þurfa starfsfólk og stjórnendur að ákveða hvernig verkefnalisti og mönnun breytast. Hægt er að víxla frídögum til að halda opnunartíma án þess að sami einstaklingur vinni á sínum frídegi. Ef eftirspurnin helst óbreytt þarf að meta hvort einfaldara verklag dugi eða hvort bæta þurfi við fólki. Sá kostnaður tilheyrir niðurstöðu tilraunarinnar, rétt eins og mögulegur sparnaður vegna minni fjarvista eða starfsmannaveltu.

Meðan prófun stendur þarf tímaskráning að ná til allrar vinnu, einnig stuttra erinda utan skilgreinds vinnutíma. Regluleg samtöl við starfsfólk geta sýnt hvort færri stundir fylgi færri hlé, hraðari afgreiðsla eða verkefni sem bíða áfram. Ef vaktir, verkefni eða mönnun breytast á miðju tímabili þarf að skrá hvenær það gerðist. Annars verður erfitt að vita hvaða breyting hafði áhrif á niðurstöðuna.

Fimm mælikvarðar halda ávinningi og álagi aðskildum

Vinnutími er fyrsta prófið: bera þarf saman greiddar stundir, skráðar vinnustundir og yfirvinnu. Ef raunverulegur tími styttist lítið þrátt fyrir nýtt skipulag hefur vinnustaðurinn ekki prófað þá breytingu sem hann ætlaði sér. Skoða þarf dreifingu vinnunnar milli starfsmanna líka, því lægra meðaltal getur falið að fáir taki við verkefnum annarra.

Veikindafjarvistir og starfsmannavelta eru tveir aðrir mælikvarðar. Fjarvistir er skynsamlegt að bera saman sem hlutfall af áætluðum vinnustundum, svo fækkun vinnudaga skekki ekki myndina. Starfsmannaveltu þarf að miða við stærð hópsins og túlka varlega ef einingin er lítil: ein brottför getur þá breytt hlutfallinu mikið. Sex mánaða tímabil getur gefið vísbendingu, en sjaldnast trausta niðurstöðu um varanleg áhrif á starfsmannaveltu.

Líðan má mæla með sömu nafnlausu spurningum fyrir og eftir prófun um álag, svefn, starfsánægju og jafnvægi vinnu og einkalífs. Afköst þurfa mælikvarða sem passar við verkið, svo sem afgreidd erindi eða lokin verkefni, ásamt gæðum, biðtíma og endurvinnu. Bera þarf saman bæði heildarafköst og afköst á hverja unna stund. Fleiri erindi á klukkustund eru takmarkaður ávinningur ef biðlisti lengist, mistökum fjölgar eða ósýnileg yfirvinna heldur þjónustunni gangandi.

Ef sambærileg eining heldur fyrra skipulagi getur hún hjálpað til við að greina áhrif styttingar frá árstíðasveiflum, breyttri eftirspurn eða nýrri mönnun. Slíkur samanburður er þó aðeins gagnlegur ef verkefni og þjónustuþörf eru nægilega lík. Fyrirfram ákveðnir mælikvarðar gera einnig erfiðara að velja eftir á aðeins þær niðurstöður sem líta best út.

Hvenær hefur breytingin skilað árangri?

Árangur felst í því að vinnustundum hafi raunverulega fækkað, líðan batnað og þjónusta eða afurðir haldist viðunandi án þess að vinna færist ósýnilega til annarra. Vinnustaðurinn þarf jafnframt að meta kostnað við nýtt verklag eða viðbótarmönnun. Betri líðan starfsfólks og stöðug heildarafköst geta farið saman, en aukin afköst á klukkustund segja ekki ein og sér hvort skipulagið sé sjálfbært.

Ef líðan batnar en biðtími eða álag eykst sýnir prófunin hvar breyta þarf verkefnum eða mönnun áður en fyrirkomulagið verður varanlegt. Ef þjónustan helst stöðug og raunverulegur vinnutími styttist án aukins álags hefur vinnustaðurinn mun sterkari rök fyrir áframhaldandi styttingu. Sú niðurstaða byggist á eigin starfsemi, ekki á loforði um að sama vinnumagn komist sjálfkrafa fyrir á færri stundum.