Prvi eRačun u Hrvatskoj: „zaprimljen” još ne znači odobren

Za prvi strukturirani eRačun u Hrvatskoj provjerite obvezu izdavanja, pripremite stavke, odaberite način razmjene i uredite ovlaštenja prije slanja. Zatim pratite što se dogodilo s računom: u servisu e-Račun za državu Finine oznake statusa razlikuju „zaprimljen” od „odobren (prihvaćen)” i „naplaćen”. Prva oznaka govori o ulasku računa u sustav, a ne o kupčevoj odluci.

Prema uputi Porezne uprave za eRačun, od 1. siječnja 2026. hrvatski obveznici upisani u registar PDV-a šalju i zaprimaju eRačune za tuzemne transakcije prema primateljima eRačuna; ista uputa traži povezivanje stavki s oznakama KPD-a 2025., izbor informacijskog posrednika te potvrdu primitka i ovlaštenja za fiskalizaciju u FiskAplikaciji. To su pripreme za razmjenu računa, dok se njegov prihvat i naplata utvrđuju nakon predaje.

Provjerite obvezu i razvrstajte stavke

Najprije utvrdite jeste li upisani u registar obveznika PDV-a, kome izdajete račun i odnosi li se transakcija na tuzemni promet prema primatelju eRačuna. Poslovanje s različitim vrstama kupaca ne znači da svaki izdani račun prolazi istim putem. Za prvi račun odaberite stvarnu isporuku za koju ste utvrdili da pripada razmjeni eRačuna, pa tek zatim pripremajte dokument.

Popis robe i usluga koje fakturirate povežite s odgovarajućim oznakama KPD-a. Klasifikacija se odnosi na stavku: ako račun obuhvaća različitu robu ili usluge, opis svake usporedite s odgovarajućom oznakom umjesto da jednu oznaku prenesete na cijeli račun. Kad je razvrstavanje dvojbeno, riješite ga prije izdavanja, jer izmjena podatka u vlastitom programu poslije slanja ne mijenja već predani dokument.

Pripremite naziv i OIB primatelja te podatke potrebne za njegovo pronalaženje u razmjeni. Ako kupac posluje kroz više organizacijskih jedinica, utvrdite kojoj račun pripada; za račun vezan uz narudžbu provjerite i traženu referencu. Odvojeno pregledajte poslovni sadržaj: opis isporuke, količine, iznose, porezni tretman i uvjete plaćanja. Uspješno tehničko slanje neće ispraviti račun naslovljen na pogrešnog kupca ili sastavljen prema pogrešnoj isporuci.

Ugovorite razmjenu i postavite ovlaštenja

Pri izboru informacijskog posrednika provjerite kako ćete izraditi, slati i zaprimati strukturirane račune te gdje ćete vidjeti potvrde o njihovoj razmjeni. Pitajte uključuje li ugovor fiskalizaciju ulaznih i izlaznih eRačuna ili je trebate organizirati zasebno. Usporedite i cijenu, pristup izvornim dokumentima te način predaje podataka računovođi: to su različite potrebe, iako ih jedno rješenje može obuhvatiti.

U FiskAplikaciji potvrdite ugovorenog posrednika za zaprimanje eRačuna u vaše ime. Posebno dodijelite ovlaštenje osobi ili posredniku koji će obavljati fiskalizaciju. Provjerite identitet ovlaštene strane prema ugovoru i uskladite postavke s onim što je ugovoreno; potvrda puta za primitak računa sama ne određuje tko šalje fiskalizacijske podatke.

Dogovorite i tko prati odgovore nakon slanja. Izdavatelju treba biti dostupna potvrda da je poruka prošla određenu fazu razmjene, a računovođi podaci potrebni za knjiženje i evidenciju. Ako isti program prikazuje i račun i njegov status, zabilježite što točno svaka njegova oznaka predstavlja: radnju u vlastitom programu, odgovor posrednika ili odgovor primatelja.

Isprobajte postupak, zatim pošaljite račun

Ako posrednik nudi testno okruženje, iskoristite ga za provjeru postavki prije stvarne predaje. Probno slanje treba pokazati može li sustav sastaviti strukturirani račun, prepoznaje li potrebne podatke i vraća li razumljiv odgovor na predaju. Testni rezultat držite odvojenim od stvarnog računa; izmišljenu isporuku ne šaljite kupcu samo radi provjere veze.

Na stvarnom računu usporedite podatke o izdavatelju i primatelju s poslovnom osnovom izdavanja. Prođite stavke i njihove KPD oznake, iznose, porezni tretman te podatke i rok plaćanja. Zatim račun pošaljite ugovorenim putem i sačuvajte njegov identifikator, vrijeme slanja i vraćenu potvrdu. Ako sustav prijavi grešku provjere, ispravite navedeni podatak i ponovno utvrdite ishod; klik na „pošalji” sam po sebi nije potvrda dostave.

Potvrde mogu nastajati u različitim dijelovima razmjene. Poruka da je račun predan vašem posredniku korisna je za otkrivanje gdje je postupak zastao, ali još treba pratiti odgovor o zaprimanju u odredišni sustav. Kad primatelj kaže da račun ne vidi, identifikator i vrijeme slanja omogućuju provjeru konkretnog dokumenta umjesto ponovnog slanja naslijepo.

Razdvojite dostavu, prihvat, fiskalizaciju i naplatu

Uz status razmjene pratite i poreznu obradu. Pravila Porezne uprave o fiskalizaciji eRačuna zasebno navode dostavu fiskalizacijskih podataka o ulaznom i izlaznom računu, izvještavanje izdavatelja o naplati te izvještavanje primatelja o odbijanju. Stoga oznaka „fiskaliziran” opisuje poreznu obradu računa, a ne njegovu naplatu.

• Poslan ili predan: račun je krenuo iz vašeg programa ili stigao do posrednika. Provjerite postoji li potvrda sljedeće faze.
• Zaprimljen: u servisu e-Račun za državu račun je ušao u sustav. Još nije označen kao odobren ili naplaćen.
• Potvrđeno zaprimanje: u istom servisu primatelj je potvrdio primitak. To je korak prije odluke o sadržaju računa.
• Odobren ili prihvaćen: primatelj je označio prihvat računa. Za potvrdu naplate potreban je zaseban podatak.
• Odbijen: pogledajte razlog koji je primatelj naveo i utvrdite kakav je ispravak potreban. Nemojte mijenjati samo vlastitu kopiju poslanog dokumenta.
• Fiskaliziran: obrađeni su fiskalizacijski podaci. Pratite taj podatak odvojeno od odgovora primatelja.
• Naplaćen: provjerite na čemu se temelji oznaka u programu i uskladite stvarnu uplatu s bankovnom evidencijom.

Nazivi i redoslijed oznaka mogu se razlikovati među posrednicima, pa za svaki status utvrdite tko ga je postavio i koju radnju potvrđuje. Ako račun ostane na „zaprimljen”, pratite odgovor primatelja prije nego što ga smatrate odobrenim. Ako je odbijen, postupak ispravka dogovorite prema navedenom razlogu; pogrešna organizacijska jedinica traži drukčiju provjeru od spornog iznosa ili poreznog tretmana.

Pročitajte i:

• Poslovna poruka nakon smjene: Hrvatska štiti odmor, ne gumb „offline”
• Nadzor zaposlenika u Hrvatskoj: kamera i GPS nemaju ista pravila
• YouTube monetizacija u Hrvatskoj: prag nije automatsko odobrenje