Nadzor zaposlenika u Hrvatskoj: kamera i GPS nemaju ista pravila

Poslodavac u Hrvatskoj smije snimati radni prostor kamerom kada je nadzor nužan i opravdan radi zaštite ljudi i imovine, uz prethodnu obavijest radnicima. GPS u službenom vozilu može koristiti kada je to nužno zbog prirode posla ili mjera opreza, ali svrhu i uvjete praćenja mora urediti pisanim pravilima dostupnima zaposlenicima.

Razlika je u tome što kamera zahvaća određeni prostor i podliježe posebnim pravilima o kadru i čuvanju snimki, dok GPS bilježi kretanje vozila koje može otkriti i kretanje radnika. Aplikacije koje prate rad, kretanje ili komunikaciju traže dodatnu pozornost: za takve sustave potrebna je procjena učinka na zaštitu podataka prije početka obrade.

Kamera, GPS i aplikacija: usporedba obveza

Za svaku mjeru treba odrediti vlastitu svrhu, opseg podataka, krug osoba koje im pristupaju i rok čuvanja. Dopuštena kamera na ulazu sama po sebi ne opravdava praćenje svake vožnje ni uvid u komunikaciju zaposlenika.

• Kamera u radnom prostoru. Dopuštena svrha obuhvaća zaštitu osoba i imovine, primjerice kontrolu ulazaka i izlazaka ili smanjenje rizika od krađe i nasilja. Snimanje ne smije obuhvatiti prostorije za odmor, osobnu higijenu i presvlačenje. Radnike treba primjereno obavijestiti unaprijed, a oznaka videonadzora mora biti vidljiva prije ulaska u područje snimanja. U pisanom opisu sustava treba odrediti svrhu kamere, pristup snimkama i rok pohrane. Prema Zakonu o provedbi Opće uredbe, snimke se čuvaju najviše šest mjeseci, osim kada drugi zakon propisuje dulji rok ili su dokaz u odgovarajućem postupku. Procjena učinka ovisi o riziku konkretne obrade.
• GPS u službenom vozilu. Praćenje može biti opravdano profesionalnom prirodom posla ili mjerama opreza. Nema prostorije koju GPS snima, ali vrijeme praćenja i način uporabe podataka moraju odgovarati poslovnoj svrsi, osobito ako je dopuštena privatna uporaba vozila. Radnik mora dobiti obavijest o postojanju sustava i uvjetima uporabe. AZOP-ovo očitovanje o GPS-u traži pisana interna pravila dostupna svim zaposlenicima i ograničava uporabu podataka na svrhu određenu tim pravilima. Za zapise o kretanju nema općeg roka poput roka za videosnimke: čuvaju se samo onoliko dugo koliko je potrebno za utvrđenu svrhu. Praćenje kretanja zaposlenika sustavom zahtijeva procjenu učinka.
• Aplikacija za praćenje rada ili komunikacije. Poslodavac mora utvrditi koje aktivnosti sustav bilježi, zašto su potrebne i tko će vidjeti podatke. Obavijest radniku treba objasniti svrhu, opseg nadzora i razdoblje pohrane; interna pravila trebaju odrediti način uporabe sustava. Nema jedinstvenog dopuštenog roka čuvanja svih takvih zapisa: podaci se zadržavaju samo dok su potrebni za određenu svrhu. Za sustave kojima se prate rad ili komunikacija zaposlenika procjena učinka obvezna je prije obrade.

Što mijenja položaj kamere

Kadar mora odgovarati sigurnosnoj svrsi. Kamera usmjerena na ulaz može zabilježiti tko ulazi u prostor, ali kadar koji bez potrebe prati radnika tijekom čitave smjene zadire znatno dublje u njegovu privatnost. Ako su radnici cijelo radno vrijeme u vidnom polju uređaja koji prate sve njihove pokrete, za uporabu nadzornih uređaja potrebna je prethodna suglasnost radničkog vijeća ili sindikalnog povjerenika s njegovim pravima i obvezama.

Poslodavac mora obavijestiti zaposlenike prije donošenja odluke o postavljanju videonadzora. Pri zapošljavanju radnik mora dobiti i pisanu obavijest da će biti nadziran audio ili video uređajima. Privola radnika ne zamjenjuje te obveze. Oznaka na ulazu mora omogućiti da osoba prepozna voditelja obrade i način na koji može ostvariti svoja prava; podaci o svrsi, pravnoj osnovi, pristupu i pohrani mogu biti u drugoj lako dostupnoj obavijesti.

Pristup snimkama pripada odgovornoj ili ovlaštenoj osobi, a sustav mora bilježiti tko je snimkama pristupio te kada i gdje. Sigurnosna snimka ne može se naknadno koristiti za proizvoljno ocjenjivanje radnog učinka: uporaba podataka ostaje vezana uz svrhu zbog koje je kamera postavljena.

Što pravila za GPS moraju razjasniti

Usmena napomena da vozilo ima GPS nije dovoljna. Pravila trebaju povezati praćenje s konkretnim poslovnim razlogom i odrediti tko smije vidjeti trenutačni položaj, koristi li se povijest kretanja te kada se zapisi brišu. Ako zaposlenik smije voziti automobil privatno, poslodavac mora posebno urediti uporabu lokacijskih podataka tijekom takve vožnje.

Lokacija vozila može otkriti gdje je bio radnik koji ga koristi. Zato je pri određivanju opsega praćenja važno razlikovati potrebu za trenutačnim položajem vozila od potrebe za pohranom detaljne povijesti ruta. Ako je za utvrđenu svrhu dovoljna uža obrada, dodatno prikupljanje i dulje čuvanje podataka ne proizlaze iz same činjenice da je GPS ugrađen.

Kada se priprema procjena učinka

Europski odbor za zaštitu podataka navodi da se procjena učinka provodi prije obrade za koju je vjerojatno da će stvoriti visok rizik za prava i slobode pojedinaca. Hrvatska Agencija za zaštitu osobnih podataka izričito ubraja obradu podataka zaposlenika aplikacijama ili sustavima za praćenje rada, kretanja ili komunikacije među postupke za koje je procjena obvezna.

Procjena treba opisati planiranu obradu, njezinu nužnost i razmjernost, rizike za radnike te mjere za njihovo smanjenje. Kod kamere odgovor ovisi o stvarnom kadru i načinu uporabe snimki; sama prisutnost uređaja ne određuje ishod. Kod GPS-a i aplikacija presudno je što sustav stvarno bilježi o zaposleniku, koliko dugo to čuva i za koje se odluke ti podaci namjeravaju koristiti.

Pročitajte i:

• Signal ili WhatsApp: ista enkripcija ne znači istu privatnost
• Španjolska planira AI nadzor i pomoć MSP-ovima: što to znači za EU
• Hrvatska je 74. članica sporazuma Artemis — prilika je u softveru