Fina e-Račun: certifikat određuje hoće li prijava stati na prvom koraku

Za ugovaranje Fina e-Računa najprije utvrdite prijavljujete li poslovni subjekt ili fizičku osobu te imate li certifikat prihvaćen za odabrani način pristupa. Finini vodiči za ugovaranje odvojeno vode poslovne subjekte i fizičke osobe te korisnike koji već imaju Finin kriptouređaj i one koji ga trebaju zatražiti. Pristupnica registrira korištenje usluge; zahtjev za novi certifikat dodaje se kada nemate odgovarajući postojeći certifikat.

Odmah odaberite i hoćete li raditi u web aplikaciji ili slati račune iz računovodstvenog programa. Za prijavu osobe u web aplikaciju provjerava se certifikat na kriptouređaju ili podržanoj bankovnoj kartici odnosno USB sticku. Za izravno povezivanje programa potreban je aplikacijski certifikat, a način integracije može zahtijevati i poslužiteljski. Certifikat pogrešne vrste zato može zaustaviti pristup i kada ste pripremili pristupnicu.

Koji postojeći certifikat možete iskoristiti?

Poslovni subjekt za web aplikaciju može upotrijebiti odgovarajući certifikat na Fininu kriptouređaju ili poslovnoj CoBranding kartici odnosno USB sticku banke koja za tu namjenu surađuje s Finom. Bankovni token kojim ulazite u internetsko bankarstvo sam po sebi nije dokaz da na njemu imate prihvaćen poslovni certifikat. Provjerite vrstu certifikata i postupak registracije kod banke prije nego što zatražite novi Finin uređaj. Postojeći Finin uređaj također ne zamjenjuje pristupnicu: servisu se moraju dodijeliti prava za konkretnog korisnika.

Za izdavanje računa naručiteljima u javnoj nabavi provjerava se zasebna usluga. Vodič za e-Račun za državu za poslovne korisnike navodi i AKD-ov poslovni certifikat na kartici kID, a za fizičke osobe elektroničku osobnu iskaznicu ili certifikat drugog navedenog izdavatelja. Te mogućnosti odnose se na pristup aplikaciji e-Račun za državu za izdavatelje; nemojte ih automatski prenijeti na ugovaranje običnog Fina e-Računa.

Poslovni subjekt: pristupnica, korisnik i ovlasti

Tvrtka ili obrt koji nastupa kao poslovni subjekt priprema Pristupnicu za internetski servis Fina e-Račun. Na Fininu popisu dokumenata zasebno su objavljeni pristupnica za poslovne jedinice, punomoć, izjava o upotrebi certifikata te zahtjevi za poslovni, aplikacijski i poslužiteljski certifikat. To nisu obrasci koje svaki korisnik predaje zajedno: dodatna dokumentacija ovisi o tome tko pristupa servisu i kako šalje račune.

Ako poslovni subjekt već ima prihvaćen certifikat na Fininu kriptouređaju, za pristup usluzi priprema pristupnicu bez novog zahtjeva za izdavanje certifikata. Ako takav certifikat nema i želi raditi u web aplikaciji, uz pristupnicu priprema zahtjev za poslovni digitalni certifikat, ugovor o certificiranju za poslovne subjekte i identifikacijski dokument korisnika certifikata. Za osobnu i digitalnu predaju postoje odgovarajuće inačice ugovora. Pri prvom upisu poslovnog subjekta u sustav izdavanja certifikata mogu se tražiti i podaci o osobi ovlaštenoj za zastupanje te, ako subjekt nije moguće provjeriti u odgovarajućem registru, dokaz o njegovu osnivanju.

Ako poslovne jedinice trebaju samostalno razmjenjivati račune, dodaje se pristupnica za njihovu registraciju, a prava se dodjeljuju korisnicima certifikata. Knjigovodstvenom servisu koji radi u ime klijenta potrebna je punomoć; opunomoćenik mora imati odgovarajući certifikat i biti korisnik usluge, dok klijent koji daje punomoć ne mora imati vlastiti Finin kriptouređaj. Izjava o upotrebi certifikata ima užu svrhu: primjenjuje se kada ista osoba zastupa poslovni subjekt čijim se certifikatom pristupa i drugi poslovni subjekt u čije se ime usluga koristi. Ona nije opća zamjena za pristupnicu ili punomoć knjigovodstvenom servisu.

Fizička osoba: osobni certifikat i vlastiti obrasci

Putanja za fizičku osobu namijenjena je osobi u sustavu PDV-a ili obvezniku poreza na dohodak. Ako već ima osobni certifikat na Fininu kriptouređaju, za ugovaranje priprema pristupnicu i slijedi postupak za postojeći uređaj. Obrtnik pritom ne bira obrazac samo prema činjenici da je pravno fizička osoba: najprije treba utvrditi ugovara li servis za registriranu djelatnost kao poslovni subjekt ili prema putanji za fizičku osobu.

Osoba bez odgovarajućeg Finina uređaja uz pristupnicu priprema zahtjev za osobni certifikat, ugovor o certificiranju za fizičke osobe te presliku osobne iskaznice ili putovnice korisnika certifikata. Dokumenti za izdavanje certifikata razlikuju se prema tome predaju li se digitalno ili u poslovnici. Kriptouređaj osobno preuzima korisnik uz identifikacijski dokument. Prijava u web aplikaciju slijedi nakon aktivacije uređaja i primitka obavijesti o provedenoj registraciji.

Računovodstveni program: provjerite način povezivanja

Za izravnu razmjenu e-računa iz računovodstvenog programa poslovni subjekt treba aplikacijski certifikat i pristupnicu na kojoj je odabran rad putem programa. Ako odgovarajući aplikacijski certifikat već postoji, podnosi se pristupnica za registraciju usluge; novi zahtjev za izdavanje certifikata nije potreban samo zato što se uvodi Fina e-Račun. Ako certifikata nema, pripremaju se zahtjev za njegovo izdavanje, ugovor o certificiranju i dokumentacija osobe koja će biti skrbnik certifikata.

Poslužiteljski certifikat vezan je uz način tehničkog povezivanja. Kod integracije web servisom s asinkronom obradom poruka potreban je prihvatljiv poslužiteljski certifikat; može ga izdati Fina ili drugi izdavatelj ako certifikat zadovoljava propisane uvjete. Zato s dobavljačem računovodstvenog programa utvrdite koristi li se takva razmjena i postoji li već odgovarajući certifikat prije podnošenja dodatnog zahtjeva. U pristupnici uskladite naziv aplikacijskog certifikata i prava za slanje ili primanje računa s onime što će program stvarno koristiti.

Završna provjera prije predaje

1. Odredite ugovarate li Fina e-Račun ili e-Račun za državu te nastupate li kao poslovni subjekt ili fizička osoba.
2. Za web aplikaciju provjerite vrstu i imatelja postojećeg certifikata. Za računovodstveni program provjerite aplikacijski certifikat i s integratorom potrebu za poslužiteljskim.
3. Pripremite pristupnicu za odabrani način rada. Dodajte obrazac za poslovne jedinice, punomoć ili izjavu samo ako odgovaraju odnosu između korisnika, certifikata i subjekta u čije se ime radi.
4. Ako trebate novi certifikat, odaberite zahtjev i ugovor za poslovni, osobni ili aplikacijski certifikat te odgovarajuću inačicu ugovora za predaju u poslovnici ili digitalno.
5. Za predaju putem Online servisa za predaju dokumentacije provjerite uvjet elektroničkog potpisa. Prije prve prijave ili povezivanja programa pričekajte potvrdu registracije usluge i, ako je izdan novi uređaj, aktivirajte certifikat.

Pročitajte i:

• Coursera ili LinkedIn Learning: certifikat vrijedi tek kad ga pokažete