ABRA Flexi, nebo iDoklad: plné účetnictví stojí víc než fakturace

Na vystavování faktur, evidenci přijatých dokladů a předávání podkladů účetní zpravidla stačí iDoklad. Firma, která chce ve stejném programu vést podvojné účetnictví, banku, sklad a navazující obchodní agendu, potřebuje širší systém; popis ABRA Flexi tyto agendy a napojení přes REST API uvádí. Rozsah funkcí se mění s variantou licence.

Nižší cena fakturační aplikace proto neznamená stejnou práci za méně peněz. Ceník iDokladu uvádí při měsíční platbě Základní za 240 Kč se dvěma přístupy a Oblíbený za 430 Kč s pěti přístupy, bankovním propojením a API s limitem 7 500 požadavků měsíčně; částky jsou bez DPH. iDoklad umí i přijaté faktury, skladové pohyby a podklady pro daňová podání. Pro vedení podvojného účetnictví firma stále potřebuje účetní systém a člověka, který v něm zápisy zpracuje.

Co se děje s dokladem po vystavení

Rozdíl je nejviditelnější na cestě jediného dokladu. V iDokladu vznikne vydaná faktura, lze k ní sledovat úhradu a zaevidovat přijatou fakturu od dodavatele. Účetní potom převezme podklady do svého programu. Takové rozdělení vyhovuje podnikateli, který chce sám obsluhovat fakturaci a účetnictví zadává externě; předávání dat je součástí procesu, i když může probíhat elektronicky.

Ve Flexi může na fakturaci navázat banka, skladová evidence a samotný účetní zápis. Účetní pracující přímo v systému může zpracovávat údaje tam, kde vznikly obchodní doklady. To samo o sobě nezaručuje bezpracné účtování: stále je potřeba určit účtování položek, kontrolovat bankovní pohyby a připravit závěrku. Přínosem jednotného prostředí je hlavně menší potřeba převádět tytéž údaje mezi aplikacemi.

Pětiletá cena závisí na rolích a API

Pro srovnání počítejme pět let jako šedesát měsíčních plateb ve stejné ceně, bez DPH, zaváděcích slev a změn tarifu. Přehled Účetnictví.cz rozlišuje fakturační iDoklad Základní od 240 Kč měsíčně a účetní ABRA Flexi Basic od 425 Kč za uživatele měsíčně. Roční platba vychází v cenících jinak; zde zůstává měsíční základ, aby šly modely porovnat stejnou metodou.

Aktuální ceník ABRA Flexi uvádí Basic za 425 Kč a Business za 1 055 Kč měsíčně za každého zapisujícího uživatele; samostatný přístup k API stojí dalších 425 Kč, respektive 1 055 Kč měsíčně bez DPH. Čtení dat bez zápisu nevyžaduje placenou uživatelskou licenci. Business přidává mimo jiné nabídky, objednávky, zakázky, mzdy a personalistiku. Náklad proto neurčuje jen počet zaměstnanců, ale počet lidí, kteří skutečně vytvářejí nebo mění záznamy.

Starší oznámení ABRA o API uvádělo 395 Kč pro Basic a 995 Kč pro Business. Jde o dřívější částky; pro modely níže platí ceny z nynějšího ceníku. Předplatné přitom neobsahuje odhad práce na konkrétním propojení ani odměnu účetní, protože ty závisejí na smlouvě a uspořádání firmy.

OSVČ s deseti fakturami měsíčně

Představme si živnostníka, který vystaví deset faktur měsíčně více než pěti odběratelům, pracuje v aplikaci sám a nepotřebuje API ani sklad. Bezplatný iDoklad má limit pěti kontaktů, proto v tomto modelu počítáme se Základním tarifem. Za šedesát měsíců zaplatí 14 400 Kč bez DPH; tarif přitom umožňuje dva přístupy. Jedna zapisující licence Flexi Basic stojí ve stejném výpočtu 25 500 Kč, tedy o 11 100 Kč více.

Pokud účetní dostává hotové doklady a účetnictví vede jinde, další agendy Flexi by živnostník využil jen omezeně. Cena iDokladu však hradí fakturaci a evidenci, nikoli účetní práci nebo program účetní. Kdo si vede daňovou evidenci sám, může rozsah obou řešení posoudit jinak než podnikatel, který předává podklady každý měsíc. V obou případech je podstatné, zda má v aplikaci jen vzniknout doklad, nebo se v ní má také dokončit účetní zpracování.

Kdy skladová evidence přestává stačit

Oba produkty pracují se skladovými položkami, ale slovo „sklad“ samo nepopisuje celý provoz e-shopu. iDoklad dokáže sledovat množství položek a pohyby související s vydanými a přijatými fakturami. Pro prodejce s malým katalogem to může pokrýt potřebnou evidenci, zvlášť pokud účetní řeší ocenění zásob ve svém programu. Při složitějším prodeji rozhoduje, zda systém zpracuje také nabídku, objednávku, rezervaci zboží a účetní návaznost výdeje.

Flexi Basic spojuje běžnou skladovou agendu s účetnictvím, ale nabídky a objednávky patří do Business; některé pokročilé skladové funkce jsou až v Premium. Ani vyšší tarif automaticky neznamená hotové propojení s konkrétním e-shopem. Rozsah integrace se určuje podle toho, které údaje se mají přenášet: samotné objednávky, skladová dostupnost, úhrady nebo také změny a storna. Právě tato volba ovlivní práci účetní i cenu zavedení.

Malý e-shop se skladem

V modelovém e-shopu zapisují dva lidé do prodeje a skladu a třetí člověk vede účetnictví. iDoklad Oblíbený má dostatek přístupů pro všechny tři, bankovní propojení i API; šedesát měsíčních plateb vyjde na 25 800 Kč bez DPH. Účetní může mít přístup k evidovaným dokladům, účetní zápisy a závěrka však v tomto modelu vznikají v jejím vlastním systému. Do celkových nákladů proto patří i její práce a případná cena tohoto systému.

Pokud má e-shop ve Flexi vytvářet také nabídky a objednávky, odpovídá potřebám spíše Business. Tři zapisující licence stojí za pět let 189 900 Kč; s přístupem k API jde o 253 200 Kč bez DPH. Když účetní pouze přebírá exporty a do Flexi nezapisuje, dvě licence Business s API vyjdou na 189 900 Kč, ale účetnictví a převody dat se pak řeší mimo tento předplatitelský model. Cena konektoru nebo úprav přenosu není z ceníkové licence odvoditelná.

Pětičlenná firma s účetnictvím a API

Uvažujme firmu, v níž všech pět lidí zapisuje do systému a účetnictví vzniká uvnitř zvoleného řešení. Pět licencí Flexi Basic představuje 127 500 Kč za pět let; s API je to 153 000 Kč bez DPH. Jestliže firma potřebuje také obchodní agendu Business nebo mzdy, pět licencí a API stojí 379 800 Kč. V těchto částkách je software a přístup k API, nikoli zavedení, konkrétní integrace či odměna člověka, který účtuje.

iDoklad Oblíbený poskytne pěti lidem přístupy za 25 800 Kč ve stejném období. Tento výdaj pokrývá fakturační a evidenční část, zatímco účetnictví by zůstalo v další aplikaci. Při výběru tedy nestačí porovnat 25 800 Kč s licencemi Flexi: je potřeba vědět, kolik stojí účetní systém mimo iDoklad, kdo převádí a opravuje doklady a zda účetní potřebuje do Flexi přímo zapisovat. Pokud ano, její přístup patří mezi placené licence; samotné předplatné její práci nenahrazuje.

Přečtěte si také:

• Fakturoid, nebo iDoklad: automatizace může zdvojnásobit roční účet
• Ecomail, nebo MailerLite: české integrace stojí proti levnému startu
• Raynet, nebo Pipedrive: česká podpora soupeří se stovkami integrací