Caflou, nebo Freelo: cash flow mění obyčejné řízení projektů

Firmě, která chce především rozdělovat úkoly, hlídat termíny a vykazovat práci, bude obvykle lépe odpovídat Freelo. Caflou stojí za zvážení tam, kde vedení potřebuje u téže zakázky sledovat také nabídku, náklady, faktury a očekávané peněžní toky. Rozdíl se projeví v tom, co se s údaji o zakázce děje po splnění posledního úkolu.

Pro agenturu nebo poradenskou firmu je proto užitečnější projít cestu zakázky než jen porovnat seznam funkcí. Poptávka musí přejít do projektu, odvedená práce do výkazu a výkaz do vyúčtování. Širší systém může omezit předávání mezi aplikacemi; samostatný projektový nástroj zase dobře zapadne do firmy, která už má funkční CRM a fakturaci.

Poptávka a CRM: kdo předává zadání

Caflou umožňuje vést vztah se zákazníkem, nabídku i navazující projekt v jednom systému. To má cenu zejména u zakázek, kde se během obchodu mění rozsah práce a projektový manažer potřebuje znát sjednanou částku, termín i očekávané náklady. Spojení záznamů však samo nezajistí, že obchodník předá realizačnímu týmu správné zadání; firma musí určit, kdo údaje udržuje.

Freelo se soustředí na práci po založení projektu. Pokud nabídky vznikají ve stávajícím CRM, může tým ponechat obchod tam a převést do Freela jen schválený rozsah a odpovědnosti. Hranicí takového postupu je změna nabídky po zahájení práce: někdo ji musí promítnout do projektu, aby tým nepostupoval podle starší verze dohody. Při této variantě patří do celkového účtu také náklady na používané CRM.

Rozhodující je četnost tohoto předání. U několika dlouhých projektů může být ruční založení zakázky zanedbatelné. Firma s mnoha krátkými zakázkami už opakuje stejný přenos klienta, ceny a termínu často; tam společná evidence přináší větší provozní hodnotu. Jde o podmíněný závěr podle způsobu práce firmy, nikoli o zaručenou časovou úsporu.

Realizace: úkoly a hospodaření projektu

Freelo nabízí úkoly, termíny, kanban, časovou osu, vlastní pole a reporty. Vedoucí tak může sledovat odpovědnosti, postup a vykázanou práci napříč projekty. Součástí práce s projektem jsou také časové a finanční rozpočty: Freelo proto nelze popsat jako pouhý seznam úkolů. Jeho těžištěm však zůstává koordinace týmu a projektové vykazování.

Caflou přidává k průběhu realizace širší ekonomický pohled. U projektu lze spojit plánované příjmy a výdaje, čerpání rozpočtu, fakturaci a cash flow. Zakázka může být dokončená v termínu, ale výdaj za dodavatele a pozdější úhrada od klienta dopadnou na firmu v různých chvílích. Právě potřeba sledovat tuto návaznost mění otázky, které od projektového systému vedení očekává.

Širší záběr zároveň znamená více údajů k údržbě. Má-li být přehled o hospodaření použitelný, musí někdo průběžně přiřazovat náklady a očekávané příjmy ke správným zakázkám. Pro tým, který finanční přehled vede spolehlivě jinde, může být tato agenda v Caflou duplicitní. Pro firmu, jejíž vedoucí pravidelně dohledává stav práce, rozpočet a splatnosti na několika místech, může společná evidence odstranit část těchto předání.

Výkazy a faktura: kde končí projektový nástroj

Obě služby dovolují zachytit práci odvedenou na projektu, ale liší se navazujícím dokladem. Freelo umí vybrat výkazy k fakturaci, upravit připravované položky a označit výkazy jako vyfakturované. Jeho návod k fakturaci vysvětluje, že skutečná faktura vzniká v propojeném Fakturoidu, iDokladu či Vyfakturuj, případně v jiném systému firmy.

Podporované propojení může převést vykázané hodiny do faktury bez opětovného přepisování. Firma přesto spravuje návaznost dvou služeb: musí mít správně nastavené propojení a vědět, který systém je rozhodující pro vystavený doklad a jeho úhradu. Pokud používá jiný fakturační software bez přímé integrace, může ve Freelu stále evidovat stav výkazů, zatímco doklad vystaví odděleně.

Caflou umožňuje vystavit fakturu z nabídky, výkazu či projektu, evidovat přijaté doklady a spojit platby s finančním přehledem zakázky. Pro firmu, která potřebuje vedle fakturovatelné práce sledovat i termín očekávané úhrady, je to podstatný rozdíl. Je však třeba rozlišit vznik faktury od příchodu peněz: vystavený doklad sám o sobě neznamená zaplacenou zakázku.

V podmíněném toku se samostatným CRM, Freelem a fakturační službou jsou kritická předání dvě: schválená nabídka do projektu a vybrané výkazy do faktury. Druhé může pokrýt integrace, první závisí na používaném CRM a nastavení firmy. Caflou dovoluje vést tyto části společně, pokud tým skutečně pracuje se stejnými záznamy. Počet aplikací proto není sám o sobě měřítkem počtu ručních úkonů.

Modelový účet pro jednotlivce a deset lidí

U jednotlivce uvádí ceník Caflou plán Pstruh od 379 Kč měsíčně bez DPH. Týmový Kapr začíná na 999 Kč měsíčně a cena se mění podle počtu uživatelů; pro deset lidí činí 3 399 Kč měsíčně bez DPH. Placené plány zahrnují firemní moduly, ale liší se limity některých doplňkových funkcí, například digitálních podpisů a vytěžování faktur. Při větším využití je proto nutné číst i tyto limity.

Ceník Freela počítá Business podle počtu licencí. Při roční platbě vychází jedna licence přibližně na 818 Kč měsíčně; u deseti licencí je sazba 269 Kč na uživatele měsíčně, tedy modelově 2 690 Kč za tým. Business zahrnuje neomezené projekty, reporty a hostovské účty. Sazbu pro větší tým nelze použít jako cenu samostatné licence.

U deseti lidí je rozdíl mezi uvedenými částkami 709 Kč měsíčně bez DPH. Podmínky však nejsou stejné: Caflou je v modelu uvedeno s měsíční cenou, Freelo s cenou přepočtenou z roční platby. Navíc účet za Freelo nezahrnuje případné samostatné CRM a fakturační službu. Rozdíl v předplatném proto není hotovým výpočtem úspory celé firmy.

U jednotlivce jsou potřeby ještě rozdílnější. Kdo chce pouze organizovat vlastní úkoly, nemusí kupovat Freelo Business; k dispozici jsou i jednodušší tarify. Kdo sám připravuje nabídky, vede zakázky a vystavuje faktury, může naopak využít šíři Caflou i bez týmu. Smysluplný model musí kromě licencí zahrnout služby, které si firma ponechá, a práci spojenou s předáváním údajů.

Co napovídají recenze při konečné volbě

Profil Caflou na GetApp uvádí hodnocení 5,0 z 28 recenzí. Vysoký průměr je příznivý signál, ale takto malý soubor dává omezený základ pro předpověď, jak snadno si širší systém osvojí konkrétní tým. Některé zveřejněné zkušenosti oceňují propojení agend, jiné upozorňují na náročnější osvojení postupů.

Profil Freela na GetApp uvádí 4,8 z 283 recenzí. Větší vzorek nabízí širší pohled na každodenní práci, ale rozdíl mezi průměrnými známkami není přímým testem obou služeb ve stejné firmě. Pro rozhodnutí má větší váhu to, zda se současné CRM a fakturace už spolehlivě propojují s projekty.

Pokud ano a hlavní potíží je koordinace lidí, Freelo je přirozený výchozí kandidát. Jestliže se zakázka opakovaně ztrácí mezi nabídkou, výkazy, náklady, fakturou a očekávanou platbou, Caflou řeší širší část problému v jednom systému. Volba pak stojí na konkrétním pracovním toku a celkových provozních nákladech, ne pouze na ceně projektové licence.

Přečtěte si také:

• HubSpot, nebo Zoho CRM: levný start skrývá propast u vyšších tarifů
• Miro, nebo FigJam: levnější tabule stačí, dokud tým neopustí Figma
• Fakturoid, nebo iDoklad: automatizace může zdvojnásobit roční účet