Toggl, nebo Clockify: levnější tarif může zpoplatnit klíčový výkaz

Pro fakturaci podle hodinové sazby nabízí Clockify levnější placený vstup: ceník Clockify uvádí Basic za 3,99 USD za místo měsíčně při roční platbě a řadí do něj fakturovatelné sazby i export dat. Vystavení faktury přímo v aplikaci patří až do vyššího tarifu Standard. Pokud freelancer počítá odměnu ve svém fakturačním nástroji a klientovi stačí výkaz hodin v PDF, placený plán kvůli samotné evidenci času nepotřebuje.

Ceník Toggl nabízí bezplatný plán až pro tři uživatele a fakturovatelné sazby řadí do Starteru. Volba mezi Toggl Track a Clockify se proto neláme jen na ceně časovače: podstatné je, co má obsahovat klientský výkaz a kolik lidí k němu potřebuje přístup. U bezplatného plánu může být právě vypočtená částka nebo použitelný formát exportu hranicí, která vyvolá platbu.

Kdy přestane stačit bezplatný výkaz

Podmínky Clockify Free omezují pracovní prostor na pět aktivních lidí, jeden report na období nejvýše 31 dní a export reportů na PDF. Neumožňují nastavit fakturovatelné sazby ani v reportu vypočítat odměnu; export do CSV či Excelu a sdílené reporty jsou placené funkce. Všechny projekty bezplatného prostoru jsou navíc veřejné pro jeho členy. Tato omezení jsou důležitější než počet hodin, které tým dokáže zaznamenat.

Českému freelancerovi může bezplatné PDF posloužit jako příloha k faktuře: klient vidí odpracovaný čas a podnikatel doplní cenu v nástroji, v němž fakturu vystavuje. Při různých sazbách pro jednotlivé zakázky však musí částku dopočítat mimo měřič času a správně přiřadit sazbu ke každému záznamu. Kdo chce poslat jediný souhrn za delší období, musí v bezplatném Clockify sestavit výstup z kratších reportů.

Rozdíl je i mezi klientským reportem a zálohou vlastních dat. Správce bezplatného prostoru Clockify může vyexportovat časové záznamy za aktuální rok do CSV, ale tato možnost nenahrazuje placený CSV export reportu připraveného pro klienta. Pro účetní postup, který přebírá položky z tabulky, proto samotná existence exportu dat neřeší stejnou potřebu jako strukturovaný klientský výkaz.

Co znamená export u Toggl Track

Návod Toggl Track k exportu rozlišuje PDF dostupné ve Free od CSV a dalších formátů vyžadujících placený plán. Upozorňuje také, že samostatný produkt Toggl 2.0 má jiné možnosti: jeho bezplatný CSV export nelze přenést do srovnání tarifů Toggl Track. Pro klienta, který přijme čitelný přehled hodin, je tento rozdíl malý; pro navazující tabulku nebo import záznamů je zásadní.

Výkaz hodin, výkaz s vypočtenou odměnou a hotová faktura jsou tři různé výsledky. PDF s časovými záznamy dokládá rozsah práce. Sazba přiřazená k projektu nebo člověku umožní spočítat částku přímo v reportu. Faktura pak vzniká v samostatném kroku podle postupu, který podnikatel používá pro své české zákazníky. Při výběru tarifu má smysl platit za ten výsledek, který má měřič skutečně dodat.

Cena pro jednoho, tři a deset lidí

U Toggl Track pravidla předplatného uvádějí Starter od 9 EUR nebo USD za licenci měsíčně při roční platbě a od 12 EUR nebo USD při měsíční platbě; evropský zákazník může platit v eurech. Cena se počítá podle zakoupených licencí, nikoli pouze podle aktivních členů. Neobsazená licence po odebrání člověka zůstává účtovaná, dokud ji správce samostatně neodstraní.

Při roční platbě vychází modelový přepočet pro jedno, tři a deset placených míst v Clockify Basic na 3,99, 11,97 a 39,90 USD měsíčně. Stejné počty licencí v Toggl Track Starter znamenají 9, 27 a 90 EUR měsíčně pro zákazníka platícího v eurech. Jsou to měsíční ekvivalenty roční ceny, nikoli měsíční faktury; částky v různých měnách nejsou přímým korunovým srovnáním.

Bezplatný limit se po přechodu na placený plán neodečítá od účtu. Tříčlenný tým, který potřebuje sazby a CSV, platí všechna tři místa, přestože se do bezplatného limitu obou služeb počtem lidí vejde. Desetičlenný tým překračuje oba bezplatné limity už svou velikostí. U Clockify obsazuje placené místo aktivní i pozvaný člen, zatímco deaktivovaný člověk je neobsazuje; u Toggl je třeba navíc hlídat počet ponechaných zakoupených licencí.

Soukromí klientů a cena volného místa

Veřejné projekty v bezplatném Clockify mohou být problémem, když jeden pracovní prostor sdílí zaměstnanci a externisté pracující pro různé klienty. Placený Basic přidává správu viditelnosti projektů, stránek a časových záznamů. To je jiná otázka než sledování činnosti člověka na počítači: Toggl uvádí, že nepořizuje snímky obrazovky ani záznamy stisků kláves. Pro citlivé zakázky je rozhodující především to, kdo smí vidět konkrétní projekt a jeho údaje.

Také neobsazené místo má jiný význam než neaktivní časovač. Pozvaný člen Clockify může zabírat placené místo, i když v daném měsíci nic nezaznamená. V Toggl Track samotné odebrání člena ponechá jeho zakoupenou licenci v předplatném. Modelová cena pro tři lidi tedy předpokládá přesně tři placená místa; ponechané čtvrté místo zvýší účet, přestože na něm nikdo nepracuje.

Volba pro českou fakturaci

Jednotlivec, který posílá pouze měsíční přehled hodin v PDF a částku počítá ve fakturačním nástroji, může zůstat u bezplatného plánu. Clockify poskytne více míst zdarma, což pomůže malému týmu se společnou evidencí času, pokud mu vyhovuje viditelnost projektů a nepotřebuje sazby v reportu. Toggl Track může vyhovovat tomu, kdo dává přednost jeho způsobu každodenního zapisování času, avšak pro výkaz s částkou počítá se Starterem.

Jakmile má podklad pro klienta obsahovat automatický výpočet odměny a položky pro další zpracování, je vhodné srovnávat placené tarify za celý tým. Clockify Basic má nižší vstupní ceníkovou cenu; Toggl Track Starter představuje dražší variantu, u níž se do nákladů mohou promítnout i neodstraněné volné licence. O výsledku pro konkrétní zakázku rozhodne požadovaný výkaz, přístup členů ke klientským projektům a počet skutečně zakoupených míst.

Přečtěte si také:

• Claude Code, nebo Codex: benchmark nezná váš repozitář
• Bitwarden, nebo 1Password: nižší cena neřeší způsob obnovy
• Lokální LLM, nebo cloud: levnější volbu mění vytížení