Toggl Track a Harvest: za 9 dolarů jiný konec zakázky

Pro tým, který chce hlavně rychle zapisovat hodiny a odevzdávat výkazy, je vhodnější Toggl Track. Pokud se odpracovaný čas pravidelně mění v kontrolu rozpočtu a klientskou fakturu, dává větší smysl Harvest. Podle ceníku Togglu stojí Starter při roční platbě 9 dolarů za uživatele měsíčně, nabízí týmové reporty a účtované sazby; formální schvalování výkazů patří až do Premium. Ceník Harvestu uvádí pro Teams stejných 9 dolarů za místo měsíčně při roční platbě, ale upozorňuje i na možné poplatky podle využití; schvalování výkazů řadí do Enterprise.

Rozhodující rozdíl se projeví po zastavení časovače. Srovnání Timen hodnotí Toggl Track jako jednodušší nástroj pro každodenní měření a Harvest jako vhodnější pro práci svázanou s rozpočty, účtovanými hodinami a fakturami. Toggl přitom fakturu také vytvořit umí. Volba tedy nestojí na samotné přítomnosti tlačítka pro fakturaci, ale na tom, zda tým začíná evidencí práce a z ní připraví doklad, nebo vede hodiny průběžně v rámci klientské zakázky.

Stejný klientský měsíc ve dvou postupech

Představme si podmíněný měsíc pětičlenné servisní agentury. Všichni pracují pro jednoho klienta na hodinově účtované zakázce. Klient chce přehled vykázané práce a fakturu, vedoucí chce průběžně vidět čerpání rozpočtu. Jde o stejnou práci a stejné lidi; mění se pořadí kroků, které nástroje přirozeně podporují.

V Toggl Track může pracovník spustit časovač nebo doplnit čas ručně a přiřadit záznam k projektu. Na konci období vedoucí vybere příslušné záznamy, zkontroluje členy týmu a připraví souhrn hodin. Starter k tomu přidává týmový pohled a účtované sazby. Výhodou je krátká cesta od vykonané práce k výkazu, zvlášť když agentura potřebuje klientovi především srozumitelně doložit čas a fakturu dokončuje v jiném účetním systému.

V Harvestu se klient, projekt, účtování a rozpočet nastavují předem. Hodiny se pak zaznamenávají do zakázky, v níž tým sleduje také výdaje a průběh rozpočtu. Takové uspořádání vyžaduje více rozhodnutí při založení projektu, ale při uzavírání měsíce už jsou čas, účtovatelné položky a faktura součástí stejného pracovního postupu. Pro agenturu s opakovanými klientskými zakázkami může mít tato návaznost větší hodnotu než samotná rychlost spuštění časovače.

Výkaz a schválení řeší odlišné úkoly

Týmový přehled ukáže, kdo vykázal práci a kolik času jí věnoval. Formální schválení přidává samostatný stav: odpovědná osoba rozhodne, zda je výkaz připravený k dalšímu zpracování. Pro náš podmíněný měsíc to znamená rozdíl mezi kontrolou reportu vedoucím a doložitelným schvalovacím krokem před fakturací. Vstupní placené tarify poskytují týmové reporty, zatímco schvalování výkazů je v Toggl Premium a Harvest Enterprise.

Pokud agentuře stačí, že vedoucí projde záznamy a případné chyby vyřeší s kolegy, může vycházet ze základních placených tarifů. Jestliže klientská smlouva nebo vnitřní postup vyžaduje schválený výkaz přímo v systému, vstupní cena už nevystihuje potřebnou variantu. Tato hranice je důležitá zejména u týmů, kde se fakturované hodiny musí před odesláním dokladu odděleně odsouhlasit.

Jak se z hodin stane faktura

Toggl Track vytváří fakturu z vyfiltrovaného reportu. Návod Togglu k fakturám rozlišuje souhrnný report, který převede práci na řádky podle projektů, a podrobný report s jednotlivými časovými záznamy. Před vytvořením dokladu proto záleží na správném výběru období, projektu a zahrnutých hodin. Fakturu lze upravit a stáhnout jako PDF; samotné vytvoření faktury však neoznačuje její časové záznamy jako zaplacené.

V Harvestu se faktura připravuje pro vybraného klienta a jeho projekty. Postup Harvestu pro jednorázovou fakturu umožňuje zahrnout vykázaný čas, účtovatelné výdaje nebo pevnou cenu, návrh zkontrolovat a poté uložit či odeslat. U hodinové zakázky musí být úkoly označené jako účtovatelné a u projektu musí být zadané sazby, jinak se účtovaná částka nevypočítá správně. Harvest tedy přesouvá část práce na začátek zakázky; Toggl nechává větší důraz na výběru a úpravě reportu při vystavování dokladu.

Pro českou agenturu záleží i na tom, kde ve skutečnosti vede účetnictví a odkud posílá klientské doklady. Pokud konečná faktura vzniká mimo nástroj pro měření času, rozhoduje hlavně kvalita časových podkladů a práce potřebná k jejich přenosu. Pokud chce tým připravit a odeslat fakturu přímo z evidované zakázky, promítne se návaznost Harvestu do každého měsíčního uzavření. Ani v jednom případě není správné zaměňovat vystavení faktury za potvrzení její úhrady.

Účet jednotlivce, pěti a patnácti lidí

Jednotlivec může začít zdarma v obou službách. Harvest Free zahrnuje jedno místo, dva projekty, měření času, fakturaci a evidenci výdajů. Bezplatný Toggl dovoluje až tři uživatele a soustředí se na časovač, ruční zápisy a osobní přehledy. Konzultant s malým počtem souběžných zakázek tak může získat fakturaci už v bezplatném Harvestu; malému týmu, který potřebuje hlavně společně zaznamenávat čas, poskytuje více bezplatných míst Toggl.

Při roční platbě vychází základní předplatné Starteru i Teams pro pět lidí na 45 dolarů měsíčně, tedy 540 dolarů za rok. Pro patnáct lidí jde o 135 dolarů měsíčně a 1 620 dolarů za rok. Při měsíční platbě činí sazba Starteru 12 dolarů a sazba Teams 11 dolarů za místo: modelový účet pěti lidí je tak 60, respektive 55 dolarů měsíčně; u patnácti lidí 180, respektive 165 dolarů. Jde o násobení cen za místa, nikoli o zaručenou konečnou cenu Harvestu.

U Harvestu se k základní sazbě mohou připočítat poplatky související s využitím faktur, projektů, klientů a úkolů. Pro podmíněnou pětičlennou agenturu je proto účet při roční platbě 45 dolarů měsíčně plus případné poplatky za využití; při patnácti lidech 135 dolarů plus tyto poplatky. Veřejný ceník neuvádí univerzální sazbu, z níž by šel bez skutečného objemu práce spočítat konkrétní doplatek. Dvě agentury se stejným počtem míst tak mohou mít u Harvestu odlišný výsledný účet.

Potřebuje-li tým také formální schvalování, mění se základ výpočtu: Toggl Premium začíná při roční platbě na 16 dolarech za uživatele měsíčně a Harvest Enterprise na 14 dolarech za místo měsíčně, k nimž mohou u Harvestu přibýt poplatky podle využití. Při pěti lidech to znamená základ 80 proti 70 dolarům měsíčně, při patnácti 240 proti 210 dolarům. Pro tým, který prodává hodiny a pravidelně z nich vystavuje faktury, může být návaznost Harvestu rozhodující. Tým, který chce především snadnou evidenci a výkaz, získá v Toggl Track přímočařejší postup a předvídatelnější cenu za místa.

Přečtěte si také: