Clockify, nebo Toggl Track: bezplatný tým platí pohodlím při vykazování

Clockify dává malému týmu více prostoru pro bezplatné zapisování času, ale při vyúčtování klientovi přibývá ruční práce. Ceník Clockify nabízí Free až pro pět uživatelů včetně vlastníka, Basic za 3,99 USD a Standard za 5,49 USD na osobu měsíčně při roční platbě; sazby začínají v Basic, fakturace a schvalování ve Standard. Freelancerovi, který chce z výkazu vytvořit fakturu, může lépe vyhovět Toggl Track.

Pro tým se rozdíl obrací: ceník Toggl Track omezuje Free na tři uživatele a Starter s týmovými reporty a účtovatelnými sazbami stanoví na 9 USD za osobu měsíčně při roční platbě. U větší zakázky proto rozhoduje celý postup od zápisu hodin přes opravy a klientský report až po fakturu. Bezplatný časovač sám o sobě neříká, kolik práce tento postup zabere.

Co zvládne bezplatný pracovní prostor

Clockify Free pokryje jednotlivce i malou agenturu, pokud všichni potřebují hlavně evidovat čas u projektů. Do limitu se počítá také vlastník pracovního prostoru. Po přechodu na placený tarif se platí za každého aktivního či pozvaného člena, takže při rozšíření týmu nevzniká bezplatná základna, k níž by se připlácelo jen za další lidi.

Toggl Track Free vystačí jednotlivci nebo velmi malé skupině. Nabízí ruční záznam, časovač, kalendářové integrace a osobní přehledy. Jakmile vedoucí potřebuje souhrn práce celé agentury a sazby pro klienta, jde o funkce Starteru. Schvalování výkazů a reporty ziskovosti jsou výše, v Premium. Rozdíl mezi tarify se tedy projeví právě ve chvíli, kdy se osobní záznamy mají změnit v pravidelný týmový podklad.

Od zaznamenané hodiny k faktuře

Freelancer může v obou službách spustit časovač, zapsat práci ručně a přiřadit ji k projektu. V Clockify Free pak získá přehled hodin, ale bez účtovatelných sazeb a vystavení faktury z těchto záznamů. Basic doplní sazby a práci s účtovatelným časem; teprve Standard naváže fakturací. Pro člověka, který už faktury vytváří jinde, může být samotný přehled dostačující.

Podle návodu Toggl Track k fakturám lze i ve Free vytvořit PDF fakturu ze souhrnného reportu s položkami po projektech nebo z podrobného reportu s jednotlivými časovými záznamy; PDF z bezplatného tarifu nese logo Toggl. Před vytvořením je nutné vyfiltrovat správnou práci a údaje na faktuře zkontrolovat. Vygenerovaný dokument tak šetří přepisování hodin, ale sám nenahradí kontrolu zakázky ani účtovatelné sazby, které patří do placeného tarifu.

V agentuře přibývá další krok: někdo musí poznat, zda záznam patří klientovi, interní práci nebo jiné zakázce. Pokud člen týmu zapomene přiřadit projekt, rychlost vytvoření PDF nepomůže; nejprve je třeba opravit vstupní údaje. Právě zde má smysl posuzovat placené funkce správy času, nikoli jen to, zda služba nabízí tlačítko pro fakturu.

Jaký report dostane klient

Největší omezení Clockify Free se ukáže při opakovaném vykazování. Pravidla bezplatného plánu Clockify omezují jeden report na nejvýše 31 dní a export časových reportů na PDF; CSV, Excel, sdílené reporty a účtovatelné sazby vyžadují placený tarif. Roční přehled pro klienta by se tak skládal z měsíčních výstupů. PDF pro jedinou měsíční zakázku může stačit, zatímco agentura slučující období nebo dopočítávající cenu v tabulce získá práci navíc.

Basic odstraňuje omezení, která brání tabulkovému zpracování a výpočtu částek. Standard přidává fakturaci a schvalování výkazů, takže stejný tým může uzavřít cestu od záznamu po vyúčtování v jednom pracovním prostoru. U Toggl Track je hranice jinde: Free dává osobní přehled, kdežto Starter zpřístupňuje reportování za tým a sazby. Premium má význam tehdy, když agentura potřebuje také formální schválení nebo sledování nákladů a ziskovosti.

Zápis času a soukromí týmu

Pohodlí zaměstnanců závisí i na tom, kdo smí záznam pořídit a opravit. V Clockify Free může člen upravovat vlastní čas; přidávání času za ostatní a hromadné opravy patří do Basic. Ve Free jsou navíc projekty viditelné všem členům pracovního prostoru a každý z nich může vytvářet klienty, projekty, úkoly a štítky. U citlivě pojmenovaných zakázek je tato viditelnost praktickou hranicí bezplatného použití.

Soukromí při samotném zapisování má jiný význam než přístup kolegů k projektu. Popis funkce Timeline v Toggl Track uvádí, že volitelný záznam aktivity zachytí weby a programy otevřené déle než deset sekund, aby uživatel mohl doplnit mezery ve výkazu; tato data nevidí ostatní členové pracovního prostoru ani správci a synchronizaci do cloudu lze vypnout. Pro tým je proto podstatné odlišit běžný časový záznam od doplňkové funkce, kterou si jednotlivec zapíná.

Modelový účet podle velikosti týmu

Následující účty jsou modelové výpočty z uvedených cen za osobu při roční platbě, vyjádřené jako měsíční náklad v USD. Počítají s vlastním účtem pro každého uvedeného člověka, bez doplňků a daně. Skutečná nabídka pro českého zákazníka se může lišit měnou účtování; čísla ukazují především rozdíl mezi cenou časovače a cenou postupu, který tým potřebuje.

• Jeden freelancer: základní evidence stojí v obou službách 0 USD. Toggl Track Free umožní z reportu připravit PDF fakturu s logem služby; Clockify Free poskytne časový podklad. Pokud freelancer chce v Clockify počítat účtovatelné sazby, modelový účet za Basic činí 3,99 USD měsíčně; s fakturací ve Standard 5,49 USD.
• Pětičlenná agentura: Clockify Free stojí 0 USD, pokud jí stačí časové záznamy a měsíční PDF a cenu práce dopočítá mimo službu. Basic pro celý tým vychází na 19,95 USD měsíčně, Standard s fakturací a schvalováním na 27,45 USD. Do Toggl Track Free se tým nevejde; Starter s týmovými reporty a sazbami vychází na 45 USD měsíčně.
• Dvacetičlenný tým: bezplatný tarif nestačí ani u jedné služby. Clockify Basic vychází na 79,80 USD měsíčně a Standard na 109,80 USD. Toggl Track Starter stojí v modelu 180 USD měsíčně; tým, který vyžaduje také schvalování výkazů, potřebuje Premium, takže účet za Starter nepokrývá celý požadovaný postup.

Pro jednotlivce s jednoduchou fakturou může být bezplatný Toggl Track pohodlnější, protože odpadá přepisování hodin do dalšího dokumentu. U malé agentury vychází levněji Clockify, pokud přijme měsíční PDF, společně viditelné projekty a ruční dokončení vyúčtování. Jakmile tým potřebuje sazby, opravy cizích záznamů, schválení a opakovatelný klientský výkaz, má smysl porovnat cenu placeného tarifu s časem, který tyto kroky jinak zaberou.

Přečtěte si také:

• Toggl, nebo Clockify: levnější tarif může zpoplatnit klíčový výkaz
• Obsidian, nebo Joplin: soukromé poznámky platí synchronizací či časem
• Backblaze, nebo IDrive: neomezené úložiště platí jen pro jeden počítač