Dropbox Sign ali Docusign: neomejeno pošiljanje spremeni račun

Za podjetje, ki redno pošilja veliko ločenih zahtevkov za podpis, je Dropbox Sign predvidljivejši glede količine: cenik Dropbox Sign pri plačljivih paketih navaja neomejene zahtevke, redno letno ceno 180 USD za enega pošiljatelja v paketu Essentials ter izhodišče 600 USD za najmanj dva pošiljatelja v paketu Standard. Na strani so prikazane tudi začasne akcijske cene, zato je za primerjavo trajnega stroška smiselno uporabiti redne zneske.

Pri majhnem obsegu ima Docusign nižjo objavljeno vstopno ceno, toda njegova omejitev postane pomembna, ko pošiljanja rastejo. evrski cenik Docusign eSignature navaja Personal za 108 EUR letno s petimi ovojnicami mesečno, Standard za 276 EUR na uporabnika letno in Business Pro za 456 EUR na uporabnika letno; zadnja dva vključujeta po 100 ovojnic na uporabnika na leto. To so objavljena izhodišča različnih cenikov, ne neposredna primerjava končnih računov v isti valuti.

Ovojnica ni isto kot dokument

Docusignova ovojnica je pošiljka za podpis, v kateri je lahko več dokumentov in več podpisnikov. Ko je poslana, šteje v vključeno količino kot ena ovojnica, tudi če je prejemnik ne podpiše. Podjetje, ki v eni pošiljki združi več dokumentov za istega podpisnika, zato porabi manj ovojnic kot podjetje, ki vsak dokument pošlje posebej.

Spodnji scenariji so pogojni izračuni: en dokument pomeni eno ločeno pošiljanje, mesečni obseg pa je skozi leto enakomeren. Tako lahko primerjamo omejitve paketov, ne da bi si izmislili dejanske navade podjetja. Pošiljatelj je oseba, ki zahtevek ustvari in pošlje; prejemnik, ki ga samo podpiše, pri Dropbox Sign ni dodaten plačljivi pošiljatelj. Pri Docusignu se vključena količina v letnih paketih Standard in Business Pro nanaša na uporabnika, zato je poleg skupnega obsega pomembna tudi razdelitev dela med zaposlenimi.

En pošiljatelj: meja med petimi in dvajsetimi pošiljanji

Če ena oseba vsak mesec ločeno pošlje pet dokumentov, nastane 60 pošiljk na leto. Docusign Personal mesečno kvoto ravno izkoristi in je pri takšni stalni porabi razumna cenovna izhodiščna možnost. Dropbox Sign Essentials omogoča enak obseg, vendar njegova neomejenost sama po sebi še ne prinese koristi, če pošiljatelj nikoli ne preseže petih ovojnic v posameznem mesecu. Pri nihajoči porabi je pomembna prav mesečna meja: neporabljeni mirnejši meseci ne rešijo meseca z več zahtevki.

Pri dvajsetih ločenih dokumentih mesečno obseg naraste na 240 pošiljk na leto. Personal ne zadošča že zaradi mesečne omejitve. En sedež Docusign Standard vključuje 100 letnih ovojnic, zato bi za preostalih 140 pošiljk potrebovali dodaten nakup ali drugačen dogovor. Dropbox Sign Essentials pri običajnih zahtevkih ne postavi količinske meje; zato je pri tem scenariju njegov strošek naročnine lažje napovedati. Ali je tudi končni račun nižji, je odvisno od cene dodatnih Docusignovih ovojnic ter dejanskega obračuna v Sloveniji.

Pri sto ločenih pošiljanjih mesečno nastane 1200 pošiljk na leto. En sedež Docusign Standard pokrije 100, za preostalih 1100 pa osnovna naročnina ne pove končne cene. Prehod na Business Pro sam po sebi ne poveča vključene letne količine, ker je ta enaka; kupcu prinese druge funkcije. Če podjetje dokumente združuje v ovojnice, je primanjkljaj manjši, vendar ga mora izračunati iz dejanskega števila pošiljk in ne iz števila datotek.

Dva pošiljatelja: skupna količina lahko zavede

Pri dveh osebah, ki skupaj pošljeta pet ločenih dokumentov mesečno, je letni obseg 60 ovojnic. Izhodišče Dropbox Sign Standard znaša 600 USD letno, dva sedeža Docusign Standard pa skupaj 552 EUR letno. Ta količina je dovolj nizka, da omejitev ovojnic ob enakomerni razdelitvi ne odloča o izbiri. Dva samostojna računa Personal bi pomenila drugačen način dela: podjetje z njima ne dobi ekipnih funkcij paketa Standard.

Če osebi skupaj pošljeta dvajset dokumentov mesečno, nastane 240 ovojnic letno. Ob enakomerni delitvi vsaka pošlje 120 ovojnic in svojo letno količino preseže za 20; skupni primanjkljaj znaša 40. Dropbox Sign Standard zaradi teh dodatnih običajnih zahtevkov ne zviša osnovne naročnine. Pri Docusignu zato postane cena dodatnih ovojnic nujen del primerjave, čeprav je objavljena cena sedežev lahko na prvi pogled ugodna.

Pri skupno sto dokumentih mesečno podjetje potrebuje 1200 ovojnic letno. Dva sedeža Docusign Standard vključujeta skupaj 200 ovojnic, če oba izkoristita svojo količino, zato bi pri enakomerni razdelitvi manjkalo 1000 ovojnic. Če večino zahtevkov pošilja samo ena oseba, je treba presežek oceniti še za vsak sedež posebej. Več zaposlenih torej poveča osnovno naročnino pri obeh ponudnikih, pri Docusignu pa lahko hkrati poveča vključeno količino; odločilna je dejanska porazdelitev pošiljanj.

Funkcije lahko odtehtajo količinsko omejitev

Docusign Standard poleg osnovnega podpisovanja ponuja skupne predloge, komentiranje in delegirano podpisovanje. Business Pro doda spletne obrazce, množično pošiljanje in pobiranje plačil med podpisovanjem. Če podjetje te postopke potrebuje, primerjava samo najcenejših paketov zgreši namen nakupa. Upoštevati mora ceno paketa, ki funkcijo dejansko vsebuje, ter strošek ovojnic nad vključeno količino.

Tudi Docusignovih 100 ovojnic ni meja vseh njegovih storitev. Cenik za prilagojene pakete omogoča dogovor o količini, pri nekaterih rešitvah IAM pa navaja neomejeno pošiljanje. Za velik obseg je zato smiselno primerjati konkretno ponudbo s potrebnimi funkcijami, ne zgolj javne naročnine Standard. Pri Dropbox Sign je podobno pomembno ločiti neomejene običajne zahtevke od posebnih storitev preverjanja identitete in zahtevnejših podpisov.

V Sloveniji raven podpisa presodi ločeno od števila pošiljk

pojasnilo Evropske komisije o eIDAS razlikuje enostavni, napredni in kvalificirani elektronski podpis. Elektronskemu podpisu ni dovoljeno odreči pravnega učinka ali dokazne dopustnosti samo zato, ker je elektronski. Kvalificiranemu podpisu pa je po vsej EU izrecno priznan enak pravni učinek kot lastnoročnemu. Zahtevano raven je treba določiti glede na vrsto posla ali postopka; splošna navedba skladnosti z eIDAS še ne pove, katero raven ustvari posamezen paket.

Docusignovi navedeni osnovni paketi vključujejo enostavni elektronski podpis. Za napredni podpis evrski cenik napotuje na povpraševanje, dodatek EU QES za kvalificirani podpis pa se začne pri 10 EUR na prejemnika. Če mora kvalificirano podpisati več ljudi, strošek na prejemnika raste neodvisno od števila ovojnic in lahko spremeni rezultat primerjave tudi pri majhnem obsegu.

Pri Dropbox Sign navodila za eID opisujejo napredne in kvalificirane podpise prek ponudnikov storitev zaupanja kot dodatek za Dropbox Sign API Premium. Med navedenimi možnostmi je tudi ponudnik, ki sprejema slovenske osebne dokumente. Zahtevek z eID je omejen na enega podpisnika in ga ni mogoče uporabiti pri množičnem pošiljanju. Podjetje, ki potrebuje kvalificirane podpise, mora zato pridobiti ceno ustrezne storitve in preveriti, ali njen način pošiljanja ustreza predvidenemu postopku.

Preberite tudi:

• MailerLite ali Brevo: velikost seznama in pogostost pošiljanja obrneta račun
• Substack ali Kit: pri plačljivem glasilu 10 % hitro preseže naročnino
• S. p. ali d. o. o.: osebno premoženje je pomembnejše od davčne stopnje