Google Workspace ali Microsoft 365: enaka cena ne pomeni istega paketa

Za majhno podjetje, ki dokumente večinoma skupaj ureja v brskalniku, je Google Workspace dobra izhodiščna izbira. Če delo temelji na nameščenih programih Word, Excel in Outlook ali podjetje želi v naročnino vključiti upravljanje službenih naprav, je praviloma primernejši Microsoft 365. Enaka cena primerljivih poslovnih ravni pri tej odločitvi še ne pomeni enakih funkcij.

Odločitev je treba vezati na delo posameznih zaposlenih. Ekipa, ki potrebuje predvsem skupne dokumente, ima drugačne zahteve od računovodskega servisa z zahtevnimi Excelovimi datotekami. Na skupni strošek vplivajo še razporeditev prostora za datoteke, možnost dodeljevanja različnih licenc, trajanje naročnine in delo ob selitvi.

Enake cene, različne aplikacije in shramba

Pri rednih ameriških cenah z letno obveznostjo Googlov cenik poslovnih paketov navaja 7, 14 in 22 ameriških dolarjev na uporabnika mesečno za Business Starter, Standard in Plus. Microsoftov cenik paketov s Teams navaja iste zneske za Business Basic, Standard in Premium. Gre za cene v dolarjih za navedeno vrsto naročnine, ne za končno ponudbo slovenskemu podjetju v evrih z davki in pogoji prodajalca.

Na osnovni ravni oba ponudnika vključujeta poslovno e-pošto in delo z dokumenti, vendar Microsoft 365 Business Basic ponuja spletne in mobilne različice Officeovih programov, ne pa nameščenih namiznih različic. Te so vključene v Business Standard in Premium. Če zaposleni vsak dan uporabljajo namizni Excel ali Outlook, je zato pomembna meja med Microsoftovima paketoma Basic in Standard.

• Osnovna raven: Google Workspace Business Starter vključuje 30 GB skupne shrambe na uporabnika. Microsoft 365 Business Basic navaja 1 TB prostora v OneDrive na uporabnika. Googlova zmogljivost se združuje na ravni organizacije, Microsoftova navedba pa opisuje uporabniški prostor; številk ni smiselno obravnavati kot povsem enakih kvot za skupne mape.
• Srednja raven: Google Workspace Business Standard poveča skupno shrambo na 2 TB na uporabnika in doda snemanje sestankov v Meet. Microsoft 365 Business Standard vključi nameščene Word, Excel, PowerPoint in Outlook, pri čemer navedena kvota OneDrive ostane 1 TB na uporabnika.
• Višja poslovna raven: Google Workspace Business Plus vključuje 5 TB skupne shrambe na uporabnika, Google Vault in naprednejše upravljanje končnih naprav. Microsoft 365 Business Premium združi namizne programe z upravljanjem naprav in zaščito pred grožnjami.

Pri izbiri prostora šteje tudi to, kje bodo datoteke dejansko živele. Velika skupna zbirka projektnih datotek drugače obremeni Googlovo združeno kvoto kot Microsoftovo razporeditev med osebni OneDrive in skupne prostore v SharePointu. Podjetje naj zato poleg velikosti obstoječih datotek upošteva, kdo mora do njih dostopati in kdo upravlja pravice.

Varnost je odvisna od naloge skrbnika

Business Plus in Business Premium rešujeta različne potrebe. Google Vault je pomemben, kadar mora podjetje hraniti in iskati poslovne podatke; Googlova višja raven vključuje tudi naprednejše upravljanje končnih naprav. Microsoftov Business Premium vključuje Intune za upravljanje naprav in Defender for Business za zaščito končnih točk. Sama oznaka »upravljanje naprav« zato še ne pove, katera pravila in zaščitni ukrepi so vključeni.

Za podjetje, ki zaposlenim izdaja prenosne računalnike, je bistveno, kdo nastavlja pravila za naprave, obravnava varnostna opozorila in pomaga ob izgubi dostopa. Če te naloge že pokriva ločena storitev, njene cene ni pošteno še enkrat šteti kot prihranek zaradi dražjega pisarniškega paketa. Če podjetje storitev šele uvaja, mora primerjati tudi strošek skrbništva, ne zgolj licenčnine.

Mešanje licenc lahko spremeni celoten račun

Microsoftova navodila za menjavo naročnine dopuščajo nakup drugega paketa in dodelitev njegovih licenc le izbranim uporabnikom. Pri neposredni menjavi Googlove poslovne izdaje pa Googlova pravila za spremembo izdaje določajo enako naročnino za vse uporabnike v organizaciji. Pogoje morebitne ponudbe prek posrednika je treba obravnavati posebej.

V pogojnem podjetju z desetimi zaposlenimi jih šest potrebuje le osnovne spletne programe, trije nameščeni Office, eden pa še upravljanje naprave in zaščito končne točke. Šest licenc Microsoft 365 Business Basic, tri Business Standard in ena Business Premium po navedenih ameriških letnih cenah skupaj stanejo 106 dolarjev na mesec oziroma 1272 dolarjev na leto. Deset licenc Google Workspace Business Standard bi stalo 140 dolarjev na mesec. Postavitvi nista funkcionalno enakovredni: druga ne vključuje nameščenega Excela ali istega nabora zaščite naprav. Izračun pokaže učinek dodeljevanja ravni po vlogah, ne zmagovalca med paketoma.

Pri raznoliki ekipi je koristno ločiti splošno potrebo po e-pošti in dokumentih od posebne potrebe po namiznem programu ali upravljani napravi. Če slednjo potrebuje le manjši del zaposlenih, lahko enotna višja raven za vse ustvari večji račun. Če pa vsi uporabljajo isti način dela in isto shrambo, je enotna izdaja lahko preprostejša za skrbništvo.

Sezonski uporabniki spremenijo pomen mesečne cene

Googlova primerjava obračunskih načrtov za Business Standard navaja 14 dolarjev na uporabnika mesečno ob letni obveznosti in 16,80 dolarja pri prilagodljivem načrtu, torej 20 odstotkov več na uporabniški mesec. Pri prilagodljivem načrtu je mogoče račune dodajati in odstranjevati, pri letnem pa se število zakupljenih licenc praviloma zmanjša šele ob podaljšanju.

V pogojnem primeru podjetje potrebuje osem računov vse leto in štiri dodatne samo tri mesece. Dvanajst letnih licenc Business Standard stane 2016 dolarjev na leto. Če so vsi računi na prilagodljivem načrtu in so sezonski računi zunaj sezone odstranjeni, stane osem stalnih 1612,80 dolarja, štirje sezonski pa 201,60 dolarja: skupaj 1814,40 dolarja. Razlika je 201,60 dolarja v korist prilagodljivega načrta kljub višji ceni posameznega meseca. Če sezonski računi ostanejo aktivni, ta prihranek izgine.

Izbira za pet vrst majhnih ekip

Naslednja razvrstitev je uredniška ocena glede na opisane funkcije in način dela, ne obljuba, da bo en paket vedno cenejši. Zlasti pri obstoječih datotekah in zunanjih sodelavcih lahko strošek spremembe pretehta razliko v naročnini.

• Nova ekipa, ki skupaj piše v brskalniku: Google Workspace Business Standard je smiselno izhodišče, če ji koristijo skupna shramba, skupno urejanje in snemanje sestankov.
• Računovodski servis z zahtevnimi preglednicami: Microsoft 365 Business Standard je primernejše izhodišče zaradi nameščenega Excela. Business Premium je smiseln, če želi servis vključiti še upravljanje službenih naprav.
• Agencija, ki strankam redno vrača Officeove datoteke: Microsoft 365 lahko zmanjša delo s pretvarjanjem in preverjanjem postavitve dokumentov. Če projekti večinoma nastajajo v Googlovih formatih, je prednost lahko na drugi strani.
• Podjetje z različnimi vlogami: Microsoftova možnost dodelitve različnih poslovnih ravni omogoča strošek po potrebah uporabnikov. Pri Googlu je pomembno, ali ena izdaja zadostuje vsem in katere posebne storitve bi bilo treba kupiti ločeno.
• Sezonska storitvena ekipa: odločilen je strošek vseh uporabniških mesecev v letu. Prilagodljiv načrt je lahko ugodnejši, kadar dodatni računi obstajajo le kratek del leta in jih podjetje po sezoni odstrani.

Pri menjavi plačate tudi prenos dela

Prehod med ekosistemoma zajema več kot kopiranje datotek. Popisati je treba poštne predale, koledarje, skupne mape, pravice dostopa, povezave za zunanje sodelavce in prijave v aplikacije, vezane na stare račune. Prenesena preglednica ali predstavitev mora ostati uporabna za ljudi, ki z njo delajo, zato je posebej pomembno preveriti zahtevne datoteke in predloge za stranke.

Strošek je mogoče razdeliti na enkratno delo, morebitno obdobje vzporednih naročnin in stalne storitve po prehodu. V pogojnem primeru deset zaposlenih za prilagoditev porabi po dve uri, skupaj dvajset delovnih ur. Če podjetje ob selitvi en mesec dodatno plačuje še deset licenc po 14 dolarjev, je to nadaljnjih 140 dolarjev pred stroškom izvajalca. Takšna postavka lahko hitro izniči manjšo mesečno razliko v ceni paketov.

Za podjetje, ki šele začenja in nima ustaljenih datotek ali pravil, bo teža prehoda majhna. Podjetje z obsežnimi skupnimi mapami, zahtevnimi preglednicami in aplikacijami, vezanimi na obstoječe račune, pa izbira tudi prihodnje delo pri selitvi. Zato je najcenejša uporabna postavitev tista, ki pokrije dejanske naloge ekipe skupaj z licencami, skrbništvom in stroškom spremembe.

Preberite tudi:

• ChatGPT Plus ali Claude Pro: enaka cena skriva različne omejitve
• Google ali Microsoft Authenticator: menjava telefona razkrije pravo razliko
• Jira ali Linear: nižja cena ne odtehta nujno stroška upravljanja