Zapier ali Power Automate: cena je odvisna od nalog, uporabnikov in robotov

Za preprost tok med spletnimi storitvami je pri eni plačljivi licenci Power Automate lahko cenejši, pri več licenciranih uporabnikih pa lahko prednost dobi Zapier. Odločilno je, koliko dejanj Zapier uspešno opravi in koliko ljudi potrebuje pravice v Power Automate. Če proces zahteva nenadzorovano delo v namiznem programu, je treba dodati še robotsko zmogljivost.

Naslednji pogojni primer uporablja 200 zahtevkov na mesec in enak poslovni rezultat v obeh storitvah, kjer je ta izvedljiv. Zahtevek prispe iz spletnega obrazca, ustvari zapis, pri zahtevnejši različici sproži dodatna dejanja, pri namizni različici pa zahteva še vnos v starejši program. Zneski so mesečne primerjalne vrednosti ameriških cenikov ob letnem plačilu, ne ponudba za nakup v Sloveniji.

Kaj šteje v mesečni račun

Zapierjev cenik navaja brezplačni paket s 100 opravili na mesec in paket Professional od 19,99 USD na mesec ob letnem plačilu. Professional omogoča večstopenjske tokove in ima eno uporabniško mesto; paket Team za skupno upravljanje se začne pri 69 USD mesečno. Opravila različnih tokov se porabljajo iz skupne kvote računa, zato izračun za en proces predpostavlja, da drugih plačljivih dejanj ni.

Microsoftov ameriški cenik navaja Power Automate Premium po 15 USD na uporabnika mesečno, Process po 150 USD na robota mesečno in Hosted Process po 215 USD na robota mesečno, vse ob letnem plačilu. Premium vključuje tokove v oblaku in nadzorovano namizno avtomatizacijo, Process pa nenadzorovane namizne tokove na lastnem računalniku. Microsoft opozarja, da se dejanska cena lahko razlikuje glede na državo, valuto in pogoje nakupa. Za primerjavo je zato uporabljena ista valuta, ne pretvorba v evre.

Po Zapierjevi razlagi opravil uspešno dejanje v povezani aplikaciji običajno porabi eno opravilo; sprožilci, filtri in usmerjanje po poteh ga ne. Ista razlaga navaja 750 mesečnih opravil v začetnem paketu Professional ter doplačilo za presežek pri letnem paketu v višini 1,25-kratnika osnovne cene opravila. Nekateri koraki, denimo določena dejanja umetne inteligence, imajo drugačen množilnik, zato spodnji račun velja za običajna dejanja v povezanih aplikacijah. Natančno stopnjo doplačila je treba preveriti v nastavitvah konkretnega računa.

Preprost tok SaaS: eno dejanje na zahtevek

V prvem scenariju vsak od 200 zahtevkov ustvari en zapis v povezani storitvi CRM. To pomeni 200 uspešnih dejanj oziroma 200 Zapierjevih opravil. Brezplačna kvota ne zadošča, začetni Professional pa zahtevek pokrije za primerjalnih 19,99 USD na mesec. Če tok vodi ena oseba in uporabljeni priključek v Power Automate zahteva Premium, znaša primerjalna naročnina 15 USD na mesec.

Power Automate v tem modelu ne zaračuna nove uporabniške licence za vsako izvedbo toka. To pa ne pomeni neomejenega izvajanja: veljajo omejitve storitve in pravice posameznega priključka. Če proces uporablja samo standardne priključke in ima podjetje ustrezne pravice že v obstoječih Microsoftovih licencah, je lahko dodatni strošek nižji. Primer zato namenoma predpostavlja priključek, za katerega je potreben Premium; brez imen dejanskih aplikacij ni mogoče določiti cene posameznega podjetja.

Večstopenjska obdelava: opravila presežejo kvoto

V drugem scenariju ostane število zahtevkov enako, vsak pa ustvari zapis, pošlje obvestilo, posodobi drug sistem in zabeleži zaključek. Štiri uspešna dejanja na izvedbo pomenijo 800 opravil na mesec. Začetna kvota Professional jih pokrije 750, preostalih 50 pa je plačljiv presežek. Ob navedeni stopnji doplačila je pogojni mesečni račun 19,99 + 50 × (19,99 ÷ 750 × 1,25), torej približno 21,66 USD.

Če celoten tok v Power Automate upravlja en uporabnik s Premium, ostane primerjalni naročniški znesek 15 USD; pri dveh uporabnikih, ki vsak potrebujeta svojo licenco Premium za ustvarjanje ali upravljanje tokov, znaša 30 USD. Dodajanje oblačnih korakov zato samo po sebi ne poveča števila licenc. Poveča pa Zapierjevo porabo, če vsak korak uspešno opravi dejanje v drugi aplikaciji. Občasno ustavljen tok porabi manj opravil kot tok, ki vedno izvede vse štiri korake.

Meja med ceno opravil in dvema licencama Premium je v tem pogojnem modelu med petimi in šestimi dejanji na zahtevek: pet dejanj pri 200 izvedbah stane približno 28,32 USD, šest pa približno 34,98 USD. Ta primer predpostavlja eno mesto Professional v Zapierju in dve uporabniški licenci v Power Automate. Če morata tok v Zapierju skupaj urejati dve osebi, je ustreznejša primerjava s paketom Team, katerega začetna cena že presega strošek dveh licenc Premium. Cena upravljanja je torej ločeno vprašanje od cene izvajanja.

Nenadzorovani namizni proces: šteje sočasnost

V tretjem scenariju mora vsak od istih 200 zahtevkov poleg oblačnega dela vnesti podatke v starejši namizni program brez primernega priključka. Zapierjev strošek za oblačni del ni cena celotnega procesa, ker sam tok ne zagotovi primerljive nenadzorovane namizne avtomatizacije. Power Automate za ta del uporablja zmogljivost Process. Po Microsoftovih pravilih licenciranja ena licenca Process, dodeljena računalniku, omogoča eno nenadzorovano namizno izvedbo naenkrat; za vzporedne izvedbe je treba dodeliti dodatno zmogljivost.

Če se zahtevki lahko obdelajo zaporedno, zadošča en robot za 150 USD mesečno po uporabljenem ameriškem ceniku. Kadar namizni tok iz oblačnega toka sproži povezava uporabnika, ki potrebuje Premium, primer vključuje še eno licenco za 15 USD: skupni primerjalni naročniški znesek je 165 USD. To ni cena na posamezen zahtevek. Če morata dva namizna toka teči hkrati, sta za robotsko zmogljivost potrebni dve licenci Process, torej 300 USD pred morebitnimi uporabniškimi licencami.

V tem seštevku niso stroški računalnika, operacijskega sistema, ciljnega programa in vzdrževanja avtomatizacije. Če podjetje potrebuje napravo, ki jo gosti Microsoft, velja paket Hosted Process in druga izhodiščna cena. Pri namiznem procesu zato o strošku odloča tudi časovna razporeditev zahtevkov: enaka mesečna količina lahko zahteva enega ali več robotov, če se izvedbe prekrivajo.

Povezave in pravice določijo izvedljivo izbiro

Zapier je posebej uporaben, ko proces povezuje več različnih spletnih aplikacij in zahteva hitro sestavljanje korakov. Power Automate ima prednost, ko je proces tesno povezan z Microsoft 365, potrebuje upravljanje pravic v tem okolju ali se nadaljuje v namiznem programu. Samo prisotnost aplikacije na seznamu povezav še ne zagotavlja želenega sprožilca ali dejanja; za ceno je pomembno tudi, ali je priključek v Power Automate standarden ali Premium.

Razlika med skrbnikom toka in njegovimi uporabniki je prav tako pomembna. Oseba, ki prejme obvestilo ali uporablja rezultat avtomatizacije, še ne potrebuje nujno svoje licence Premium; oseba, ki ustvarja in upravlja tok s pravicami Premium, jo v primerjanem uporabniškem modelu potrebuje. Zapierjev Professional medtem pomeni eno mesto za upravljanje, skupne povezave in sodelovanje ekipe pa sodijo v dražji paket. Primerjava dveh ali več ljudi je smiselna šele, ko so njihove vloge v obeh storitvah določene enako.

Za slovensko podjetje je tako najprej pomembna sestava konkretnega procesa: koliko uspešnih dejanj nastane v vseh Zapierjevih tokovih, katere povezave zahtevajo plačljive pravice, kdo tok ureja in koliko namiznih izvedb mora teči hkrati. Pri 200 preprostih zahtevkih iz primera ima ena licenca Premium nižji navedeni mesečni znesek od Professional. Z več plačljivimi koraki raste Zapierjev račun; z dodatnimi skrbniki ali sočasnimi namiznimi izvedbami pa raste strošek Microsoftovih licenc oziroma robotske zmogljivosti.