Delo od doma: dogovor ni dovolj brez obvestila in varnih pogojev

Za redno ali hibridno delo od doma potrebujeta delavec in delodajalec pogodbeni dogovor. Po navodilih portala SPOT mora delodajalec pred začetkom dela obvestiti Inšpektorat RS za delo in zagotoviti varne pogoje. Obvestilo je potrebno tudi, če delavec od doma dela le del delovnega časa.

Pred prvim dnem morata strani določiti kraj in obseg dela, delovni čas, dosegljivost, opremo ter nadomestilo za uporabo delavčevih sredstev. Delodajalec mora ob tem oceniti tveganja domačega delovnega mesta in določiti ukrepe za varno delo. Podpisan dogovor, oddano obvestilo in dejanski pogoji dela morajo opisovati isto ureditev.

Kaj mora določati pogodba

Najprej preverita, kateri kraj dela že določa veljavna pogodba o zaposlitvi. Če se pogodbeno določeni kraj spremeni, pojasnilo ministrstva navaja, da je treba ob soglasju obeh strani skleniti novo pogodbo; sam aneks za dodatne izvedbene podrobnosti je ne nadomesti. Če pogodba delo na domu že predvideva, lahko strani način izvajanja natančneje opredelita v pisnem dodatku, skladnem s pogodbo.

Besedilo naj bo dovolj določeno, da delavec ve, kje in kdaj dela ter kaj zagotovi delodajalec. Uporaben nabor določil zajema:

• Kraj in obseg dela: domači ali drug dogovorjeni prostor, predvideni delež dela od doma, način razporejanja dni in ravnanje ob spremembi lokacije.
• Naloge in spremljanje: vrsto dela, pričakovane rezultate, način dodeljevanja nalog ter poročanja. Če delodajalec spremlja opravljanje dela, naj bo način spremljanja vnaprej jasen.
• Čas in dosegljivost: razpored oziroma način njegovega določanja, ure in poti za komunikacijo, evidentiranje opravljenega časa ter sporočanje odsotnosti.
• Oprema in stroški: seznam sredstev delodajalca in delavca, skrb za vzdrževanje ter višino in obračun nadomestila za uporabo delavčevih sredstev.
• Varno delo: navodila za domače delovno mesto in način sporočanja nevarnosti, nezgode ali spremembe delovnih pogojev.

Opis opreme mora ustrezati temu, kar bo delavec res uporabljal. Če na primer uporablja svoj računalnik, dogovor ne sme hkrati predvidevati, da vso računalniško opremo zagotavlja delodajalec. Enako velja za kraj dela: dogovor o enem prostoru ne opiše dela, ki redno poteka na drugi lokaciji.

Obvestilo pred prvim dnem

Obvestilo Inšpektoratu RS za delo odda delodajalec prek portala SPOT; postopek lahko opravi zakoniti zastopnik ali pooblaščena oseba. Navesti je treba podatke o delodajalcu in delavcu, vrsto dela s kratkim opisom, delovna sredstva in opremo, predvideno obdobje, delež delovnega časa od doma ter morebitna tveganja za varnost in zdravje. Podpis pogodbe ali dodatka sam po sebi te oddaje ne opravi.

Pri spremenljivem hibridnem razporedu je smiselno navesti predvideno daljše obdobje, ki ustreza dejanskemu dogovoru, namesto da bi obrazec izpolnjevali vsak teden. Delodajalec naj shrani podatke o oddaji in kopijo vsebine obvestila, da lahko pozneje preveri, kaj je prijavil. Če se prijavljeno obdobje izteče, je treba pred ponovnim organiziranjem dela na domu oddati novo obvestilo. Ob spremembi lokacije, opreme ali obsega dela naj primerja tudi veljavni dogovor, oceno tveganja in podatke v obvestilu.

Kako zabeležiti varne pogoje

Odgovornost delodajalca za varno delo velja tudi zunaj njegovih prostorov. V pojasnilu ministrstva in inšpektorata so ob privolitvi delavca kot možni načini preverjanja navedeni ogled delovnega mesta, fotografije ali vprašalnik. Priporočena so tudi pisna navodila za varno delo in zapis ukrepov, s katerimi delodajalec zagotavlja varnost.

Pri delu z računalnikom naj preverjanje zajame prostor, v katerem bo delo dejansko potekalo: osvetlitev, ureditev delovne opreme, primerno sedenje in varno uporabo električnih priključkov. Način pridobivanja podatkov naj upošteva tveganja dela in zasebnost doma. Izpolnjen vprašalnik ali fotografija še ne odpravita ugotovljene nevarnosti; delodajalec mora presoditi, kateri ukrep je potreben in kdo ga bo izvedel.

Koristen zapis preverjanja vsebuje datum, uporabljeni način, ugotovitve, dogovorjene ukrepe in odgovorno osebo. Delavec naj prejme navodila ter ve, komu sporoči okvaro, nevarnost ali nezgodo. Če pozneje zamenja prostor ali opremo, mora delodajalec presoditi, ali se zaradi tega spremenijo tudi tveganja in varnostni ukrepi.

Kontrolni seznam pred začetkom in ob spremembi

Pred prvim dnem lahko obe strani opravita kratek pregled po svojih odgovornostih:

• Delodajalec: preveri ustreznost pogodbe, odda obvestilo, določi opremo in nadomestilo, oceni pogoje dela ter delavcu posreduje navodila.
• Delavec: preveri dogovorjeni kraj in razpored, navede sredstva, ki jih bo uporabljal, sodeluje pri preverjanju pogojev ter pozna pot za sporočanje težav.

Med izvajanjem dela je treba evidentirati opravljeni delovni čas in sporočati spremembe razporeda po dogovorjenem postopku. Ure dosegljivosti naj bodo razvidne obema stranema, da delo od doma ne povzroči nejasnosti glede odmora, počitka ali odsotnosti. Ko se redni hibridni režim razširi na drug prostor, drugačno opremo ali večji delež časa, je treba najprej uskladiti pogodbeno ureditev in varnostne ukrepe ter preveriti ustreznost obvestila.

Začasna odreditev v izjemnih okoliščinah

Ob naravni ali drugi nesreči oziroma drugih izjemnih okoliščinah, ko sta ogrožena življenje in zdravje ljudi ali premoženje delodajalca, se lahko pogodbeno določeni kraj dela začasno spremeni tudi brez delavčevega soglasja. Takšna odreditev velja le, dokler trajajo okoliščine, ki jo upravičujejo. Rednega hibridnega režima zato ni mogoče vzpostaviti z odredbo, namenjeno izjemnim okoliščinam.

Odredba naj določi razlog in predvideno trajanje, kraj in vrsto dela, sredstva, spremljanje nalog, dosegljivost ter navodila za varno delo. Delodajalec mora tudi v tem primeru obvestiti inšpektorat, in sicer takoj, ko je to glede na okoliščine mogoče; obvestilo lahko sledi začetku nujno odrejenega dela. Ko izjemne okoliščine minejo, nadaljnje redno delo od doma zahteva pogodbeni dogovor in običajno obvestilo pred začetkom takšne ureditve.