Pravica do odklopa: klic po službi še ne zahteva odgovora

Klic ali sporočilo, ki ga zaposleni prejme med počitkom ali upravičeno odsotnostjo, samo po sebi ne ustvari obveznosti odgovora. Po pojasnilih ministrstva za delo delavec v tem času ni na razpolago delodajalcu, delodajalec pa mora sprejeti ukrepe, ki mu to pravico zagotavljajo.

Za konkreten klic je treba ločiti tri vprašanja: ali je zaposleni takrat razporejen na delo oziroma zanj veljajo posebej urejena pravila dosegljivosti, ali se je na klic odzval in ali je nato opravil delo. Prejetega sporočila ni mogoče enačiti z opravljeno nalogo. Prav tako zgolj oznaka »nujno« v sporočilu še ne določi, kdo mora odgovoriti.

Kako presoditi klic ali sporočilo

Najprej poglejte razpored in pravila, ki veljajo za konkretno delo. Šele nato presodite, kaj je zaposleni po stiku dejansko storil. Pri najpogostejših položajih je razlika naslednja:

1. Običajen klic po koncu dela: če je zaposleni že v času počitka in nima posebej urejene obveznosti odziva, lahko zadevo obravnava ob naslednjem začetku dela. Neodgovorjen klic sam po sebi ne pomeni, da je delal.
2. Nujna naloga: vodja naj ugotovi, kdo je za takšne naloge razporejen. Če mora delo opraviti nekdo drug, je treba preveriti pravila za njegovo odreditev ter za delovni čas in počitek. Nujnost zadeve sama po sebi vseh zaposlenih ne postavi v pripravljenost.
3. Pripravljenost: če je za zaposlenega urejena po pravilih njegove dejavnosti ali delovnega mesta, se pričakovani odziv presoja po tej ureditvi. Pomembni so razpored, način pozivanja in naloge, za katere je pripravljenost določena.
4. Dežurstvo: za razporejenega zaposlenega veljajo pravila konkretnega dežurstva. Tak klic ima drugačen položaj kot naključen večerni klic sodelavcu, ki ni razporejen za odziv.
5. Dopust ali druga upravičena odsotnost: zaposleni mora imeti možnost odsotnost dejansko izrabiti. Vodja naj nalogo usmeri k osebi, ki prevzema delo med njegovo odsotnostjo.
6. Poklic s posebnimi pravili: preveriti je treba ureditev delovnega časa, počitkov in odsotnosti ter ukrepe pri delodajalcu. Sam naziv poklica še ne pove, da mora biti oseba vedno dosegljiva.

Prejeto sporočilo, odziv in delovni čas

Elektronsko sporočilo lahko prispe ponoči, ne da bi ga prejemnik odprl; telefon lahko zazvoni, ne da bi se kdo oglasil. Noben od teh dogodkov sam ne pokaže, da je zaposleni opravil delo. Drugače je, če po klicu začne reševati težavo, sprejme delovno odločitev ali opravi nalogo za delodajalca. Takrat je treba ugotoviti, kaj je počel in koliko časa je to trajalo.

Tudi kratek odziv ni vedno enak: sporočilo »videl sem klic« ima drugačno vsebino kot navodila za odpravo napake. Če je bilo delo opravljeno, naj zaposleni delodajalcu sporoči začetek, konec in vsebino dela, da se čas pravilno obravnava. Morebitno nadurno delo in plačilo se presojata po pravilih, ki veljajo za odreditev in opravljanje takšnega dela; zapis klica v telefonu sam po sebi ni obračun ur.

Uradni pregled evidenc delovnega časa določa, da delodajalec za zaposlene vodi podatke o opravljenih urah in delavcu omogoči vpogled v podatke, ki se nanašajo nanj. Zato je za večerno reševanje naloge pomemben podatek o dejanskem delu, ne zgolj o času, ko je prispelo obvestilo. Če se takšno delo ponavlja, je treba urediti tudi način njegovega naročanja in beleženja.

Kdaj veljajo drugačna pravila odzivanja

Pravne smernice ministrstva pojasnjujejo, da zakon ne določa splošnih izjem od pravice do odklopa za posamezne poklice. Delovni čas, počitki, odsotnosti in ukrepi za odklop pa so lahko zaradi posebnosti dejavnosti ali poklica urejeni drugače. Zato je treba pri pripravljenosti in dežurstvu poznati veljavno ureditev konkretnega dela, ne sklepati le iz tega, da ima zaposleni službeni telefon.

Če organizacija potrebuje zanesljiv odziv zunaj običajnega delovnega časa, mora biti jasno, kdo je zanj razporejen in kako se ga pozove. Vnaprej določena pripravljenost je drugačen položaj od pričakovanja, da bo vsak zaposleni občasno preveril sporočila. Tudi kadar nastane nepredvidena nujna naloga, je treba posebej presoditi podlago za delo ter njegov vpliv na delovni čas in počitek.

Kaj mora urediti delodajalec

Delodajalec mora sprejeti ukrepe, s katerimi zagotovi, da zaposleni med počitkom in upravičeno odsotnostjo niso na razpolago. Ukrepi se najprej določijo v kolektivni pogodbi dejavnosti; če tam niso določeni, pride v poštev kolektivna pogodba ožje ravni oziroma predpisani postopek pri delodajalcu. O sprejetih ukrepih je treba zaposlene pisno obvestiti na pri delodajalcu običajen način.

Ukrepi lahko določijo, kdo prevzame nujne zadeve, kako poteka predaja dela pred dopustom in koga sme vodja poklicati v času, ko drugi počivajo. Med možnimi tehničnimi rešitvami so načrtovana dostava e-pošte v delovnem času prejemnika, samodejni odgovor ob odsotnosti in opozorilo pošiljatelju, da takojšnjega odziva ni mogoče pričakovati. Delodajalec mora izbrati ureditev, ki ustreza njegovemu delovnemu procesu, in poskrbeti, da jo vodje uporabljajo.

Če delavec v sporu navede dejstva, ki upravičujejo domnevo, da mu delodajalec ni zagotovil pravice do odklopa, je dokazno breme na delodajalcu. Jasni razporedi, obvestila o ukrepih in podatki o dejansko opravljenem delu zato pomagajo razločiti dogovorjeno dosegljivost od neurejenega pričakovanja odziva.

Nevtralni odgovori, če se zaposleni odloči odzvati

Med počitkom zaposlenemu praviloma ni treba pošiljati pojasnila, zakaj ni dosegljiv. Če želi klicatelja usmeriti ali razjasniti svoj razpored, lahko odgovori kratko in brez razkrivanja zasebnih razlogov:

• »Zadevo bom obravnaval ob naslednjem začetku svojega delovnega časa. Če zahteva takojšen odziv, prosim, vključite osebo, ki je za to razporejena.«
• »Za ta čas nimam določene pripravljenosti. Prosim, pojasnite, po katerem razporedu naj bi prevzel nalogo.«
• »Trenutno sem na dopustu. Prosim, obrnite se na osebo, ki me nadomešča; zadevo lahko prevzamem po vrnitvi.«
• »Nalogo sem po klicu opravil. Prosim, uskladimo trajanje dela in vpis v evidenco delovnega časa.«