Здравствуйте!
Слово «канбан» с японского переводится как «рекламный щит, вывеска, доска». И это точно отражает суть метода канбан: «точно в срок» — задача расписывается по этапам на реальной или виртуальной доске.
Система канбан основана на визуализации: участники рабочего процесса видят, что уже сделано, а что еще нужно сделать. На доске отражается как общий прогресс по проекту, так и прогресс по каждому из этапов.
Принципы канбан-метода:
- Начинайте с тех задач, которые есть сейчас;
- Вносите изменения понемногу и уважайте устоявшийся порядок в работе;
- Поощряйте самостоятельность участников и инициативу, идеи от них.
Как работает канбан
Какие преимущества у метода и как работает канбан:
- Оптимизирует процесс. Не нужно писать и звонить кому-то или передавать информацию от одного человека к другому. Все фиксируется на общей доске, все всё видят. Там же можно проводить групповые обсуждения, оставлять комментарии по каждому этапу и подзадаче.
- Наглядно показывает процесс работы. Ничто не потеряется и не забудется, а дедлайн не будет упущен. И еще при таком подходе видно, насколько включен в работу каждый из сотрудников. И сколько задач в работе у каждого сотрудника. Это помогает максимально задействовать ресурсы команды и защитить сотрудников от переработок.
- Добавляет элемент игры. Участники перемещают карточку из одного блока в другой, заполняют чек-листы или оставляют свои комментарии, видят результаты работы. Все это повышает мотивацию и оживляет производство. А если есть отдельные столбики с задачами для сотрудников, это может внести еще и элемент соревнования.
- Способствует росту ответственности у сотрудников. Если вся команда видит процесс работы, вряд ли захочется лениться и откладывать выполнение своей части плана на потом.
- Экономит время. Особенно, если речь идет о виртуальных досках. Представьте, что вы сидите в одной комнате со всеми участниками проекта. Только здесь вам даже не нужно идти от стола к столу, чтобы что-то уточнить. А уж тем более не нужно бегать по этажам офиса или ездить по городу. Вся информация и все люди собраны в одном месте.
По данным исследования, канбан на 78% сокращает сроки выполнения проекта. А также упрощает и ускоряет внесение изменений в готовые проекты при необходимости.
Однако у kanban есть и недостатки: больше подходит для краткосрочного планирования.
С чего начать переход на канбан
В жизни это можно сделать одним днем: вы просто начинаете расписывать свои планы по карточкам. Чтобы перевести на канбан производство и повысить эффективность команды, нужно:
- Рассказать команде о методе канбан. Его преимущества и особенности.
- Начать визуализировать процесс. Пусть пока это будут 3 колонки: нужно сделать, в процессе и готово.
- Выбрать 2-3 самые актуальные задачи. То, что нужно сделать в ближайшее время, и где нет подзадач или их немного. Люди должны понять, как работать по методу канбан. Усложнения или обилие задач пока ни к чему.
- Внимательно следить за процессом. Это потом руководитель может отойти в сторону, а сначала он должен внимательно следить за выполнением задач. Если какая-то из них отнимает много времени, нужно узнать в чем дело. Если один сотрудник не справляется, нужно подключить еще одного и т.д.
- Быть на связи. Отвечайте на вопросы команды, проводите собрания (каденции). Важно получать обратную связь от сотрудников, ведь один из принципов канбана — поощрение инициативы. Задача руководителя — предоставить все необходимые ресурсы и сделать рабочий процесс понятным и удобным для всех участников.
