Dropbox czy Google Drive? Liczba użytkowników a koszt chmury

Freelancerowi przechowującemu duże pliki warto najpierw porównać Dropbox Standard z Google Workspace Business Standard. Zasady przydziału miejsca Dropbox przewidują w Standard 3 TB dla pierwszej licencji, natomiast Advanced zaczyna się od trzech licencji. Dla osoby pracującej głównie w Dokumentach i Arkuszach Google ważniejsza od samej pojemności może być współpraca nad plikami w pakiecie Workspace.

W małej firmie wynik zmieniają liczba kont i posiadany już abonament. Cennik Google Workspace podaje standardowe stawki przy rocznym zobowiązaniu: 6,80 euro miesięcznie za użytkownika Business Starter z 30 GB wspólnego miejsca na osobę oraz 13,60 euro za Business Standard z 2 TB na osobę. Jeśli firma już płaci za Workspace i mieści się w dostępnej puli, Dysk jest częścią tego abonamentu; zakup Dropbox byłby dodatkowym kosztem.

Rachunek dla jednej, trzech i dziesięciu osób

Polski cennik Dropbox pokazuje Standard za 12 euro na użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym, dostępny od jednej osoby, oraz Advanced za 18 euro, dostępny od trzech osób. Obie taryfy obejmują podgląd i komentarze w przeglądarce. Poniższe kwoty są miesięcznym odpowiednikiem stawek rocznych, bez promocji i przeliczania na złote; rachunek Google obejmuje cały pakiet Workspace, a nie osobną licencję na Dysk.

Jedna osoba: Dropbox Standard kosztuje 12 euro i daje początkowo 3 TB. Google Business Starter kosztuje 6,80 euro i wnosi 30 GB do wspólnej puli, a Business Standard kosztuje 13,60 euro i wnosi 2 TB. Dropbox Advanced nie jest dostępny dla jednej osoby.
Trzy osoby: Dropbox Standard kosztuje 36 euro za łącznie 5 TB, a Advanced 54 euro za 15 TB. Google Business Starter kosztuje 20,40 euro za łącznie 90 GB, a Business Standard 40,80 euro za 6 TB.
Dziesięć osób: Dropbox Standard kosztuje 120 euro za łącznie 12 TB, a Advanced 180 euro za 50 TB. Google Business Starter kosztuje 68 euro za łącznie 300 GB, a Business Standard 136 euro za 20 TB.

To obliczenia dla aktywnie używanych licencji Dropbox: Standard dodaje 1 TB za każdą osobę po pierwszej, a Advanced dodaje 5 TB za każdą osobę ponad wymagane trzy. Sama zakupiona licencja bez aktywnego użytkownika nie powinna więc służyć jako sposób na powiększenie puli. Przy płatności bez rocznego zobowiązania trzeba porównać inne stawki, zamiast przenosić powyższe kwoty wprost na fakturę.

Jak zmienia się przewaga pojemnościowa?

Przy jednej osobie Dropbox Standard oferuje więcej miejsca niż Google Business Standard i kosztuje według pokazanych stawek o 1,60 euro mniej miesięcznie. Przy trzech osobach Google Business Standard daje już 6 TB wobec 5 TB w Dropbox Standard, ale kosztuje o 4,80 euro więcej. Przy dziesięciu kontach różnica pojemności wynosi 20 TB wobec 12 TB, a różnica ceny 16 euro miesięcznie. Dlatego liczba terabajtów z pierwszej pozycji cennika nie opisuje całego zespołowego rachunku.

W obu usługach mowa o przestrzeni współdzielonej, lecz naliczanej inaczej. W Google każda licencja Business Standard zwiększa pulę organizacji o 2 TB; w nowym Dropbox Standard pierwsza daje 3 TB, a kolejna aktywna licencja dodaje 1 TB. Warto też odróżnić nową taryfę od Dropbox Standard Classic: istniejący klienci tego starszego planu mogą mieć inne minimum użytkowników i inną pulę, więc ich obecnego abonamentu nie należy przeliczać według warunków nowego Standard.

Duże pliki i synchronizacja między komputerami

Wybór pojemności ma znaczenie dopiero razem ze sposobem pracy na plikach. Przy dużym archiwum zdjęć, filmów lub projektów ważne jest, które katalogi mają być fizycznie dostępne na komputerze, a które mogą pozostać w chmurze. Dropbox pozwala pracować z folderami zespołu i udostępniać pliki przez łącza; jego podgląd w przeglądarce ułatwia klientowi ocenę materiału bez pobierania go tylko po to, by zobaczyć zawartość. Przy specjalistycznym formacie decyzję warto oprzeć na rzeczywistych plikach używanych w firmie.

Instrukcja Dysku na komputer rozróżnia strumieniowanie plików i tworzenie ich lustrzanej kopii na urządzeniu. Google wskazuje, że aplikacje intensywnie zapisujące dane, w tym programy do montażu wideo i obróbki zdjęć w wysokiej rozdzielczości, mogą działać szybciej z plikami przechowywanymi lokalnie. Mój dysk można strumieniować albo kopiować lustrzanie; dyski współdzielone są strumieniowane. Zespół obrabiający ciężkie materiały musi zatem uwzględnić także miejsce na komputerach, a nie tylko limit abonamentu.

Dokumenty online, klienci i odzyskiwanie wersji

Jeśli zespół i klienci wspólnie redagują teksty, arkusze oraz prezentacje, Google Workspace łączy przechowywanie z edycją tych dokumentów. Przewodnik Google po przejściu z Dropbox na Dysk opisuje role przeglądającego, komentującego i edytującego oraz odrębne zarządzanie wersjami zwykłych plików i historią zmian Dokumentów, Arkuszy i Prezentacji. Dla klienta, który ma tylko zatwierdzić gotowy plik, ważniejsze mogą być prosty podgląd i zakres dostępu niż wspólna edycja.

Dropbox Standard przewiduje 180 dni historii wersji i przywracania usuniętych plików, a Advanced rok. To przydatny punkt odniesienia dla zespołu wielokrotnie poprawiającego te same pliki. W Google trzeba osobno rozpatrywać historię zmian dokumentu tworzonego w edytorze i wersje pliku przesłanego na Dysk: podobna nazwa funkcji nie oznacza identycznego sposobu odzyskiwania pracy.

Co uwzględnić przy zmianie usługi?

Migracja zmienia więcej niż lokalizację katalogów. Po przeniesieniu projektu znaczenie mają uprawnienia klienta, łącza do plików, sposób edycji dokumentów i dostępność potrzebnych wersji. Reprezentatywny projekt z dużym plikiem oraz dokumentem wspólnie edytowanym pozwala ocenić te różnice przed przeniesieniem całego archiwum.

Dla freelancera z dużymi plikami Dropbox Standard ma mocny punkt wejścia: jedną licencję i dużą początkową pulę. Dla zespołu tworzącego dokumenty online, zwłaszcza gdy opłaca już Workspace, rachunek częściej przemawia za wykorzystaniem Dysku. Dropbox Advanced zaczyna mieć sens przy co najmniej trzech użytkownikach, gdy zespół rzeczywiście potrzebuje jego większej puli i dłuższego okresu odzyskiwania plików.

Przeczytaj także: