Asana czy Trello? Dwie osoby zmieniają sens darmowego planu

Dla jednej osoby lub pary dobrym punktem wyjścia jest Asana Personal: zasady obecnego planu Personal dopuszczają najwyżej dwie osoby w projekcie i zespole. Bez opłaty można korzystać z listy, tablicy i kalendarza oraz tworzyć kolejne projekty. Starszy wariant Personal może mieć inne warunki, lecz jest stopniowo wycofywany.

Dla pięciu osób prowadzących prosty Kanban lepszym darmowym wyborem jest Trello: cennik Trello przewiduje w planie Free do 10 współpracowników i 10 tablic na przestrzeń roboczą, a Standard kosztuje 5 USD za użytkownika miesięcznie przy rozliczeniu rocznym. Gdy praca wymaga planowania zależności między zadaniami i raportowania postępu, mocniejszym wyborem staje się płatna Asana Starter.

Jedna osoba: liczą się widoki i sposób podziału pracy

Przy pracy samodzielnej limit współpracowników Asany nie przeszkadza. Listę można wykorzystać do porządkowania zadań, tablicę do śledzenia etapów, a kalendarz do oglądania terminów. Nieograniczona liczba projektów pozwala oddzielić różne strumienie pracy bez zastanawiania się, czy na kolejny projekt trzeba wykupić plan.

Trello Free odpowiada na trochę inną potrzebę: karty przechodzą przez kolejne listy na tablicy. Jeśli cały proces mieści się w takim układzie, dodatkowe widoki Asany mogą nie wnosić wiele. Osoba obsługująca kilka odrębnych spraw powinna jednak odróżnić liczbę kart od liczby tablic. W Trello karty są nielimitowane, lecz osobna tablica dla każdego klienta lub cyklu pracy zużywa dostępną pulę.

Wybór przy pracy solo zależy więc od tego, czy ważniejszy jest widok tych samych zadań na liście i w kalendarzu, czy prosty przepływ kart. Asana daje pierwszą kombinację w planie Personal. Trello pozwala rozpocząć od tablicy i stopniowo rozbudowywać ją o listy, terminy oraz automatyzację.

Pięć osób: prosty Kanban mieści się w Trello Free

Wspólna tablica dla pięcioosobowego zespołu mieści się w limicie Trello Free. Uczestnicy mogą przypisywać karty i terminy oraz obserwować, na jakim etapie znajduje się zadanie. Jeśli etapy pracy są wspólne, jedna tablica może pomieścić wiele kart; limit tablic nie oznacza limitu zadań.

Obecny plan Asana Personal nie pomieści całej takiej grupy w jednym projekcie i zespole. Rozdzielenie pracy na osobne konta lub mniejsze projekty zmieniłoby sposób współpracy: trudniej byłoby przypisywać zadania i śledzić całość w jednym miejscu. Dla grupy, której wystarcza przesuwanie kart między etapami, darmowy próg Trello ma zatem większą wartość niż szerszy zestaw widoków Asany.

Drugi warunek to liczba tablic w przestrzeni roboczej. Zespół, który prowadzi wiele równoległych inicjatyw na osobnych tablicach, może osiągnąć ten próg mimo niezmienionej liczby współpracowników. Jeśli prace mają te same etapy, można je organizować na jednej tablicy; jeśli wymagają różnych uczestników i odrębnego przebiegu, dodatkowe tablice mogą być potrzebne. To właśnie struktura pracy, a nie sama liczba kart, wyznacza użyteczność planu Free.

Płatny próg: za co płaci mały zespół

Cennik Asany podaje 10,99 USD za użytkownika miesięcznie w planie Starter przy rozliczeniu rocznym. Plan znosi limit miejsc obecnego Personal i dodaje między innymi oś czasu, wykres Gantta, zależności zadań, panele raportowe oraz automatyzacje. Płatność ma więc sens wtedy, gdy zespół potrzebuje wspólnego projektu i faktycznie korzysta z narzędzi do planowania jego przebiegu.

Przy założeniu pięciu płatnych miejsc stawki oznaczają 25 USD miesięcznie za Trello Standard i 54,95 USD za Asanę Starter. Roczny koszt wyniósłby odpowiednio 300 USD i 659,40 USD. To obliczenie z opublikowanych stawek za użytkownika, bez przeliczania dolarów na złote; nie jest wyceną otrzymaną dla konkretnej firmy.

Standard daje Trello nielimitowane tablice i większą pulę uruchomień automatyzacji. To użyteczny próg, gdy darmowy plan przestaje wystarczać głównie z powodu liczby tablic, a sposób zarządzania zadaniami nadal opiera się na kartach. Dopłata do Asany ma inne uzasadnienie: kupuje zespół narzędzi do pokazania kolejności prac, terminów i postępu projektu. Porównanie samych cen pomija tę różnicę.

Automatyzacja, oś czasu i raportowanie

W Trello automatyzacja może przenosić karty lub wykonywać powtarzalne czynności według reguł. Jest dostępna już w planie Free, ale liczba uruchomień jest ograniczona; Standard zwiększa pulę, a Premium ją znosi. Dla prostego Kanbanu istotne jest, czy reguły oszczędzają ręcznego przesuwania kart. Ich większa liczba nie rozwiązuje sama w sobie problemu planowania kolejności zależnych zadań.

Widoki Timeline i Dashboard Trello należą do planu Premium, podczas gdy Asana udostępnia oś czasu i panele raportowe w Starter. Zespół płacący za Standard zyskuje zatem więcej miejsca na tablice, lecz nie otrzymuje tych samych widoków planistycznych. Jeżeli potrzebuje przede wszystkim zobaczyć karty na kolejnych etapach, tablica pozostaje czytelna. Gdy musi oceniać, jak opóźnienie jednej pracy wpłynie na następne, sam stan kolumny mówi mniej.

Raportowanie także warto odnieść do pytania, na które ma odpowiadać. Liczbę kart w poszczególnych etapach widać na tablicy. Panel projektu pomaga natomiast zestawić dane o postępie, gdy zespół prowadzi równolegle zadania z terminami i zależnościami. Przy zakupie planu różnica dotyczy więc rodzaju decyzji, jakie trzeba podejmować, a nie tylko długości listy funkcji.

Zależne projekty: gdzie kończy się prostota tablicy

Asana Starter pozwala wskazać zależności między zadaniami i oglądać harmonogram na osi czasu lub wykresie Gantta. Ma to znaczenie, gdy późniejszy etap powinien czekać na zakończenie wcześniejszego, a przesunięcie terminu zmienia plan całego projektu. Zespół nie musi wtedy odtwarzać kolejności pracy wyłącznie z opisów kart i ustaleń między uczestnikami.

W Trello również można przedstawić takie relacje, lecz wymaga to przyjęcia własnego sposobu ich zapisu. Instrukcja Atlassian dotycząca zależności proponuje listy kontrolne z odnośnikami do powiązanych kart; opisuje też reguły automatyzacji aktualizujące ich stan. Przy kilku powiązaniach może to wystarczyć. Gdy zależności obejmują wiele etapów, utrzymywanie połączeń między kartami staje się dodatkową pracą zespołu.

W porównaniu Tech.co opartym na testach Trello wypada korzystniej cenowo przy podstawowym śledzeniu zadań, a Asana oferuje pełniejszy zestaw narzędzi do złożonych projektów. Dla małego zespołu oznacza to dwa różne momenty zmiany planu: w Trello może nim być brak miejsca na kolejne tablice, w Asanie — potrzeba wspólnej pracy większej grupy albo planowania zależnych etapów.

Przeczytaj także:

• YouTube czy Spotify dla wideopodcastu? Odkrywanie zmienia wybór
• GitHub Actions czy GitLab CI? Darmowe minuty nie pokazują kosztu zespołu
• Artlist czy Epidemic Sound? Anulowanie zmienia prawa do następnego filmu