Google Workspace czy Microsoft 365? AI i koszt migracji

Google Workspace będzie zwykle lepszym wyborem dla firmy, która tworzy dokumenty wspólnie w przeglądarce. Microsoft 365 Business Standard ma przewagę tam, gdzie codzienna praca wymaga zainstalowanych wersji Worda, Excela i PowerPointa. O wyborze nie powinna jednak decydować sama cena konta: zakres AI, miejsce na dane i koszt przeniesienia plików mogą zmienić wynik.

Nowy zespół może dobrać pakiet do planowanego sposobu pracy. Firma, która już używa jednego z nich, musi dodatkowo uwzględnić czas administratora, okres równoległego opłacania usług i sprawdzenie dokumentów po migracji. Nawet tańsza licencja nie daje oszczędności od razu, jeśli zmiana wymaga dużo pracy.

Aplikacje klasyczne czy wspólna edycja w przeglądarce

Microsoft 365 Business Basic udostępnia internetowe i mobilne wersje aplikacji Office. Osoba potrzebująca zainstalowanego Excela do codziennej pracy wymaga Business Standard, który obejmuje aplikacje klasyczne. Dokumenty, Arkusze i Prezentacje Google odpowiadają zespołowi pracującemu przede wszystkim na współdzielonych plikach; podobna nazwa planu Business Standard nie oznacza takiego samego zestawu aplikacji u obu dostawców.

W teście TechRadar narzędzia Microsoftu oceniono jako bardziej rozbudowane, a aplikacje Google jako prostsze i wygodniejsze do współpracy w czasie rzeczywistym. To ocena sposobu pracy, a nie pomiar zgodności wszystkich formatów. Dla firmy używającej złożonych arkuszy, makr lub dokumentów o precyzyjnym układzie próbne przeniesienie typowych plików jest ważniejsze niż ogólna ocena pakietu.

Trzy zespoły, trzy rachunki za licencje

Przy rocznym zobowiązaniu polski cennik Google Workspace podaje 31,50 zł za użytkownika miesięcznie w Business Starter, 63 zł w Business Standard i 99 zł w Business Plus; opłaty są naliczane co miesiąc. Przy rozliczeniu elastycznym Starter kosztuje 37,80 zł, a Standard 75,60 zł. Starter wnosi 30 GB wspólnej przestrzeni na użytkownika i Gemini w Gmailu, Standard — 2 TB oraz Gemini między innymi w Dokumentach i Meet, a Plus dodaje Vault. Plany Business obejmują maksymalnie 300 użytkowników.

Cennik Microsoft 365 dla firm podaje 6,07 euro za użytkownika miesięcznie dla Business Basic przy płatności rocznej, bez VAT. Plan obejmuje pocztę firmową, aplikacje internetowe i mobilne oraz 1 TB przestrzeni OneDrive na użytkownika. Również w rodzinie planów Microsoft 365 Business obowiązuje limit 300 użytkowników.

Oferta Business Standard podaje 12,13 euro za użytkownika miesięcznie przy płatności rocznej, bez VAT, za wariant z Teams i aplikacjami klasycznymi. Wariant bez Teams kosztuje 9,34 euro. Kwoty w euro poniżej są miesięcznym przeliczeniem rocznego wydatku, a nie ceną planu z miesięcznym zobowiązaniem.

Mały zespół, pięć osób: jeśli wystarczą poczta i podstawowa praca na dokumentach, pięć licencji Google Business Starter daje 157,50 zł miesięcznie, czyli 1890 zł za rok. Pięć licencji Microsoft Business Basic to odpowiednio 30,35 euro i 364,20 euro. Warunkiem sensownego porównania jest brak potrzeby klasycznych aplikacji Office oraz wystarczająca pojemność Startera.
Zespół dokumentowy, dwadzieścia osób: Google Business Standard oznacza 1260 zł miesięcznie i 15 120 zł za rok. Microsoft Business Standard z Teams to 242,60 euro miesięcznie w przeliczeniu i 2911,20 euro za rok. W tym układzie płaci się także za różnicę w sposobie pracy: zakres Gemini w aplikacjach Google albo klasyczne aplikacje Office.
Firma o mieszanych potrzebach, czterdzieści osób: trzydzieści kont Google Starter i dziesięć Standard daje 1575 zł miesięcznie, czyli 18 900 zł za rok. Trzydzieści kont Microsoft Basic i dziesięć Standard z Teams daje 303,40 euro miesięcznie w przeliczeniu, czyli 3640,80 euro za rok. Podział ma sens, jeśli droższe licencje trafią do osób rzeczywiście potrzebujących ich funkcji.

Kwot w złotych i euro nie należy zestawiać bez przeliczenia według kursu użytego przy zakupie oraz uwzględnienia podatku i warunków sprzedawcy. To rachunek samych licencji: nie obejmuje administracji, szkolenia ani okresu, w którym działają dwa środowiska.

AI zmienia koszt wybranego planu

W Google Business Starter Gemini jest dostępny w Gmailu i jako aplikacja do rozmowy z AI. Business Standard rozszerza jego zastosowanie na Dokumenty, Meet i inne usługi oraz dodaje Gemini Notebook. Jeśli pracownicy mają używać AI przy redagowaniu dokumentów, porównanie oparte na cenie Startera zaniży koszt potrzebnego wariantu Google.

W kwalifikujących się subskrypcjach Microsoft udostępnia Copilot Chat, lecz ten czat nie daje takiej samej integracji z plikami i aplikacjami organizacji jak Microsoft 365 Copilot. Pakiet Business Standard z Copilotem jest pokazany za 20,36 euro za użytkownika miesięcznie przy rocznej płatności, bez VAT. Jest to cena promocyjna na pierwszy rok; nie stanowi podstawy do wyliczenia kosztu odnowienia. Przy dziesięciu takich licencjach miesięczne przeliczenie wynosi 203,60 euro, wobec 121,30 euro za sam Business Standard. Wdrożenie tylko dla osób korzystających z danych firmowych w aplikacjach ogranicza wydatek bardziej precyzyjnie niż zakup dodatku dla całego zespołu.

Przestrzeń i retencja wymagają osobnego porównania

Przestrzeń Google jest pulą współdzieloną przez organizację, zwiększaną wraz z liczbą licencji. OneDrive w przytoczonych planach Microsoftu opisano jako przestrzeń przypadającą na użytkownika. Dlatego zestawienie samego limitu na konto nie pokazuje, ile miejsca firma będzie mogła wygodnie przeznaczyć na pliki zespołowe. Znaczenie ma też podział między dyskami osobistymi a współdzielonymi zasobami.

Przechowywanie plików nie zastępuje zasad retencji po odejściu pracownika ani wyszukiwania danych na potrzeby postępowania. W Google Business Plus funkcję przechowywania, archiwizowania i wyszukiwania danych zapewnia Vault. Firma z takim wymaganiem powinna więc porównywać koszt właściwego planu i zakres administracji, zamiast uznawać większy dysk za rozwiązanie problemu archiwum.

Migracja obejmuje więcej niż skopiowanie dokumentów

Przy przejściu z Google Workspace do Microsoft 365 plan migracji Microsoftu rozdziela przygotowanie kont i domeny, przeniesienie poczty oraz kalendarzy, zmianę kierowania wiadomości i kopiowanie plików z Dysku Google do OneDrive oraz SharePoint. Osobne etapy oznaczają osobny nakład pracy administratora i okres, w którym trzeba utrzymać dostęp do obu środowisk.

Rachunek zmiany powinien obejmować czas administratora lub partnera, równoległe abonamenty, odtworzenie uprawnień oraz sprawdzenie reprezentatywnych dokumentów po przeniesieniu. Dochodzi czas pracowników potrzebny na zmianę codziennych czynności: udostępniania plików, wspólnej edycji i odnajdywania wersji dokumentu. Jedna stawka za migrację konta nie odda różnicy między firmą z prostą pocztą a zespołem korzystającym z rozbudowanych folderów współdzielonych i arkuszy.

Co przesądza o wyborze

Jeśli praca opiera się na wspólnej edycji i firma nie jest związana z klasycznymi plikami Office, Google Workspace daje prostszą ścieżkę do takiego modelu. Jeśli część osób stale potrzebuje pełnych aplikacji Word, Excel i PowerPoint, Microsoft 365 Business Standard odpowiada na tę potrzebę; pozostałym może wystarczyć Basic. W obu pakietach koszt AI zależy od rzeczywiście potrzebnego zakresu, a nie od samej obecności asystenta w opisie planu.

Dla nowej firmy punktem odniesienia jest roczny koszt licencji dobranych do ról, wraz z wymaganą przestrzenią i retencją. Przy zmianie działającego pakietu do tego rachunku dochodzą migracja i nauka nowego sposobu pracy. To właśnie te jednorazowe koszty mogą przesunąć korzyść z niższej ceny kont na kolejne lata.

Przeczytaj także: