Copilot czy Gemini w firmie? Wynik 82% kontra 66% nie rozstrzyga wyboru

Firmie pracującej głównie w Wordzie, Excelu, Outlooku i Teams zwykle łatwiej rozszerzyć obecny pakiet o Microsoft 365 Copilot. Zespołowi, którego poczta, dokumenty i spotkania są w Google Workspace, bliżej do Gemini. Opis ankiety Brilyant podaje, że 82% użytkowników Workspace i 66% użytkowników Microsoft 365 uznało funkcje AI swoich pakietów za wartościowe. To deklaracje pracowników, a nie pomiar czasu wykonania tych samych zadań.

Przy zakupie nowego środowiska trzeba zestawić cenę całego pakietu z zakresem asystenta. Przy zmianie dostawcy dochodzą przeniesienie poczty i plików, odtworzenie uprawnień oraz czas potrzebny na zmianę sposobu pracy. Różnica w abonamencie może się opłacić, ale nie pokazuje sama, ile firma zapłaci za przejście.

Gdzie asystent znajdzie firmowe dane

Polski cennik Microsoftu wymienia Copilot w Wordzie, Excelu, PowerPoincie, Outlooku i Teams oraz pakiet Business Standard z Copilot za 20,36 euro od użytkownika miesięcznie przy rocznym zobowiązaniu, bez VAT. Pokazuje również dodatek za 15,60 euro miesięcznie dla obecnych klientów z kwalifikującą się licencją bazową. Cena dodatku jest promocyjna: oferta trwa od lipca do grudnia 2026 roku i dotyczy pierwszego roku. Pakiet dla nowego klienta i dodatek do posiadanej już licencji to odrębne warianty zakupu.

Ważny jest także zakres dostępu. Copilot Chat dostępny w kwalifikujących się planach nie daje takiej samej integracji z firmowymi plikami, pocztą i rozmowami jak płatny Microsoft 365 Copilot. Nawet pełna licencja nie naprawi źle przydzielonych uprawnień: odpowiedź oparta na zasobach organizacji zależy od danych, do których użytkownik ma dostęp. Firma powinna więc rozróżnić koszt samego czatu, koszt pełnego asystenta oraz pracę nad porządkiem w zasobach.

Podobna zależność występuje po stronie Google. Gemini jest najbardziej użyteczny przy zadaniach wykonywanych w aplikacjach i danych Workspace. Jeśli istotne arkusze, archiwa lub obieg dokumentów pozostają w innych systemach, sama obecność Gemini w pakiecie nie przenosi tam pracy zespołu. Przy wyborze liczy się zatem miejsce, w którym powstają wiadomości, pliki i ustalenia ze spotkań.

Co obejmuje cena Workspace

Polska oferta Workspace Business podaje 63 zł od użytkownika miesięcznie w planie Standard przy rocznym zobowiązaniu. W pakiecie są Gemini w Gmailu, Dokumentach i Meet oraz 2 TB wspólnego miejsca na dane na użytkownika. Plan Starter zawiera węższy zakres Gemini, skupiony między innymi na Gmailu, dlatego jego niższa cena nie odpowiada porównaniu pełnej pracy z AI w dokumentach i spotkaniach.

Oferta Enterprise Standard wskazuje 121 zł od użytkownika miesięcznie przy rocznym zobowiązaniu, 5 TB wspólnego miejsca na użytkownika oraz Gemini w Gmailu, Dokumentach i Meet. Ten plan dodaje między innymi dostęp zależny od kontekstu, zapobieganie utracie danych i narzędzia do analizy zagrożeń. Wyższa opłata może więc wynikać z wymagań dotyczących zarządzania danymi, a nie z samej potrzeby korzystania z asystenta.

Porównanie pakietów wymaga uwzględnienia także aplikacji bez AI. Klasyczne wersje programów Microsoftu, sposób współpracy nad plikami, pojemność przestrzeni i funkcje administracyjne mają dla różnych firm inną wartość. Jeśli duża część zasobów leży już na Dysku Google lub w OneDrive, osobne porównanie Dysku Google i OneDrive pomaga ocenić skutki przeniesienia plików.

Trzy scenariusze kosztu w pierwszym roku

Poniższe kwoty są warunkowym modelem, nie ofertą. Zakładają pełną licencję dla każdego pracownika, roczne zobowiązanie, 20,36 euro miesięcznie za pakiet Microsoft 365 Business Standard z Copilot oraz 63 zł za Workspace Business Standard. Do przeliczenia euro przyjęto wyłącznie na potrzeby przykładu kurs 4,30 zł. Model pomija podatki i rabaty indywidualne; przed zakupem trzeba sprawdzić warunki fakturowania oraz cenę odnowienia promocyjnej oferty Microsoftu.

W obu kierunkach migracji przyjęto tę samą, ilustracyjną wycenę pracy: 100 zł za godzinę. Przeniesienie poczty i plików zajmuje w modelu odpowiednio 30, 120 lub 500 godzin; uporządkowanie danych i dostępów — 20, 60 lub 250 godzin; nauka nowych nawyków — po 2 godziny na pracownika. Są to jawne założenia do zastąpienia własnymi danymi, a nie stawki lub czasy potwierdzone badaniem rynku.

• 10 użytkowników: roczne licencje kosztują w modelu około 10 506 zł w wariancie Microsoftu lub 7560 zł w wariancie Google. Założone 70 godzin pracy dodaje 7000 zł. Pierwszy rok zamyka się więc kwotą około 17 506 zł albo 14 560 zł.
• 50 użytkowników: licencje wynoszą około 52 529 zł dla Microsoftu i 37 800 zł dla Google. Przy 280 godzinach pracy koszt przejścia to 28 000 zł, a łączny pierwszy rok — około 80 529 zł lub 65 800 zł.
• 250 użytkowników: licencje wynoszą 262 644 zł dla Microsoftu i 189 000 zł dla Workspace Business Standard. Przy 1250 godzinach pracy za 125 000 zł pierwszy rok kosztuje odpowiednio 387 644 zł lub 314 000 zł. Jeśli potrzebny jest Google Workspace Enterprise Standard, same jego licencje kosztowałyby w tym modelu 363 000 zł rocznie, a suma z przyjętą pracą migracyjną wyniosłaby 488 000 zł.

Model pokazuje koszt pełnego pakietu po zmianie platformy. Firma, która zostaje u obecnego dostawcy, nie ponosi ponownie kosztu przeniesienia całej poczty i biblioteki plików. Dla niej właściwym punktem odniesienia jest wydatek dodatkowy na potrzebne licencje i uporządkowanie dostępu. Szczególnie przy większym zespole porównanie najtańszych wariantów ma sens tylko wtedy, gdy rzeczywiście spełniają te same wymagania administracyjne.

Migracja i zarządzanie danymi zmieniają rachunek

Przeniesienie plików jest tylko jedną częścią zmiany pakietu. W kosztorysie trzeba ująć również wspólne skrzynki, kalendarze, zasady udostępniania, archiwa oraz powiązania z innymi firmowymi narzędziami. Gdy zespół używa rozbudowanych szablonów, makr albo automatycznych obiegów pracy, ich dostosowanie może wymagać osobnej wyceny. Prosty eksport pliku nie dowodzi, że cały proces będzie działał tak samo po migracji.

Koszt zmiany nawyków także zależy od tego, jak pracownicy tworzą i zatwierdzają dokumenty. Zespół korzystający głównie ze współdzielonych plików może mieć inne potrzeby niż dział oparty na zaawansowanych arkuszach i prezentacjach. Warto więc rozdzielić czas technicznego przenoszenia danych od czasu, w którym ludzie uczą się nowych sposobów współpracy; przykładowe godziny w rachunku wyżej służą właśnie pokazaniu obu pozycji.

Po przejściu pozostaje stała praca administracyjna. Ktoś musi nadawać dostęp nowym osobom, usuwać nieaktualne uprawnienia i pilnować, które zasoby mogą pojawić się w odpowiedziach asystenta. Jeżeli firma potrzebuje bardziej szczegółowych reguł ochrony danych, wyższy plan może być uzasadniony nawet wtedy, gdy funkcje AI w tańszym pakiecie wystarczają użytkownikom.

Co naprawdę mierzy wynik ankiety

Badanie dotyczyło opinii użytkowników pakietów z funkcjami AI, a nie bezpośredniego testu Copilot przeciw Gemini na identycznym zestawie zadań. Uczestnicy oceniali wartość funkcji dostępnych w środowisku, którego używali w pracy. Dlatego różnicy odpowiedzi nie można przeliczyć na procent zaoszczędzonego czasu ani na prognozę zwrotu z zakupu dla polskiej firmy.

Opis badania Google Workspace wskazuje, że Google zleciło ankietę Hypothesis Group. Zleceniodawca ma interes w sposobie prezentacji wyników, co warto uwzględnić obok metodologii ślepego badania. Odpowiedzi z różnych krajów i organizacji pomagają zrozumieć doświadczenia użytkowników, ale nie zastępują danych o własnych procesach, licencjach i kosztach przeprowadzki.

Przy decyzji o zmianie środowiska większe znaczenie ma to, czy asystent obsłuży firmowe dokumenty, pocztę, arkusze i spotkania przy wymaganym poziomie kontroli dostępu. Dopiero zestawienie tej korzyści z abonamentem oraz jednorazową pracą migracyjną pokazuje, czy przewaga w deklaracjach użytkowników ma dla danej firmy wartość finansową.

Przeczytaj także:

• Google Drive czy OneDrive? Darmowe 15 GB nie rozstrzyga wyboru
• CapCut czy DaVinci Resolve? Szybki eksport nie rozstrzyga wyboru
• Google czy Microsoft Authenticator? Migracja może zablokować odzyskanie kodów