Asana eller monday.com: Tre brukere kan snu den billigste planen

monday.coms regler for betalte seter starter med en pakke på tre. Dermed kan Basic koste mindre enn Asana Starter for tre faktiske brukere, men mer for én. Trenger teamet tidslinje, automatisering og integrasjoner, er monday.com Standard den relevante planen å regne på; da blir Asana Starter rimeligere i begge tilfellene.

Valget avhenger derfor av hvor mange som trenger tilgang, og hvilke oppgaver verktøyet skal løse. Et lite team som bare fordeler arbeid, kan klare seg med gratisnivået eller monday.com Basic. Når prosjektet krever automatiserte overleveringer og samlet oversikt, endres både planvalget og regningen.

Hva koster én, tre og ti brukere?

Asanas regler for abonnementsstørrelse setter minste betalte pakke til to seter. Deretter kan et team kjøpe pakker med tre, fire og fem seter, før størrelsen øker i større trinn. Hos monday.com kjøpes minst tre betalte seter; etter det følger pakker på fem og ti. En ubrukt plass kan derfor være en del av prisen selv om ingen arbeider i den.

På Asanas prisside er Personal gratis for opptil to personer, mens Starter koster 10,99 dollar per bruker per måned ved årlig betaling. Starter omfatter tidslinje, Gantt-visning, skjemaer, rapporteringspaneler og ubegrensede automatiseringer. De oppgitte grensene for AI-bruk er egne vilkår og bør ikke forveksles med ubegrensede vanlige automatiseringer.

Prisene for monday work management viser et gratisnivå for opptil to brukere, Basic til 9 dollar og Standard til 12 dollar per sete per måned ved årlig betaling. Standard er første betalte nivå med tidslinje, Gantt-visning, automatiseringer og integrasjonshandlinger; de to siste har hver en grense på 250 handlinger per måned. Regnestykkene nedenfor bruker disse oppgitte seteprisene som månedlige ekvivalenter av årsbetaling, uten ekstra kjøp, avgifter eller valutaveksling.

• Én faktisk bruker: Asana Starter krever to betalte seter og blir 21,98 dollar per måned. monday.com Basic krever tre og blir 27 dollar; Standard blir 36 dollar.
• Tre brukere: Asana Starter blir 32,97 dollar per måned. monday.com Basic blir 27 dollar, mens Standard blir 36 dollar. Basic er billigst når funksjonene der er tilstrekkelige; Starter koster mindre enn Standard.
• Ti brukere: Asana Starter blir 109,90 dollar per måned. monday.com Basic blir 90 dollar og Standard 120 dollar. Også her skifter prisvinneren når behovet krever Standard.

Dette er abonnementspriser, ikke et anslag på verdien av tiden teamet sparer. Et team med seks faktiske brukere vil hos monday.com havne i pakken med ti seter, mens Asanas betalte seter også øker i trinn etter de minste pakkene. For norske kjøpere er dollarbeløpene et sammenligningsgrunnlag: beløpet ved betaling kan påvirkes av faktureringsland, valuta, avgifter og eventuelle tillegg.

Hvor langt rekker gratisplanene og Basic?

Gratisnivåene kan dekke enkel fordeling av oppgaver i en svært liten gruppe. Asana Personal tilbyr ubegrensede oppgaver og prosjekter med liste-, tavle- og kalendervisning. monday.com Free gir tavler og dokumenter, men setter en grense for hvor mange tavler gruppen kan bruke. Hvis arbeidet hovedsakelig består av oppgaver, ansvarlige og frister, er det ikke gitt at et betalt nivå tilfører nok til å forsvare kostnaden.

Basic hos monday.com gir plass til flere brukere og arbeidsoppføringer enn gratisnivået, men prishoppet kjøper ikke samtidig prosjektets tidslinje eller ordinære automatiseringshandlinger. Dermed er Basic et rimelig valg når tavler er selve arbeidsformen. For et team som må se avhengigheter i en tidsplan eller sende arbeid videre automatisk, gir en sammenligning mellom Basic og Starter et misvisende bilde av hva abonnementene løser.

Asana Starter samler oppgaver, skjemaer og prosjektvisninger i en tydelig prosjektstruktur. monday.com gir større frihet til å forme tavler etter ulike arbeidsprosesser. Den friheten kan være verdifull hvis teamet håndterer flere typer arbeid på samme plattform, mens en fast prosjektstruktur kan gjøre det lettere å følge ansvar og fremdrift uten omfattende oppsett.

Automatisering og integrasjoner bestemmer riktig nivå

Automatisering skiller de rimelige betalte planene. I Asana Starter kan vanlige regler håndtere gjentatte tildelinger, varsler og overleveringer uten en oppgitt månedlig handlingsgrense. I monday work management må teamet opp på Standard for ordinære automatiserings- og integrasjonshandlinger. Selv om seteprisen på Basic er lavere, forsvinner den fordelen som beslutningsgrunnlag når slike handlinger er et krav.

Den månedlige grensen på Standard gjør arbeidsmengden relevant, ikke bare antallet ansatte. Én regel som kjøres hver gang en oppgave endrer status, kan få langt flere kjøringer enn en regel som brukes ved prosjektstart. Et lite team med mange gjentatte hendelser kan derfor møte grensen raskere enn et større team med få automatiserte prosesser. Behovet for en bestemt kobling til andre tjenester bør vurderes sammen med hvor ofte den faktisk skal brukes.

Asana tilbyr også integrasjoner på gratisnivået. Hos monday.com må teamet skille mellom at en tjeneste finnes i apputvalget, og at abonnementet omfatter handlingene som får koblingen til å arbeide løpende. For meldinger, filer eller andre fagsystemer er dette en praktisk forskjell: en integrasjon som bare skal åpnes av og til, stiller andre krav enn en flyt som oppdateres hver gang prosjektet endrer seg.

Hvilken rapportering får teamet?

Asana Starter har rapporteringspaneler på sitt første betalte nivå. De kan samle informasjon om fremdrift fra prosjektarbeidet uten at teamet må kjøpe Advanced. Det høyere nivået blir aktuelt ved behov for blant annet porteføljer, mål og ressursstyring. Skillet er viktig for et lite team som vil følge opp prosjekter, men ennå ikke styrer kapasitet på tvers av mange prosjekter.

monday.com bygger oversikt rundt tavler og visuelle paneler. Standard gir mulighet til å samle informasjon fra flere tavler, mens Pro åpner for mer omfattende paneler og tidsregistrering. Dermed er spørsmålet ikke bare om et panel finnes, men om de ønskede opplysningene ligger på én tavle, flere tavler eller på tvers av prosjekter. Et team som trenger samlet rapportering, kan ende på et annet prisnivå enn teamet som bare følger én arbeidsflyt.

Læringskurven kan være like viktig som seteprisen

I TechRepublics vektede vurdering fikk monday.com 4,92 av 5 og Asana 4,70 av 5. Vurderingen trekker frem monday.coms fleksible, visuelle arbeidsflyter, men beskriver en økende læringskurve ved mer avansert tilpasning og automatisering. Asana vurderes som enklere å komme i gang med. Poengsummen gjelder produktene samlet og sier ikke hvilket abonnement som gir lavest regning for en bestemt gruppestørrelse.

For et team med enkel, etablert prosjektflyt kan Asanas struktur redusere tiden som går med til å bestemme hvordan arbeidet skal organiseres. Team som trenger ulike tavler og egne arbeidsmåter, kan få mer igjen for tilpasningsmulighetene i monday.com, men må også sette dem opp og lære dem bort. Dette er en vurdering av arbeidsform, ikke en målbar tidsbesparelse for alle brukere.

Hvilket abonnement lønner seg?

For én person som trenger betalte prosjektfunksjoner, gir Asana Starter lavest beregnet abonnementspris selv med et ubrukt sete. For tre eller ti personer som klarer seg med tavler og grunnleggende oppgavestyring, er monday.com Basic billigst i eksemplene. Hvis tidslinje, automatisering og integrasjonshandlinger er nødvendige, koster Asana Starter mindre enn monday.com Standard i alle tre scenarioene.

Den faktiske beslutningen står mellom riktig setepakke, nødvendig funksjonsnivå og hvor lett arbeidsformen passer teamet. Beskriv den arbeidsflyten dere trenger, og sammenlign deretter planene som faktisk kan utføre den. Da blir en lav pris per sete vurdert mot både den reelle abonnementsregningen og arbeidet som kreves for å ta verktøyet i bruk.

Les også:

• Asana eller monday.com: den enkleste starten kan bli dyr ved vekst
• Todoist eller Asana: 129 kroner kjøper enkelhet, ikke full prosjektstyring
• ClickUp eller Trello: flere funksjoner kan gjøre oppstarten tregere