Todoist eller Asana: 129 kroner kjøper enkelhet, ikke full prosjektstyring

Velg Todoist når teamet trenger en rask måte å samle, fordele og fullføre oppgaver på. Todoists norske Business-pris er 129 kroner per bruker per måned ved månedsbetaling, eller 1 164 kroner per bruker i året ved årsfakturering. Enkelheten er verdifull når oppgavene stort sett kan løses uavhengig av hverandre.

Velg Asana når teamet må vise hvilken oppgave som blokkerer den neste, samle leveranser rundt milepæler eller planlegge rekkefølgen i et prosjekt. Den uavhengige vurderingen fra The Digital Project Manager beskriver Todoist som raskt og minimalistisk, mens Asana gir mer struktur for samarbeid. Det avgjørende er hvor mye koordinering arbeidet krever, ikke hvor mange funksjoner en prisliste rommer.

Tre arbeidsformer gir ulike valg

For en personlig oppgaveliste handler verdien om å få en oppgave ned raskt, gi den en frist og finne den igjen. Todoists raske registrering og enkle organisering passer når hver medarbeider i hovedsak styrer sin egen arbeidsdag. Et mer omfattende prosjektoppsett gir lite tilbake dersom ingen andre venter på at oppgaven skal bli ferdig.

En enkel teamkø krever mer deling, men ikke nødvendigvis prosjektstyring. Tenk for eksempel et lite team som mottar henvendelser, fordeler hver sak til én ansvarlig og markerer den som ferdig. Da er en felles liste, frister og kommentarer nyttige. Køen fungerer så lenge det er tydelig hvem som eier hver oppgave, og alle bruker samme praksis for å registrere nytt og avslutte gammelt arbeid.

Et prosjekt med overleveringer er annerledes. Hvis utforming må være ferdig før godkjenning, og godkjenning må komme før publisering, hjelper det å vise sammenhengene i selve planen. Asanas funksjonssammenligning oppgir innebygde avhengigheter og milepæler i Asana, mens Todoist mangler disse funksjonene. Begge kan holde oversikt over oppgaver, men bare den ene lar teamet modellere slike koblinger direkte.

Det betyr ikke at ethvert prosjekt må flyttes til Asana. En enkelt leveranse med få overleveringer kan fremdeles styres med tydelige oppgavenavn, ansvarlige og frister i Todoist. Når flere personer derimot må endre sitt arbeid hver gang en forutsetning flytter seg, blir en liste mindre egnet som felles plan. Skillet går ved behovet for å styre forholdet mellom oppgavene, ikke ved antallet oppgaver alene.

Når forsvarer strukturen mer arbeid?

Asanas avhengigheter er nyttige når en forsinkelse faktisk endrer startpunktet for annet arbeid. De gjør det mulig å knytte oppgavene sammen slik at teamet ser hva som venter. En milepæl markerer et viktig punkt i prosjektet, for eksempel at en leveranse er klar for godkjenning. Uten slike koblinger må noen oppdatere og forklare rekkefølgen utenfor oppgavelisten.

Visningene svarer også på forskjellige spørsmål. En liste viser hva som skal gjøres, en tavle kan vise hvilken fase oppgavene er i, og en tidslinje gjør rekkefølge og overlapp synlig. Asana tilbyr blant annet liste, tavle, tidslinje og Gantt-visning. Det er særlig tidslinjen og koblingene mellom oppgaver som kan gi et prosjektteam mer enn en delt kø. Todoist har også visninger for organisering, så tavle alene er ingen god grunn til å bytte.

Strukturen må vedlikeholdes for å ha verdi. Teamet må bestemme hvilke oppgaver som hører til samme leveranse, hvem som er ansvarlig, og når en endring i planen skal registreres. Hvis alle allerede får arbeidet gjort fra en felles kø, blir disse valgene ekstra administrasjon. Hvis overleveringer ofte glipper fordi neste ansvarlige ikke ser at forrige trinn er forsinket, kan den samme innsatsen gjøre planen mer brukbar.

Det er også forskjell på å trenge én prosjektplan og å trenge omfattende rapportering på tvers av mange prosjekter. For et lite team som først og fremst må håndtere rekkefølge og milepæler, er Asana Starter det relevante betalte nivået å regne på. Beslutningen bør bygge på hvilke koblinger teamet faktisk vil oppdatere, ikke på funksjoner det kanskje får bruk for senere.

Pris for tre, ti og 25 brukere

Asanas prisliste oppgir Starter til 13,49 dollar per bruker per måned ved månedsbetaling og 10,99 dollar per bruker per måned ved årsfakturering. Prisene nedenfor bruker disse satsene og Todoists norske Business-pris. De forutsetter samme antall betalende brukere gjennom hele perioden; årstallene viser totalbeløpet ved årsfakturering.

• Tre brukere: Todoist Business koster 387 kroner per måned, eller 3 492 kroner per år. Asana Starter koster 40,47 dollar per måned, eller 395,64 dollar per år.
• Ti brukere: Todoist Business koster 1 290 kroner per måned, eller 11 640 kroner per år. Asana Starter koster 134,90 dollar per måned, eller 1 318,80 dollar per år.
• 25 brukere: Todoist Business koster 3 225 kroner per måned, eller 29 100 kroner per år. Asana Starter koster 337,25 dollar per måned, eller 3 297 dollar per år.

Dette er abonnementsregning i to valutaer, ikke en direkte sammenligning av hva en norsk bedrift får på fakturaen. Dollarbeløpene er ikke omregnet til kroner, og eventuell merverdiavgift er ikke lagt til. Asana lar små abonnementer øke med ett sete om gangen opp til fem brukere; deretter øker abonnementet i trinn på fem seter opp til 30. De tre teamstørrelsene over passer derfor i setetrinnene, mens et team mellom trinnene kan måtte betale for flere seter enn det bruker.

Årsbetaling gir en lavere oppgitt sats per bruker i begge tjenester, men binder regnestykket til et helt år. For et team som forventer å endre størrelse, er setebehovet derfor like relevant som månedsprisen. Kostnaden ved å etablere og holde en prosjektplan oppdatert kommer i tillegg til abonnementet; den kan ikke leses ut av leverandørenes priser.

Et bytte krever en ny prosjektmodell

Et team som allerede bruker Todoist, kan eksportere prosjekter som CSV-filer. Todoists veiledning for CSV-eksport sier at fullførte oppgaver ikke følger med i en vanlig prosjekteksport. Dersom historikken er viktig, må teamet ta stilling til den før flyttingen; en eksport av aktive oppgaver er ikke en fullstendig prosjektlogg.

Deretter må filen importeres til Asana og feltene kobles til riktig informasjon. Oppgavene må plasseres i passende prosjekter og seksjoner, og ansvarlige og frister bør kontrolleres. Avhengigheter og milepæler oppstår ikke bare fordi de samme oppgavene er flyttet. De må legges inn der arbeidsflyten faktisk krever dem, og kommentarer eller tilbakevendende oppgaver kan trenge manuell kontroll etter import.

For en personlig liste eller en enkel teamkø er dette en merkbar kostnad ved å bytte verktøy. Når teamet derimot stadig må forklare hvilke oppgaver som venter på andre, er arbeidet med en ny prosjektstruktur mer relevant. Da er poenget med Asana at sammenhengene blir en del av planen som alle berørte kan følge, fremfor informasjon én person må holde i hodet.

Les også:

• Slack eller Teams: pakken du allerede betaler for kan avgjøre prisen
• Teams eller Zoom: billigste møteplass ga ikke best video i målingene
• Sjekk hvem som sendte e-posten – «pass» er ikke et frikort