Asana eller monday.com: den enkleste starten kan bli dyr ved vekst

Asana er det mest nærliggende valget når et voksende team vil ha en tydelig oppgaveflyt på tvers av prosjekter. monday.com passer bedre når teamet trenger å forme tavler og arbeidsprosesser selv. For begge kan kostnaden endre seg raskere enn antallet brukere: flere plasser må kjøpes i grupper, og nye behov kan kreve et dyrere abonnement.

Begge har en gratisplan som kan dekke et lite team med enkle oppgaver. Når arbeidet omfatter automatisering, rapportering på tvers eller en samlet portefølje, blir forskjellene mellom planene viktigere enn prisen som vises først. Derfor gir et regnestykke for et lite team, et mellomstort team og et større team et bedre beslutningsgrunnlag enn én pris per bruker.

Minste kjøp og lisenssprang

Asanas prisoversikt viser Personal gratis for opptil to brukere, Starter til 10,99 dollar og Advanced til 24,99 dollar per bruker per måned ved årsbetaling. Starter har blant annet rapporteringspaneler, rapportering på tvers av prosjekter og automatisering; Advanced legger til porteføljer og ressursstyring. På betalte planer kan Asana legge til plasser én om gangen til og med fem brukere. Deretter øker antallet tilgjengelige plasser i trinn på fem frem til 30 brukere.

monday.coms prisoversikt viser en gratisplan for opptil to plasser og årsfakturerte månedspriser på 9 euro for Basic, 12 euro for Standard og 19 euro for Pro per plass. Standard omfatter 250 automatiseringshandlinger per måned, mens Pro omfatter 25 000. Den særskilte funksjonen for porteføljestyring står under Enterprise, som har individuell pris. Prisene på siden er uten avgifter, og endelig pris avhenger av faktureringsland.

Betalte monday.com-planer starter med tre plasser og øker deretter til grupper på fem, ifølge forklaringen av lisensgrupper. Et team med to betalende medlemmer må dermed kjøpe tre plasser. Når et team går fra fem til seks medlemmer, må det kjøpe ti. Asana har også et sprang fra fem til ti på betalt plan, men lar et team betale for akkurat to, tre eller fire plasser før det når fem.

Hva koster to, fem og femten brukere?

Eksemplene nedenfor er beregnet fra leverandørenes årsfakturerte listepriser og viser månedlig kostnad for hele lisensgruppen. Asana er oppgitt i dollar og monday.com i euro; beløpene er derfor ikke en direkte prissammenligning eller et tilbud i norske kroner. Regnestykkene forutsetter at alle personene trenger betalt medlemstilgang på samme plan.

• To brukere: Hvis en oppgaveliste og enkel prosjektoversikt er nok, kan begge bruke gratisplanen. Asana Starter koster 21,98 dollar i måneden for to betalte plasser, mens monday.com Basic koster 27 euro for minste gruppe på tre. Trenger teamet automatisering i monday.com, blir Standard 36 euro. Den ekstra plassen i gruppen kan stå ubrukt.
• Fem brukere: Asana Starter koster 54,95 dollar i måneden, og Advanced med porteføljer koster 124,95 dollar. Hos monday.com blir Basic 45 euro, Standard med automatisering 60 euro og Pro 95 euro. Alle plassene brukes nå, men behovet for rapportering eller flere automatiserte handlinger kan flytte teamet til et høyere nivå.
• Femten brukere: Asana Starter koster 164,85 dollar i måneden og Advanced 374,85 dollar. monday.com Basic koster 135 euro, Standard 180 euro og Pro 285 euro. Dette er relevante beløp for oppgaver og arbeidsflyter på de oppgitte nivåene; monday.coms Enterprise-portefølje kan ikke regnes inn uten et konkret tilbud.

Det største lisensspranget i denne vekstbanen kommer mellom fem og seks betalende medlemmer. Innenfor samme plan dobles da antallet fakturerte plasser hos begge leverandørene, selv om bare én person er lagt til. Hvis teamet samtidig trenger funksjoner fra en dyrere plan, virker de to endringene sammen. Det er denne kombinasjonen som kan gjøre en rimelig start dyrere enn forventet.

Oppgaveflyt eller frihet til å bygge tavler

Asana organiserer arbeid som prosjekter og oppgaver. En oppgave kan høre til flere prosjekter samtidig, slik at ansvar, frist og oppdateringer følger den samme leveransen på tvers av team. Det er særlig nyttig når flere avdelinger bidrar til én jobb, men ikke bør vedlikeholde hver sin kopi av oppgaven.

monday.com bygger i større grad på tavler som kan settes opp med egne grupper og kolonner. Det gir rom for ulike måter å registrere arbeid på, men teamet må selv bestemme hvilke felter og statuser som skal bety det samme på tvers av tavler. I TechnologyAdvices vektede vurdering fikk monday.com 4,88 av 5 og Asana 4,77 av 5; vurderingen beskriver Asana som sterkere for oppgaveflyt og monday.com som mer fleksibelt visuelt, med mer innledende oppsett. Poengene er vurderingens samlede resultat, ikke et mål på hva som er raskest for hvert enkelt team.

Forskjellen blir tydeligere når flere arbeidsprosesser møtes. Et team som hovedsakelig fordeler oppgaver, følger frister og gjenbruker samme prosjektstruktur, får mindre å definere i Asana. Et team som trenger forskjellige felter for ulike typer arbeid, får mer spillerom i monday.com. Den friheten krever også at noen holder struktur og begreper konsistente når nye tavler og medlemmer kommer til.

Automatisering må vurderes etter bruk, ikke bare tilgang

Asana Starter er et aktuelt inngangsnivå når oppgaver skal tildeles eller oppdateres automatisk. Planen omfatter også skjemaer og egne felt, slik at innkommende arbeid kan få en fast form før det fordeles. For et team som snart vil håndtere forespørsler på denne måten, sier gratisplanen lite om den varige kostnaden.

Hos monday.com flytter behovet for automatisering teamet fra Basic til minst Standard. Den oppgitte grensen gjelder handlinger per måned, ikke bare hvor mange regler teamet oppretter. En regel som kjører ofte, kan derfor bruke mer av kvoten enn mange regler som sjelden utløses. Pro gir langt større handlingsrom, men koster mer for hver fakturerte plass; et team bør knytte det nivået til forventet bruk, ikke bare til ønsket om flere muligheter.

Tilpasning påvirker dessuten arbeidsmengden internt. Egne kolonner, tavler og regler må fortsatt vedlikeholdes når ansvar eller prosesser endres. I Asana ligger mer av strukturen fast i prosjekt- og oppgavemodellen, men også der må teamet bruke felles felt og statuser konsekvent dersom automatisering og rapporter skal gi mening.

Rapporter er ikke det samme som porteføljestyring

Et rapporteringspanel kan gi oversikt over fremdrift uten at teamet trenger en portefølje. Asana Starter kan samle data fra prosjekter i rapporter, mens Advanced gir en egen porteføljevisning for relaterte prosjekter og funksjoner for å se arbeidsbelastning. Valget mellom disse nivåene handler derfor om hva ledelsen faktisk må følge: oppgaver og fremdrift, eller status og kapasitet for flere parallelle leveranser.

monday.com kan brukes til å samle informasjon i tilpassede tavler og arbeidsflyter. Den navngitte porteføljefunksjonen i prislisten ligger likevel på Enterprise-nivå. En manuelt bygget oversikt kan dekke et enklere behov, men kostnaden og arbeidet med å holde den oppdatert bør vurderes separat fra prisen på Basic, Standard eller Pro. For et team som vet at samlet porteføljeoversikt blir et krav, er dette en viktigere forskjell enn hvilken startplan som har lavest månedspris.

Les også:

• Zapier eller Make: enkel oppstart kan bli den dyreste løsningen
• Lokal eller skybasert språkmodell: personvern har en driftspris
• Syntetiske treningsdata: mer volum kan også forsterke feilene