Microsoft Planner eller Trello: Microsoft 365 kan avgjøre

Har teamet et kvalifisert Microsoft 365-abonnement, kan det bruke Microsoft Planner uten en egen Planner-lisens. For enkel oppgavestyring er Planner derfor ofte det mest nærliggende valget. Trello blir mer interessant når teamet trenger større frihet til å forme tavlene etter ulike arbeidsløp.

Behovet for tidslinje, oppgaveavhengigheter eller kritisk linje endrer sammenligningen. Da må teamet vurdere betalte Planner-planer opp mot Trellos planinnhold, ikke bare den inkluderte Planner-versjonen opp mot et gratis Trello-arbeidsområde. Valget handler også om hvor oppgavene skal bo når samtaler og filer allerede finnes i Microsoft-miljøet.

Den eksisterende lisensen er et reelt fortrinn

Når teamet arbeider i Teams, kan oppgaver i Planner ligge nær samtalene der arbeidet fordeles. Den inkluderte løsningen gjør det mindre nødvendig å innføre en egen tjeneste for en enkel oppgaveliste. Det sparer ikke automatisk tid for alle, men fjerner et mulig abonnement og behovet for å bli enige om enda et sted å registrere oppgaver.

Fortrinnet avhenger av den faktiske lisensen og av at Planner er gjort tilgjengelig for brukerne. Det er også viktig å skille mellom tilgang til Planner og tilgang til alle funksjoner i Planner. En organisasjon kan ha oppgavestyring gjennom Microsoft 365 og likevel trenge en betalt Planner-lisens for mer avansert prosjektplanlegging.

Den skjulte kostnaden ved et ekstra verktøy er først og fremst arbeidsflyten rundt det. Hvis beslutninger tas i Teams, mens status bare oppdateres i Trello, må noen sørge for at informasjonen stemmer begge steder. Trello kan være verdt dette arbeidet når tavlestrukturen løser et konkret behov; en allerede betalt lisens alene er heller ikke grunn til å bruke Planner dersom arbeidsformen passer dårlig.

Enkle oppgaver trenger sjelden en prosjektplan

For løpende arbeid med ansvarlige, frister og status dekker Planner Basic mye. Microsofts funksjonstabell viser rutenett-, tavle- og diagramvisning i Basic, sammen med filtrering og gruppering av oppgaver. Tavlen kan brukes til å følge arbeid gjennom faser, mens rutenettet gir en annen oversikt over de samme oppgavene.

Et team som bare trenger å se hva som er planlagt, pågår og er ferdig, trenger derfor ikke velge Trello for å få en kanbanlignende tavle. Det relevante skillet er hvor mye tavlen må tilpasses. Felles oppgaveflyt på tvers av en avdeling taler ofte for et enkelt oppsett; ulike prosesser med egne trinn og opplysninger kan gjøre en mer formbar tavle mer nyttig.

En tavle gir samtidig en annen type kontroll enn en prosjektplan. Den gjør oppgavenes status synlig, men viser ikke nødvendigvis hvordan en forsinkelse flytter senere arbeid. Før teamet betaler for flere funksjoner, bør det være klart om utfordringen er å holde orden på oppgaver eller å planlegge rekkefølgen mellom dem.

Trello gir mer rom til å forme tavlene

Trello organiserer arbeid i tavler, lister og kort. Teamet kan lage ulike lister for ulike arbeidsløp, uten at alle prosjekter må følge samme inndeling. Det er nyttig når selve prosessen varierer: En redaksjonell gjennomgang kan for eksempel trenge andre trinn enn håndtering av henvendelser. Eksemplet er illustrerende; fordelen ligger i at strukturen kan følge arbeidet.

Trellos planoversikt oppgir at Free tillater opptil 10 tavler og 10 samarbeidspartnere per arbeidsområde. Standard gir ubegrensede tavler og egendefinerte felt, mens tidslinjevisning ligger i Premium. Gratisplanen kan dermed være nok for et lite team med enkle tavler, men behovet for flere deltakere, egne felt eller andre visninger kan flytte valget til et betalt nivå.

Trello kan også hente oppgaver fra Microsoft Teams, så bruk av Teams utelukker ikke Trello. Spørsmålet er om denne koblingen er tilstrekkelig for måten teamet arbeider på, eller om oppgavene bør forbli i den samme Microsoft-løsningen som resten av samarbeidet. Friheten til å lage ulike tavler gir dessuten teamet ansvar for navngivning, tilgang og vedlikehold dersom flere grupper skal forstå hverandres arbeid.

Tidslinje og avhengigheter flytter Planner til betalte nivåer

Når en oppgave må være ferdig før en annen kan starte, er Planner Basic ikke riktig målestokk. Microsofts oversikt over Planner-planer plasserer tidslinjevisning og oppgaveavhengigheter i Planner Plan 1, mens kritisk linje, grunnlinjer og mer avanserte avhengigheter ligger i Planner and Project Plan 3. En eksisterende Microsoft 365-lisens gir altså ikke automatisk funksjonene for å styre et prosjekt etter avhengigheter.

Forskjellen mellom en tidslinje og kritisk linje er vesentlig. En tidslinje viser når arbeid er planlagt. Kritisk linje peker ut kjeden av oppgaver som styrer prosjektets beregnede sluttdato. Hvis prosjektlederen må forstå virkningen av en forsinkelse, er det dette behovet som må sammenlignes med Trellos tilbud, ikke bare om begge produktene kan vise kort langs en tidsakse.

Lisensbehovet kan også variere etter rolle. Brukere med Planner gjennom Microsoft 365 kan redigere opplysninger i en premiumplan som en lisensiert bruker har opprettet, mens de avanserte funksjonene krever betalt lisens. Et team bør derfor skille mellom dem som bygger og styrer prosjektplanen, og dem som hovedsakelig oppdaterer tildelte oppgaver. Det gir et mer presist kostnadsbilde enn å anta at alle trenger samme oppgradering.

Brukervurderinger forklarer hvorfor valget spriker

På TrustRadius’ sammenligningsside beskriver flere Planner-brukere integrasjonen med Microsoft-verktøy og eksisterende tilgang som grunner til valget, mens Trello-brukere fremhever lettlærte tavler og muligheten til å tilpasse arbeidsflyten. Dette er publiserte brukererfaringer, ikke en kontrollert test av hvilket produkt som passer best for alle.

Erfaringene peker på to forskjellige former for friksjon. For et team som allerede samler kommunikasjon i Microsoft 365, kan en ny oppgavetjeneste kreve mer samordning. For et team som stadig må endre kolonner, felter og fremdriftssteg, kan en for fast struktur være mer krevende enn å innføre Trello. Produktet som virker enklest, avhenger derfor av hva teamet faktisk må tilpasse.

Valget etter arbeidsbehov

Enkle oppgaver i et eksisterende Microsoft-miljø: Velg normalt den inkluderte Planner-funksjonaliteten først. Den dekker tavlebasert oppfølging uten en separat Planner-lisens for kvalifiserte abonnenter.
Ulike prosesser trenger ulike tavler og egne felt: Trello er et naturlig valg når denne friheten gjør arbeidet tydeligere. Vurder samtidig om grensene i gratisplanen dekker antall tavler og deltakere.
Prosjektet krever tidslinje og avhengigheter: Sammenlign de relevante betalte nivåene. Avgjør om teamet trenger å vise kort over tid, knytte oppgaver sammen eller beregne hvordan avhengighetene påvirker sluttdatoen.
Flere grupper skal arbeide i samme system: La stedet der oppgaver opprettes, oppdateres og gjenfinnes telle med. En fleksibel tavle hjelper lite hvis status må vedlikeholdes parallelt flere steder.

For team som allerede betaler for Microsoft 365, er lisensen et godt utgangspunkt, men arbeidsflyten avgjør hvor langt den rekker. Planner passer når den inkluderte oppgavestyringen dekker behovet; Trello fortjener plassen når mer tilpassbare tavler løser et tydelig problem. Ved prosjektarbeid med avhengigheter er det funksjonene i de betalte nivåene som avgjør sammenligningen.

Les også: