Na werktijd onbereikbaar: België verplicht afspraken vanaf 20 werknemers

De toelichting van de FOD Werkgelegenheid bepaalt dat Belgische werkgevers met 20 of meer werknemers afspraken moeten maken over het recht om buiten het uurrooster niet bereikbaar te zijn. Die afspraken staan in een ondernemingscao of, als die niet kan worden gesloten, in het arbeidsreglement. Een toepasselijke cao op sectoraal of nationaal niveau kan de vereiste afspraken al regelen.

Het gaat om drie onderdelen: de praktische toepassing van onbereikbaarheid, richtlijnen voor digitale hulpmiddelen die rust en verlof beschermen, en vorming en sensibilisering over overmatige connectie. Voor werknemers is de kernvraag welke regeling op hun werk van toepassing is. Het recht om buiten de werkuren niet verbonden te zijn, betekent niet dat ieder bericht na werktijd automatisch verboden is.

Welke regeling geldt? De beslisboom

Begin bij de personeelsomvang, maar stop daar niet. Ook bij een kleinere werkgever kan een sectorale cao afspraken over deconnectie bevatten. Vervolgens bepalen het toepassingsgebied en de inhoud van de cao of bedrijfsafspraken nodig zijn.

1. Bereikt de werkgever de wettelijke drempel? Dan moet er een regeling zijn met alle vereiste onderdelen. Onder die drempel volgt uit deze specifieke wettelijke bepaling geen plicht om daarvoor een ondernemingscao te sluiten of het arbeidsreglement te wijzigen. Controleer ook dan de sectorale afspraken.
2. Is er een toepasselijke sectorale cao of een cao van de Nationale Arbeidsraad? Ga na of die algemeen verbindend is verklaard en de praktische modaliteiten, digitale richtlijnen én vorming en sensibilisering regelt. Als dat zo is, vervalt de verplichting om dezelfde bepalingen op ondernemingsniveau vast te leggen. Alleen het bestaan van een sectorale cao geeft daarover nog geen uitsluitsel.
3. Is er geen volledige hogere regeling? Kijk dan naar de ondernemingscao. Daarin moeten de afspraken over onbereikbaarheid, het gebruik van digitale hulpmiddelen en de vormingsacties staan. Een gesloten ondernemingscao wordt neergelegd bij de bevoegde griffie van de FOD Werkgelegenheid.
4. Kan geen ondernemingscao worden gesloten? Dan moeten minstens diezelfde bepalingen in het arbeidsreglement worden opgenomen, volgens de gebruikelijke wijzigingsprocedure. De werkgever bezorgt ook een afschrift aan de bevoegde regionale directie van de arbeidsinspectie.

Voor een werknemer is het paritair comité daarom een bruikbaar vertrekpunt: het bepaalt welke sectorale cao’s mogelijk gelden. Daarna wordt duidelijk of de concrete regels in zo’n cao, een ondernemingscao of het arbeidsreglement staan. Een losse teamafspraak over bereikbaarheid vervangt die formele regeling niet wanneer de wettelijke verplichting geldt.

Wat moet er over bereikbaarheid en digitale hulpmiddelen staan?

De regeling moet duidelijk maken wanneer een werknemer buiten het eigen uurrooster niet bereikbaar hoeft te zijn. Een algemene verwijzing naar ‘kantooruren’ helpt weinig bij deeltijdse of wisselende roosters. Vermeld daarom welke uren of roosterafspraken voor de betrokken werknemers gelden, welke reactie buiten die uren wordt verwacht en hoe een werkelijk dringend geval wordt doorgegeven. Dat zijn praktische keuzes voor de uitwerking van de wettelijke onderdelen, geen afzonderlijke lijst van verplichte kanalen.

De telewerkuitleg van de FOD noemt richtlijnen om mails of mobiele oproepen buiten de werkuren niet te beantwoorden en een automatische handtekening die duidelijk maakt dat een onmiddellijk antwoord niet nodig is. Het zijn voorbeelden, geen voorgeschreven instellingen. Bij telewerk kan de grens tussen werk en privéleven gemakkelijker vervagen; juist dan helpt een gedeelde verwachting over wanneer een bericht kan wachten.

De digitale richtlijnen moeten rusttijden, verlof en het privé- en gezinsleven beschermen. Vorming en sensibilisering gelden zowel voor werknemers als voor leidinggevenden en gaan over verstandig gebruik van digitale hulpmiddelen en de risico’s van overmatige connectie. Een team kan bijvoorbeeld afspreken hoe een leidinggevende een bericht voor de volgende werkdag formuleert, zodat het verzendmoment niet als verzoek om direct antwoord wordt opgevat.

Wanneer is contact buiten de werkuren mogelijk?

Maak onderscheid tussen een bericht verzenden en verwachten dat de ontvanger het tijdens rust of verlof leest en beantwoordt. Deconnectie draait om de bereikbaarheid van de betrokken werknemer buiten diens overeengekomen werkuren. Vooraf afgesproken bereikbaarheid en uitzonderlijke situaties vragen daarom om duidelijke grenzen: wie is dan aanspreekbaar, voor welke kwestie en langs welk kanaal?

Dat een sector ook kleinere werkgevers kan bestrijken, blijkt uit de cao voor PC 337: die geldt voor werkgevers met minder dan 20 werknemers binnen dat paritair comité, behalve voor de genoemde persoonlijke assistenten. De cao noemt als uitzonderingen een op ondernemingsniveau vastgelegde kritieke functie, vooraf gemaakte afwijkende afspraken en overmacht. Zij beschrijft ook wanneer een noodsituatie contact met collega’s kan rechtvaardigen: er moet een ernstige verstoring of mogelijke schade zijn die snel handelen vereist. Die bepalingen horen bij deze sectorale cao; andere werknemers moeten hun eigen toepasselijke regeling raadplegen.

Een afspraak over dringende gevallen is bruikbaar als zij de ontvanger aanwijst en duidelijk maakt wat tot de volgende werkperiode kan wachten. Bij verlof kan een vooraf geregelde vervanger voorkomen dat vragen bij de afwezige werknemer blijven liggen. Zo blijft de uitzondering afgebakend voor de mensen die daadwerkelijk een taak hebben.

Controlelijst voor de dagelijkse praktijk

Leg de toepasselijke cao of het arbeidsreglement naast de manier waarop het team communiceert. Deze vragen maken zichtbaar waar de afspraken concreter moeten worden:

• Zijn de werkuren en eventuele afgesproken bereikbaarheidsuren duidelijk, ook bij deeltijdse en wisselende roosters?
• Is helder wat buiten die uren met werkmail, professionele oproepen en andere digitale berichten gebeurt?
• Weten werknemers welke kwesties niet kunnen wachten, wie daarvoor bereikbaar is en welk kanaal wordt gebruikt?
• Is bij verlof of andere afwezigheid geregeld wie vragen overneemt?
• Krijgen werknemers én leidinggevenden uitleg over verstandig gebruik van digitale hulpmiddelen en de risico’s van overmatige connectie?
• Stemmen de verwachtingen in het team overeen met de cao of het arbeidsreglement dat voor hen geldt?

Als een antwoord ontbreekt, hoort de ontbrekende afspraak thuis in de regeling die volgens de beslisboom van toepassing is. Vooral bij wisselende roosters en dringende vragen moet voor beide kanten helder zijn wanneer een antwoord mag worden verwacht.