AI controleert werknemers: wanneer moet de OR instemmen?

Wil een werkgever AI inzetten om de aanwezigheid, het gedrag of de prestaties van werknemers te controleren, dan moet de ondernemingsraad vooraf instemmen met de collectieve regeling voor die controle. De uitleg van Ondernemingsraad.nl duidt zulke AI-toepassingen als instemmingsplichtig. Ook regels voor personeelsgegevens of beoordelingen kunnen instemming vereisen.

Bij een belangrijk besluit over de invoering van AI kan daarnaast adviesrecht spelen. Het overzicht van de Rijksoverheid onderscheidt advies over belangrijke organisatorische besluiten van instemming met personele regelingen. De werkgever moet daarom vóór invoering vaststellen welk besluit hij neemt én welke regels voor werknemers daardoor veranderen.

Een beslisroute op basis van doel en functie

De productnaam zegt weinig over het medezeggenschapsrecht. Beschrijf eerst wat de toepassing in het werk doet: helpt zij bij algemene teksten, verdeelt zij diensten, verwerkt zij gegevens over medewerkers of maakt zij individueel functioneren zichtbaar? Kijk daarna naar de regeling die de werkgever voor een groep werknemers wil invoeren of wijzigen.

Gaat het om een belangrijke technologische voorziening of een belangrijke verandering in de organisatie of bevoegdheden? Beoordeel het voorgenomen besluit op adviesrecht.
Verandert een regeling voor werktijden, aanstelling, personeelsgegevens, beoordeling of controle van werknemers? Beoordeel dat onderdeel op instemmingsrecht.
Raakt de invoering beide soorten besluiten? Vraag dan advies over het belangrijke besluit en instemming met de betrokken personele regeling.

De SER over medezeggenschap bij AI wijst erop dat één voorgenomen besluit zowel adviesplichtige als instemmingsplichtige onderdelen kan hebben en raadt aan de OR vroeg te betrekken. Dat is vooral relevant wanneer een hulpmiddel later ook voor planning, controle of beoordeling gebruikt kan worden. De beoogde toepassing en de beschikbare functies horen daarom allebei in de beschrijving van het besluit.

Wanneer advies over de invoering nodig kan zijn

Het adviesrecht ziet op het besluit om een belangrijke technologische voorziening in te voeren of te wijzigen. Ook een belangrijke wijziging in de organisatie of de verdeling van bevoegdheden kan eronder vallen. Bij AI die werkzaamheden op grote schaal verdeelt of beslissingen van leidinggevenden structureel verandert, moet de werkgever beoordelen of de invoering zo’n belangrijk besluit is. Hoe ingrijpend de verandering is, hangt af van de situatie binnen de onderneming.

Een schrijfassistent voor algemene conceptteksten is niet alleen vanwege het gebruik van AI een belangrijke technologische voorziening. Wordt dezelfde toepassing onderdeel van een brede verandering in taken, werkprocessen of beslissingsbevoegdheden, dan kan de beoordeling anders uitvallen. De OR heeft daarvoor informatie nodig over de betrokken functies, de veranderende werkwijze en de beslissingen die het systeem voorbereidt of neemt.

Advies over de aanschaf beantwoordt nog niet de vraag of de regels voor werknemers mogen veranderen. Als een nieuw planningssysteem ook de regeling voor werktijden wijzigt, moet die regeling afzonderlijk op instemmingsrecht worden beoordeeld. Het onderscheid loopt dus tussen het belangrijke invoeringsbesluit en de personele afspraken die ermee worden uitgevoerd.

Welke personele regelingen instemming vereisen

Het instemmingsrecht van artikel 27 van de Wet op de ondernemingsraden betreft het vaststellen, wijzigen of intrekken van bepaalde regelingen voor werknemers of groepen werknemers. Voor AI zijn vooral regels over personeelsbeoordeling, aanstellings- en bevorderingsbeleid, arbeids- en rusttijden, verwerking en bescherming van personeelsgegevens en voorzieningen voor controle op aanwezigheid, gedrag of prestaties relevant. Een toepassing kan meer dan één van deze onderwerpen raken.

Bij controle telt ook wat de voorziening mogelijk maakt. Als leidinggevenden individuele activiteit of prestaties kunnen zien, is het onvoldoende om alleen te zeggen dat zij die gegevens voorlopig niet zullen gebruiken. De OR moet weten welke functies beschikbaar zijn, wie toegang krijgt, hoe lang uitkomsten worden bewaard en waarvoor ze mogen dienen. Die afspraken bepalen de reikwijdte van de controleregeling.

Het enkele feit dat een toepassing persoonsgegevens verwerkt, maakt de aanschaf ervan niet automatisch instemmingsplichtig. De vraag is of de werkgever een collectieve regeling voor de verwerking of bescherming van werknemersgegevens vaststelt of wijzigt. Worden later andere gegevens toegevoegd of krijgen uitkomsten een nieuw doel, zoals beoordeling, dan moet opnieuw worden bekeken welke regeling verandert.

Hoe herkenbare AI-toepassingen uitpakken

De volgende voorbeelden zijn voorwaardelijk: de medezeggenschapsroute hangt af van de functies die werkelijk worden ingezet en de afspraken die binnen de onderneming gaan gelden.

Transcriptie van gesprekken: notities maken van een vergadering leidt op zichzelf niet tot een controleregeling. Worden bijdragen per werknemer bewaard, doorzoekbaar gemaakt of voor beoordelingen gebruikt, dan komen personeelsgegevens, controle en mogelijk beoordelingsbeleid in beeld.
Roosterplanning: een systeem dat alleen voorstellen voor diensten maakt, kan binnen bestaande regels werken. Veranderen de afspraken over werktijden of de toewijzing van diensten, dan moet de OR beoordelen of instemming met de gewijzigde regeling nodig is. Een belangrijke technische invoering kan daarnaast advies vragen.
Productiviteitsscores: individuele scores die leidinggevenden kunnen inzien, raken de controle op prestaties. Als die scores ook meetellen bij functioneringsgesprekken, promotie of beloning, komen de bijbehorende personele regelingen eveneens in beeld.
Werving: als AI sollicitaties ordent of kandidaten selecteert volgens een nieuwe werkwijze voor een groep functies, gaat het om de regels voor aanstelling en selectie. De OR moet kunnen onderscheiden welke gegevens de toepassing gebruikt en welke rol een medewerker bij de beslissing houdt.
Generatieve assistent: hulp bij algemene samenvattingen of conceptteksten schept op zichzelf geen regeling voor personeelscontrole. Dat verandert als de werkgever individuele gebruiksstatistieken inzet om medewerkers te volgen of hun functioneren te beoordelen.

Wat de OR vóór invoering moet kunnen beoordelen

Een aanvraag met alleen een productnaam of algemene belofte over efficiëntie geeft onvoldoende zicht op het besluit. De OR kan de werkgever gericht vragen welk doel de toepassing dient, welke taken veranderen en welke functies direct of later beschikbaar worden. Ook moet duidelijk zijn welke gegevens over werknemers worden ingevoerd en welke uitkomsten per persoon zichtbaar blijven.

Wie mag individuele gegevens en uitkomsten bekijken, corrigeren of verwijderen?
Kan de toepassing aanwezigheid, gedrag of prestaties volgen, ook wanneer dat niet het huidige gebruiksdoel is?
Welke uitkomsten beïnvloeden roosters, sollicitaties, beoordelingen of promotie, en wie neemt uiteindelijk de beslissing?
Hoe worden fouten en ongelijke behandeling ontdekt, en onder welke omstandigheden wordt het gebruik aangepast of stopgezet?

Die antwoorden maken zichtbaar waar de grens ligt tussen een hulpmiddel en een regeling die werknemers raakt. Ze geven de OR bovendien de informatie om het belangrijke invoeringsbesluit en eventuele wijzigingen in personeelsbeleid op hun eigen merites te beoordelen.