Asana или Trello: едноставната табла попушта кај сложен проект

За мал тим чии задачи минуваат низ јасни фази, Trello е разумен избор. Кога задачите редовно зависат една од друга и треба увид во повеќе проекти, Asana дава посилна структура. Споредбата на The Digital Project Manager го издвојува Trello за едноставни визуелни текови, а Asana за посложено планирање и известување.

Бројот на луѓе не е доволен критериум. И мал тим може да има меѓусебно условени рокови, додека поголем тим може да води повторлива работа на една табла. Пресудно е дали поместувањето на една задача бара рачно да се пронајдат блокираните задачи, да се усогласат роковите и повторно да се состави сликата за напредокот.

Кога Trello-таблата е доволна

Trello најмногу вреди кога картичките јасно покажуваат што чека, што се работи и што е завршено. Членот на тимот може на картичката да ги види одговорното лице, рокот, контролната листа и разговорот за задачата. Ако повеќето задачи се независни, поместувањето низ листите му дава на тимот доволно добра слика без да одржува дополнителен проектен план.

Замислете условен пример: мал уреднички тим подготвува објави што минуваат низ подготовка, уредување и објавување. Картичката е корисна затоа што нејзината положба одговара на главното прашање — во која фаза е работата. И поголем број картички може да остане управлив ако тимот лесно гледа кој е следен и што доцни. Сложеноста почнува кога за една објава мора да се следат неколку предуслови надвор од таа картичка.

Што се менува кога задачите зависат една од друга

Кај зависните задачи, статусот „се работи“ не кажува дали следната активност воопшто смее да почне. Упатството на Atlassian за зависности наведува дека Trello нема вградено управување со нив: предусловите може да се запишат во контролна листа и да се поврзат со други картички, а автоматизација може да го промени статусот кога ќе се исполнат. Тоа е употребливо кога врските се ретки и на тимот му е лесно да ги одржува.

Кога таквите врски стануваат секојдневие, цената на рачното одржување расте. Тимот треба да види која задача е блокирана, од која претходна задача зависи и што треба да се прераспореди по поместен рок. Asana ги вклучува зависностите во планирањето на задачите и временската линија. Практичната предност не е во уште еден приказ, туку во тоа што односите меѓу задачите стануваат видлив дел од планот што тимот го ажурира.

Тука има и важна граница: врска меѓу картички во Trello може да биде сосема доволна за повремен предуслов. Ако, пак, секоја промена на рок бара некој рачно да ги отвора поврзаните картички и да ги известува останатите, тимот веќе има причина да плати за посистематско следење на зависностите.

Преглед, извештај и оптоварување не се исто барање

Потребата од календар или временска линија сама по себе не значи дека тимот го надраснал Trello. Premium нуди дополнителни прегледи, меѓу нив календар, временска линија, табела и Dashboard. Упатството за Trello Dashboard опишува графикони што бројат картички по листа, рок, член и ознака на таблата. Таков приказ може да одговори кој има доделени задачи и каде се собираат картички.

Извештај за повеќе поврзани проекти поставува поинакво прашање: кои испораки доцнат, како се движи секој проект и каде следното доцнење ќе влијае на друг тим. Asana има извештајни панели во Starter, а Advanced додава портфолија за заеднички преглед на поврзани проекти. Затоа барањето „ни треба извештај“ треба да се преведе во конкретна потреба: графикон за една табла, увид во проект или заедничка слика за портфолио.

Оптоварувањето е уште потесен критериум. Бројот на доделени картички не покажува колку напор бара секоја задача, ниту дали роковите се преклопуваат. Ако тимот повремено проверува кој има најмногу картички, Trello може да биде доволен. Ако треба да се споредува капацитетот на луѓето во рамките на поврзани проекти и врз таа основа да се прераспределува работата, функцијата за ресурси во Asana Advanced има појасна улога.

Споредувајте ја цената на потребните планови

Според официјалниот ценовник на Trello, Free опфаќа до 10 соработници и до 10 табли по работен простор. Standard чини 5 американски долари, а Premium 10 долари по корисник месечно при годишна наплата; при месечна наплата износите се повисоки. Standard носи неограничени табли и поголем обем на автоматизации, додека Premium ги додава споменатите прегледи и неограничен број извршувања на автоматизациите.

Според официјалниот ценовник на Asana, бесплатниот Personal е за две лица, Starter чини 10,99 долари, а Advanced 24,99 долари по корисник месечно при годишна наплата. Starter вклучува временска линија, зависности, извештајни панели и автоматизации. Advanced додава портфолија и управување со оптоварувањето во рамките на едно портфолио; прегледот на капацитетот низ целата организација е наведен во повисокиот Enterprise план.

Оттука, најевтините платени планови не се секогаш вистинската споредба. Ако се потребни само повеќе табли и автоматизации, споредете Trello Standard со реалниот обем на работа. Ако се потребни дополнителни прегледи, релевантен е Trello Premium; ако се потребни зависности и извештајни панели, споредувајте го со Asana Starter. За планирање оптоварување во портфолио пресметајте го и Asana Advanced. Во буџетот вклучете ги корисниците што ќе имаат платен пристап и разликата меѓу месечна и годишна наплата.

Пет прашања што го откриваат прагот

Одговорите треба да ја опишуваат работата што тимот ја води сега, а не функции што можеби некогаш ќе ги користи:

1. Дали важни задачи редовно чекаат да завршат други задачи, така што поместен рок менува и туѓ распоред?
2. Дали за истиот проект треба и тек на картички и временски план со видливи врски меѓу задачите?
3. Дали напредокот мора редовно да се прикаже за повеќе поврзани проекти, наместо само за една табла?
4. Дали новата работа се доделува според капацитетот на луѓето во тие проекти, а не само според бројот на нивните задачи?
5. Колку луѓе ќе користат платени функции и кои повторливи промени навистина треба да се автоматизираат?

Ако првите четири одговори се главно „не“, Trello Free или Standard е логична почетна точка, зависно од бројот на соработници и табли. Ако единствениот недостиг е подобар приказ на истата работа, погледнете го Premium. Редовните зависности и извештаи го поместуваат изборот кон Asana Starter, додека планирањето капацитет во портфолио го става Advanced во буџетската пресметка. Така одлуката зависи од работата што таблата веќе тешко ја прикажува, а не од должината на списокот со функции.