„Clockify“ ar „Toggl Track“: pigesnis planas neišsprendžia pamiršto laikmačio

Jei komandai svarbiausia mokamo plano kaina, pradinis pasirinkimas yra „Clockify“. Jei žmonės dažnai pamiršta paleisti ar sustabdyti laikmatį, verta lyginti ir tai, kiek darbo abiejuose įrankiuose reikia spragoms atkurti. Mažesnė vietos kaina pati savaime nepaverčia praleisto intervalo teisingu kliento įrašu.

Individualiam specialistui pirmiausia pakanka palyginti nemokamų planų darbo eigą. Komandai, kuri iš įrašų rengia ataskaitas ir sąskaitas, svarbesnis mokamo plano bei įrašų taisymo laiko derinys. „Toggl Track“ gali pateisinti didesnę kainą tik tada, jei konkrečiai komandai padeda tą laiką sumažinti; paskelbtos funkcijos tokio rezultato negarantuoja.

Kiek iš tikrųjų kainuoja komandos pasirinkimas?

„Clockify“ kainodaroje nemokamas planas skirtas iki penkių naudotojų, „Basic“ kainuoja 3,99, o sąskaitų kūrimą ir darbo laiko patvirtinimą apimantis „Standard“ – 5,49 JAV dolerio už vietą per mėnesį, mokant kasmet. Kaina taikoma kiekvienam aktyviam ar pakviestam mokamo plano naudotojui. Dėl to augančiai komandai svarbu skaičiuoti visas reikalingas vietas, įskaitant vadovus, o ne tik žmones, kurie kasdien įjungia laikmatį.

„Toggl Track“ planų palyginime „Starter“ kainuoja 9 JAV dolerius už naudotoją per mėnesį mokant kasmet; jis prideda apmokestinamus tarifus ir komandos ataskaitas, o darbo laiko patvirtinimas priskirtas „Premium“ planui. Nemokamas planas apima asmenines ataskaitas, bet komandos dydis jame ribojamas. Taigi planų pavadinimai neatstoja funkcijų palyginimo: komandai, kuriai būtinas formalus patvirtinimas, „Starter“ ir „Standard“ nėra lygiaverčiai.

Štai sąlyginis skaičiavimas dvylikos žmonių komandai, kuriai tinka „Clockify Standard“ ir „Toggl Track Starter“. Pagal nurodytas metinio mokėjimo kainas mėnesio suma būtų atitinkamai 65,88 ir 108 JAV doleriai – 42,12 dolerio skirtumas. Jei įrašų taisymo ir tikrinimo darbo valanda komandai sąlyginai kainuotų 30 dolerių, brangesnis variantas turėtų sutaupyti apie 84 minutes per mėnesį, kad vien šios sąnaudos padengtų kainų skirtumą. Tai pasirinkimo slenkstis, o ne išmatuotas „Toggl Track“ sutaupymas; pirkimo metu taip pat reikia tikrinti rodomą valiutą ir galutinę sumą.

Ką atkuria veiklos istorija?

Pamirštas laikmatis nėra vien teorinė išlyga. Konkuruojančio stebėjimo produkto tiekėjo „TrackEx“ aštuonių savaičių bandymo aprašyme teigiama, kad maždaug 62 proc. dvylikos žmonių nuotolinės komandos pirmąsias dvi savaites bent kartą per dieną pamiršdavo paleisti arba sustabdyti laikmatį. Leidėjas nepateikia pirminių duomenų, o pats parduoda alternatyvų produktą. Todėl šis skaičius parodo bandyme aprašytą problemą, bet ne jos paplitimą Lietuvos komandose ar vieno įrankio pranašumą.

„Clockify“ automatinio sekimo instrukcija nurodo, kad darbalaukio programa registruoja naudotas programas, langus ir svetaines, tačiau surinktos veiklos savaime netampa darbo laiko įrašais. Naudotojas turi pasirinkti veiklą, pridėti projektą bei užduoties aprašą ir išsaugoti įrašą. Galima pasirinkti kelias veiklas ir jas sujungti, bet sprendimas, kuriam klientui priklauso laikas, lieka žmogui.

„Toggl Track“ darbalaukio veiklos istorija taip pat leidžia grįžti prie naudotų programų ir svetainių, o naudotojas pasirenka, kurios veiklos tampa įrašais. Ši funkcija gali padėti prisiminti, kada darbas prasidėjo ar nutrūko. Ji vis dėlto nežino, ar tuo metu atidarytas dokumentas buvo rengiamas klientui, ar vyko neapmokama pertrauka. Todėl verta lyginti ne vien automatinio sekimo buvimą, bet ir kelią nuo aptiktos spragos iki teisingai priskirto, sąskaitai tinkamo įrašo.

Ataskaitos ir sąskaitos nėra ta pati funkcija

Specialistui, kuris sąskaitas rengia kitoje sistemoje, gali pakakti laiko įrašų ir asmeninių ataskaitų. Klientams valandas parduodančiai komandai reikia aiškiau atskirti apmokamą laiką, taikyti tarifus ir peržiūrėti bendrą rezultatą. Formalus darbo laiko patvirtinimas yra dar vienas atskiras poreikis: jis svarbus, kai įrašai prieš sąskaitos rengimą turi pereiti vadovo peržiūrą.

Vien PDF sąskaitos poreikis savaime nereikalauja „Toggl Track Starter“. „Toggl Track“ sąskaitų kūrimo instrukcijoje aprašytas PDF rengimas iš bendrosios arba išsamios ataskaitos ir nemokamo plano naudotojams; tokiame PDF lieka „Toggl“ ženklas, kurį pakeisti savu galima mokamame plane. Instrukcija taip pat nurodo, kad nėra integruoto būdo pažymėti sąskaitoje esančius laiko įrašus kaip apmokėtus. Komandai, kuri turi sekti jau apmokėtas valandas, vien galimybė atsisiųsti PDF neatstoja viso atsiskaitymo proceso.

Šis skirtumas keičia ir kainų palyginimą. Jei reikia tik pateikti klientui sąskaitą, verta įvertinti nemokamo „Toggl Track“ plano ribas. Jei reikia komandos tarifų, ataskaitų ir sąskaitų rengimo, lyginami mokami planai. Jei būtinas patvirtinimas prieš išrašant sąskaitą, reikia vertinti būtent tą funkciją turinčius planus, o ne rinktis mažiausią paskelbtą mokamą tarifą.

Kur baigiasi asmeninė istorija ir prasideda komandos kontrolė?

„Clockify“ automatinio sekimo veiklas saugo naudotojo kompiuteryje; administratorius nemato veiklų, kol naudotojas jų nepaverčia laiko įrašais. „Toggl Track“ veiklos istorijoje naudotojas taip pat sprendžia, kas tampa įrašu. Nuotolinei komandai tai svarbi riba: prisiminti pamirštą darbą padedantis asmeninis pėdsakas nėra tas pats, kas vadovui pateikta darbo laiko ataskaita.

Kita vertus, abiejų įrankių komandos ataskaitos leidžia vertinti jau įrašytą laiką pagal suteiktas teises. „Clockify“ siūlo ir atskiras platesnės veiklos stebėjimo funkcijas, todėl jas reikia vertinti atskirai nuo asmeninio automatinio sekimo. Prieš diegiant apskaitą naudinga sutarti, kokie įrašai bus matomi vadovui ir ar apskritai bus naudojamos papildomos stebėjimo priemonės. Aiški riba padeda žmonėms suprasti, ką jie taiso savo istorijoje ir ką pateikia komandai.

Pasirinkimas pagal darbo eigą

• Individualiam specialistui, kuris reguliariai įjungia laikmatį ir sąskaitas rengia atskirai, pradinis pasirinkimas yra nemokami planai. Lemiamas skirtumas bus tai, kuriame įrankyje patogiau susieti laiką su projektu ir pataisyti netikslų įrašą.
• Mažai komandai, kuriai svarbios mokamos valdymo funkcijos ir griežtas išlaidų limitas, „Clockify“ turi aiškų kainos pranašumą. Jei žmonės dažnai pildo laiką po darbo dienos, prie prenumeratos sąnaudų reikia pridėti taisymo laiką.
• Klientams valandas parduodančiai komandai svarbu atskirai įvertinti tarifus, komandos ataskaitas, sąskaitos PDF ir įrašų patvirtinimą. „Toggl Track“ priemoka gali būti pagrįsta patogesne kasdiene eiga, tačiau tai turi parodyti pačios komandos darbas, o ne plano aprašas.
• Privatumui jautriai nuotolinei komandai rinktis padeda aiški taisyklė, kurios veiklos lieka asmeninėje istorijoje, kurie įrašai perduodami vadovui ir ar naudojamas papildomas stebėjimas.

Taip pat skaitykite:

• Asana ar monday.com: pigesnį pasirinkimą lemia vietų skaičiavimas
• Keturių ar penkių dienų savaitė: 40 valandų skirtumo neišsprendžia
• Teachable ar Thinkific: 1 000 USD pajamų pigesnį planą paverčia brangesniu